CAHIER DES CHARGES EN VUE DE LACQUISITION DUN LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE ET DE GED

Novembre 2005

SOMMAIRE 1 CONTEXTE..............................................................................................31.1 1.2 1.3 Le CLEISS et ses missions ................................................................................. 3 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISS ......... 3 Aperu du projet .................................................................................................. 3

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PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES.............32.1 Le fonds documentaire ........................................................................................ 4 2.1.1 Types de documents .................................................................................... 4 2.1.2 Volumtrie .................................................................................................... 4 2.2 Les utilisateurs..................................................................................................... 4 2.3 Contraintes techniques ........................................................................................ 5

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PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES ...............................53.1 Organisation ........................................................................................................ 5 3.2 Alimentation......................................................................................................... 5 3.2.1 Acquisition .................................................................................................... 5 3.2.2 Indexation ..................................................................................................... 6 Indexation structure .................................................................................................. 6 Indexation en texte intgral......................................................................................... 6 3.3 Recherche ........................................................................................................... 6 3.4 Affichage des rsultats / consultation .................................................................. 7 3.5 Modifications........................................................................................................ 7 3.6 Interface............................................................................................................... 7

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FONCTIONNALITES ANNEXES.............................................................84.1 4.2 5.1 5.2 5.3 Statistiques .......................................................................................................... 8 Cration de produits documentaires .................................................................... 8 Installation ........................................................................................................... 8 Formation ............................................................................................................ 8 Maintenance ........................................................................................................ 8

MISE EN UVRE ....................................................................................8

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1 CONTEXTE1.1 Le CLEISS et ses missionsLe CLEISS, Centre de Liaisons Europennes et Internationales de Scurit Sociale est lorganisme de coordination pour lapplication des accords de scurit sociale entre la France et : - dune part, ses 25 partenaires de lUnion europenne, les trois tats membres de l'Espace conomique europen (Islande, Liechtenstein, Norvge), ainsi que la Suisse, - dautre part, une trentaine dEtats signataires daccords bilatraux et multilatraux. Les grandes missions du CLEISS sont les suivantes : - financire (contrle et rglement des crances et dettes), - expertise juridique, - gestion des dtachements drogatoires au droit commun , - production de formulaires de liaison, - information et conseil aux caisses, employeurs et particuliers, - collecte et traitement de donnes statistiques, - traduction de correspondances, documents juridiques, mdicaux et administratifs.

1.2 Le Service des Etudes et de la Documentation (SED) au sein du CLEISSLa documentation a longtemps fait partie du service juridique puis est devenue un service part entire sous la dnomination de SED. Son fonds, dabord constitu de textes juridiques, sest enrichi de monographies (terme dsignant les documents de synthse portant sur les lgislations trangres), de textes consolids, dannuaires, de listes. Le SED est aujourdhui compos de 7 personnes ; deux dentre elles alimentaient jusquen mars 2004 la base documentaire existante appele MAILFLOW.

1.3 Aperu du projetCet outil MAILFLOW est aujourdhui trs peu utilis car il nest plus actualis, mais galement parce quil napporte pas satisfaction ses utilisateurs potentiels ; En effet, la plupart dentre eux le jugent peu convivial, et estiment quil nest pas pertinent dans ses rponses. Le SED souhaite donc mettre en place un nouveau qui correspondra mieux aux attentes de chacun. L outil GED choisi devra intgrer plus de documents, sera accessible plus de personnes au sein du Centre et aura un module web, permettant aux internautes de consulter une partie de la base de donnes.

2 PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTESNous tudierons dans cette partie les lments de base inhrents au contexte direct du projet, en rpondant aux questions suivantes : Quoi ? Combien ? Pour qui ? Comment ?

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2.1 Le fonds documentaire2.1.1 Types de documentsListe des documents contenus aujourdhui dans MAILFLOW : - circulaires ministrielles - circulaires des caisses nationales - lettres ministrielles - lettres des caisses - rglementation (lois, dcrets, arrts) - jurisprudence nationale - certains textes de conventions Documents qui seront intgrs dans la nouvelle base de donnes et qui sajouteront aux prcdents : - arrts de la CJCE (Cour de Justice des Communauts Europennes) - textes des conventions bilatrales - dcisions - formulaires europens - rglements communautaires 574/72 et 1408/71 - CASSTM - lgislations trangres - PV de ngociation De faon plus irrgulire, sajouteront des articles de presse et des extraits douvrages et de revues.

2.1.2 VolumtriePour valuer approximativement le volume du fonds et afin de prvoir lespace mmoire sur la base documentaire, nous nous exprimerons en nombres de pages. En ce qui concerne lexistant (ce qui est actuellement dans MAILFLOW), on compte environ 4000 rfrences rparties sur 23 000 pages numrises, et on peut valuer 2000 pages lvolution annuelle de ce fonds dj index. Pour ce qui est des nouveaux types de documents indexer, environ 200 000 pages initiales sont prvues, auxquelles il faudra ajouter 10 000 pages par an.

