IND8119 : Gestion d’équipe dans un environnement technologique Travail d’équipe Patrick Berzi David Deshaies Justin Laferriere Webb Mathieu Lalonde Defilippi Alyson Surveyer
Le 26 novembre 2009
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L’entreprise Boréas SPORT
Compagnie québécoise spécialisée dans la conception et la fabrication d’équipement de sport d’hiver de haute performance.
Spécialisée dans les skis, fixation, vêtements et accessoires de skis pour tous âges
En affaire depuis 1986.
300 employés
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Plan de la présentation Méthodologie de la résolution de problème : • Étape 1 : Percevoir • Étape 2 : Comprendre • Étape 3 : Choisir • Étape 4 : Vouloir • Étape 5 : Planifier • Étape 6 : Agir • Étape 7 : Standardiser
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Étape 1 : Percevoir
• Firme technologique de 300 employés dirigés par 5 cadres-propriétaires : VP Ingénierie VP Ressources humaines VP Fabrication VP Finances VP Marketing (aussi Directeur général)
• Conflits d’intérêts et de personnalité : Valeurs différentes Faible communication interne Aucune règle de fonctionnement Chaque partenaire a une idée personnelle et tente s’imposer Manque de temps et de volonté de chacun
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Étape 1 : Percevoir • L’entreprise:
Milieu très compétitif Le VP Ingénierie travaille secrètement Manque de financement et de communication VP Ingénierie cherche à embaucher des Ph.D. sans l’accord des autres VP Finances cherche à convaincre une multinationale d’acheter
l’entreprise Plainte au DG qui manque de temps Raider américain
• La banque
Menace de couper les fonds d’ici 6 mois Options possibles :
Achat par une grande entreprise internationale Mise en marché d’un produit innovateur et payant Vente des équipements et locaux
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Étape 1 : Percevoir
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Étape 2 : Comprendre
Description du produit révolutionnaire
• Le ski parabolique : Le ski prend une nouvelle forme
• Élargissement du talon et de la spatule
• Amincissement du patin (centre du ski)
• Rayon de courbure variant de 11 à 30 mètres (dépend de la longueur du ski)
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Étape 2 : Comprendre
• Avantages du ski parabolique :
▫ Améliore les entrées et la conduite en virage ▫ Excellent pour les débutants (demande moins d’effort) ▫ Procure des sensations fortes en «carving» ▫ Permet d’effectuer des virages sur la glace ▫ Meilleur flottaison en poudreuse ▫ Plus court ▫ Rapidité et contrôle
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Étape 2 : Comprendre
• Rencontre urgente des VP vis-à-vis l’échéancier de la banque
• Engagement de la part de tous VS décision • Étude de chaque option:
▫ Enjeux (gains, pertes, perte emplois) ▫ Peser les pour et les contre de chaque option ▫ Méthode d’aide à la décision
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Comprendre – Les 9 M d’Ishikawa
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Étape 3 : Choisir • Étude des options disponibles
• Établir les options disponibles • Établir les critères important :
• A : $ à investir • B : $ dette après décision • C : $ restant après décision • D : Risque • E : $ réalisable • F : Avenir des VP • G : Avenir des 300 employés
• Classer ces critères en leur donnant des poids d’ importance
• Quantifier chaque options
• Situation financière • Valeur de l’entreprise (banque) :75 M $US • Valeur des dettes : 25 M $US • Valeur du raideur américain : 100 M $US • Valeur de l’équipement : 25 M $US
Critères A, B, C et E :
$ OUT M $US $ IN 2 0 0 1 50 1 0 100 2
Critère D :
0 = Risque élevé 1 = Risque moyen 2 = Aucun risque
Critères F et G :
0 = Aucun avenir dans l'ent. 1 = Faible chance avenir 2 = Forte chance d'avenir
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Étape 3 : Choisir
Étude des options disponibles
Critères à évaluer suite à la décision prise:
A (10%) B (15%) C (10%) D
(10%) E (20%) F (20%) G (15%)
Options disponibles $ à
investir $ dette $ restant Risque $
réalisable Avenir
VP Avenir empl. Total
1. Vendre à une multinationale 2 2 0 2 0 0 0 0,7
2. Vendre au raideur américain 2 2 0,5 2 0 0 1 0,9
3. Innover 0,5 0 0 0 2 2 2 1,15
4. Vendre équipement 2 2 0 2 0 1 0 0,9
score=pointage* pondération
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Étape 3 : Choisir
• Après l’étude des options disponibles, les VP prennent la décision de :
Mettre en marché un produit innovateur et payant • Certains VP restent perplexe et doute encore de ce
choix. • Il est encore difficile de s’entendre entre VP.