2.2 Les utilisateursOn distinguera 4 profils : - les administrateurs (qui paramtrent la base et attribuent les droits, alimentent, modifient et consultent, etc.) - les gestionnaires (qui alimentent, modifient, suppriment, mettent jour et consultent) - les utilisateurs (les agents du Cleiss qui consultent uniquement) - les internautes (qui consultent une partie de la base, via le site Internet du Cleiss). Les profils se rpartiront comme suit : 2 postes administrateurs au sein du SED 2 postes gestionnaires au sein du SED environ 30 postes clients (agents du CLEISS qui auront accs la base).

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Parmi les administrateurs, une personne sera habilite modifier ou crer des termes dindexation (aprs concertation avec les gestionnaires, voire les utilisateurs). On pourra envisager des niveaux de consultation diffrencis suivant les profils de chacun, quil sagisse des administrateurs ou des utilisateurs. Ces niveaux seront tudis plus en dtail dans la partie fonctionnalits , sous rubrique recherches .

2.3 Contraintes techniquesUne rtro-conversion de donnes est envisager puisque environ 4 000 rfrences sont contenues dans la base actuelle MAILFLOW, lesquelles devront migrer dans le nouvel outil sans avoir tre retraites dans leur intgralit. Caractristiques du rseau local : 120 postes de travail sont connects au rseau sous Windows 98, 2000, NT ou XP. Caractristique de la base de donnes : La base de donnes doit tre installe sur un serveur UNIX. La base de donnes doit tre conforme aux normes SQL/92 ou plus. Le code dinterrogation de la base de donnes doit respecter les rgles dfinies dans les normes SQL/92 ou plus. Caractristique du serveur applicatif : Le serveur applicatif doit tre un serveur sous UNIX Caractristique du scanner : Le scanner devra disposer dune interface TWAIN ou ISIS Caractristiques du serveur web : Lhbergement et ladministration du serveur web APACHE (non connect au rseau local) sont assurs par le service informatique du CLEISS. Actuellement, on compte en moyenne 600 internautes par jour (adresses IP uniques) sur le site du CLEISS.

3 PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES3.1 OrganisationLe catalogue des documents se prsentera sous la forme de trois sous-ensembles correspondant 3 grandes familles de documents : - textes - jurisprudence (nationale et europenne) - mdiathque (articles de presse, ouvrages, dossiers documentaires, CD ROMS). Il convient de prvoir la possibilit de modifier ces sous-ensembles ou den crer de nouveaux. Les trois familles doivent tre lies entre elles : un document dune base pourra renvoyer sur le document dune autre base. De plus, une requte devra tre en mesure de porter sur une famille comme sur les trois simultanment.

3.2 Alimentation3.2.1 AcquisitionLe systme doit permettre dacqurir des documents numriques (formats Word, PDF, html) comme des documents papier (formats A4 et autres). Le module de numrisation intgr permettra dans la mesure du possible de retoucher les lments scanns, notamment : - dtecter et supprimer les pages blanches 5

- redresser limage - effacer les tches, les bandes noires, les lignes - rajouter du texte - grer automatiquement les contrastes. Lutilisateur devra avoir la possibilit de : - associer directement une fiche dindexation au document qui vient dtre scann - stocker les documents numriss dans la base pour permettre de diffrer et/ou dlguer ltape dindexation.

3.2.2 IndexationLadministrateur traitera les documents un par un aprs lacquisition ou en diffr, aprs rcupration des lments dans la file dattente. Il conviendrait de pouvoir effectuer des indexations (et des modifications) par lots pour les documents similaires.

Indexation structureLa grille de saisie de chaque notice doit tre compltement paramtrable en fonction du type de document trait. Un contrle doit tre opr sur les champs obligatoires, qui seront distingus des champs non obligatoires. Pour la saisie dans les zones contrles (listes fermes), ladministrateur aura accs un menu droulant, ou un index pour le type de document par exemple, et pourra entrer le dbut dun descripteur pour le champs mot-cls, ou pour la zone gographique, et accder la liste des mots commenant par les mmes lettres ou groupes de lettres, etc. Par ailleurs, le thsaurus intgr doit pouvoir tre consult et visualis dans son intgralit sous forme de liste alphabtique et liste hirarchise. Il en sera de mme pour la liste des descripteurs gographiques et la liste des mots outils. En ce qui concerne la documentation juridique, les nouveaux textes doivent pouvoir se superposer aux anciennes versions sans les craser. Des notes, commentaires doivent tre insrs, indiquant si tel ou tel texte est toujours en vigueur, et si il convient de consulter un autre qui lui est associ. Il serait galement utile de pouvoir pointer sur un texte mentionn en rfrence dans un autre texte ( la faon des liens hypertexte sur Internet). A lissue de la saisie dune notice, ladministrateur sera explicitement avis de lenregistrement des donnes.

Indexation en texte intgralUn moteur documentaire indexera automatiquement le contenu intgral des documents bureautiques. Pour ce qui est des documents scanns, il faut prvoir un module OCR pour les convertir en fichiers textes afin dobtenir pour eux aussi une indexation full text.

3.3 RechercheLa recherche portera sur lensemble du catalogue ou bien sur chacun des trois sousensembles. Plusieurs modes de recherches seront dtermins et proposs, du plus simple au plus complexe. Ceux-ci seront modifiables par ladministrateur. 6

La recherche en plein texte (sur des termes ou groupes de mots du contenu, ou du titre) doit tre facilite car cest la plus spontanment pratique par les utilisateurs ( la manire dune interrogation sur Google). On devra pouvoir interroger la base en multi critres et multi champs, en utilisant les oprateurs boolens (ET OU SAUF) ainsi que des signes de troncatures. De mme, on pourra formuler une requte indiffremment en majuscules ou minuscules, avec ou sans accent. A la saisie des mots-cls, lutilisateur aura la possibilit de prendre connaissance des termes existants dans lindex grce au thsaurus qui grera les quivalences de vocabulaire (ex : demandeur demploi sera employ pour chmeur ). Le thsaurus intgral devra pouvoir tre consult lors de linterrogation comme lors de lindexation. Il sera possible de conserver un historique des recherches pour chacun des modes dinterrogation prvus. Un systme de panier permettra galement de stocker des rfrences correspondant des questions souvent poses par exemple. Par ailleurs, une DSI (Diffusion Slective de lInformation) sera propose en interne avec un processus dalertes sur les derniers documents intgrs et rpondant des critres prdfinis par lutilisateur.

3.4 Affichage des rsultats / consultationLes rsultats des requtes seront affichs sous la forme dune liste de rfrences dont les champs affichs et le tri sont entirement paramtrables. Chaque page contiendra entre 10 et 15 rfrences, avec pour chacune dentre elle la possibilit de visualiser directement la notice complte (tous les champs renseigns lors de lindexation) ou le document intgral, lesquels se superposent ou sajoutent la liste sans la faire disparatre. A partir dune notice complte, on aura aussi loption visualisation du document . Tous les documents devront tre visualisables en format PDF pour les internautes et utilisateurs (agents du CLEISS). La liste des rponses pourra permettre de slectionner certaines rfrences intgrer au caddie ou panier dont le contenu pourra ensuite tre dit et/ou envoy par mail. Un systme de surbrillance ou de code couleur indiquera toujours sur quelle notice on se trouve au sein de la liste. Lors dune interrogation en texte intgral, les termes de recherche apparatront en surbrillance dans le corps du document. Aprs visualisation des rsultats dune requte, on reviendra linterface de recherche affichant toujours les critres prcdents, de manire les modifier le cas chant, ou les supprimer grce une fonction effacer la recherche pour saisir de nouveaux critres.

3.5 ModificationsLadministrateur sera clairement avis du fait quil est en mode modification. Il aura la possibilit deffectuer des corrections par lots, suivant des critres prcis, sur une priode comprise entre deux dates, ou une fourchette de rfrences (ID), ou encore sur des notices saisies par une mme personne.

3.6 Interface7

Les lments cls sont les suivants : - prsentation simple, plutt dpouille - les diffrents crans doivent trs clairement stipuler le mode dans lequel lutilisateur se trouve : acquisition, cration dune notice, modification, interrogation (formulaire simple, avanc, etc.), consultation dune liste, dune notice ou dun document, etc. - la navigation devra viter au maximum la superposition de fentres. - Pour lutilisation par les gestionnaire et administrateurs, on privilgiera dans la mesure du possible une segmentation de lcran, notamment pour la consultation simultane dune liste de rfrences, dune notice dtaille et du document numris li, ce dernier pouvant bien entendu tre visualis en plein cran. La rfrence slectionne dans la liste sera indique en surbrillance ou dans une couleur diffrente. - Pour les utilisateurs, on optera pour une interface simple, modulable. - ladministrateur comme lutilisateur doit pouvoir consulter tous les index et thesaurus, de faon partielle et intgrale.

4 FONCTIONNALITES ANNEXES4.1 StatistiquesIl serait utile de pouvoir effectuer rgulirement des statistiques dutilisation de faon dterminer les ventuels points amliorer mais aussi de connatre ltat du catalogue un instant T. Lvaluation porterait notamment sur les points suivants : - le nombre de rfrences (global et par type de documents) - les types de documents les plus souvent consults - la faon dont les recherches sont formules, les critres les plus souvent saisis - les mots-cls les plus utiliss, etc.

4.2 Cration de produits documentairesLe systme pourra effectuer des revues de presse ou des diffusion slectives de linformation. Il sera galement possible dditer des catalogues concernant les rceptions ou acquisitions rcentes, voir des dossiers thmatiques.

5 MISE EN UVRE5.1 InstallationLe prestataire se chargera de la mise en place de la solution. Il proposera les mises jour et assurera lassistance technique.

5.2 FormationLe prestataire formera le gestionnaire la procdure intgrale de paramtrage de la base et la gestion des profils. Les administrateurs seront forms lalimentation et la consultation. (Lensemble des utilisateurs du CLEISS pourra tre initi en interne ultrieurement par le gestionnaire). Des guides dutilisation (en version papier et lectronique) seront fournis, dcrivant les fonctionnalits du systme en fonction du type de profil.

5.3 MaintenanceDans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra disposition du CLEISS les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique rgulire et fiable. 8