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Étape 3 : Choisir
• Comme DG de l’entreprise, le VP marketing prend la décision d’engager 5 consultants externes qui devront remédier aux problèmes de l’entreprise pour la remettre sur pied.
• Mais à quel prix ? ▫ Les 5 partenaires * 5M $ = remboursement + finance projet ▫ Rémunération égale des profits sur 10 ans ▫ Prise en charge immédiate de l’entreprise et ses problèmes
jusqu’à temps que l’entreprise soit remise sur pied. ▫ Les partenaires ont le même poids qu’un sixième 6ieme VP.
DG
VP Mark. VP Ing. VP Fin. VP Fab. VP. RH 6 Cons.
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Étape 3 : Choisir
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
0
5
10
15
20
25
30
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C A D E F B
% C
um
ulé
Poi
nts
Causes
Diagramme de Pareto
• Analyse de Pareto : • Quels sont les causes associé au manque de communication ? • Quantifier leur importance VS problème.
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Étape 3 : Choisir
• Pareto : ▫ Aucune cause est particulièrement dominante
N’obéit pas à la loi 80/20 (points) ▫ L’analyse nous permet d’ordonner la planification de la
résolution des causes.
Réf. Causes Points Cumulatif % Cumulé
C Faible comm. Interne 29 29 27,62%
A Rôles des VP mal définis 26 55 52,38%
D Aucune règle de fonctionnement 19 74 70,48%
E Chaque partenaire à une idée personnelle du futur de l'entreprise et
tente de l'imposer. 14 88 83,81%
F Manque de temps et de volonté 12 100 95,24%
B Valeurs différentes des VP 5 105 100,00%
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Étape 3 : Choisir
MAIS TOUT D’ABORD IL FAUT VOULOIR !!
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Rencontre des VP par les consultants
Étape 4 : Vouloir
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Directeur Général - NF • Pouvoir ▫ Coordonner les activités de la compagnie ▫ Motiver les troupes ▫ Concevoir une vision et une stratégie pour la compagnie ▫ Régler les conflits
• Personnalité ▫ Visionnaire ▫ Développement de projets ▫ Résolution de conflits et motivation
• Effet de l’Innovation ▫ Motivation recentré sur la compagnie
• Condition ▫ Engager un parti tiers pour le marketing
Étape 4 : Vouloir
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VP Ingénierie - NT • Pouvoir ▫ Recherche ▫ Développement de produits ▫ Contrôle de la qualité
• Personnalité ▫ Intellectuel ▫ Cherche le progrès ▫ Buts et objectifs concrets
• Condition ▫ Embauche par VP Ressources humaines
Étape 4 : Vouloir
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VP Fabrication - ST • Pouvoir ▫ Chaîne de production ▫ Matériaux entrants et sortants ▫ Amélioration continue
• Personnalité ▫ Recherche des résultats concrets à ses actions ▫ Responsabilités
• Effet de l’innovation ▫ Vieux équipements à vendre
• Conditions ▫ Embauche par VP Ressources humaines
Étape 4 : Vouloir
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VP Ressources humaines - SF • Pouvoir ▫ Embauche ▫ Activités pour le personnel ▫ Évolution des employés
• Personnalité ▫ Veut l’harmonie pour tous ▫ Cherche à satisfaire les besoins, respecter les valeurs et les
sentiments de tous • Ne pas utiliser l’innovation ▫ Pour le VP
Inconnu Changement hiérarchique
▫ Employés Annoncer des congédiements Déménagements Famille des personnes visées
Étape 4 : Vouloir
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VP Finances - ST • Pouvoir ▫ Trésorier ▫ Gestion de la finance et la comptabilité ▫ Débloque les budgets
• Personnalité ▫ Est satisfait par des faits ▫ Détecte les changements et les opportunités pour
passer à l’action ▫ Se fie au présent et agit
Étape 4 : Vouloir
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• Rencontre des 300 employés pour les informer des problèmes et des décisions prises
▫ Embauche de 5 partenaires ▫ Innovation technologique ▫ Aide à la redéfinition de postes et tâches ▫ Appel de leurs commentaires pour améliorer
l’entreprise
Étape 4 : Vouloir
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Étape 5 : Planifier
La manière -S’assurer d’être prêt (éviter la panique) -Discussion avec les haut placés de l’entreprise - Communiqué - Séance d’information - Réunions entre unités, équipes, départements
Firme d’investissement
Argent pour lancement du
projet
Développement des habiletés
interpersonnelles
Restructuration de la compagnie
Solution • Appel à une firme d’investissement • Développement de la nouvelle technologie
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Étape 5 : Planifier Le Plan et la Vision
Agenda personnel
Responsables Objectifs Échéances
Objectifs détaillés et concret pour chaque département
Révision des plans d’action et échéanciers
Objectifs Financier Qualité Production Amélioration
But et Vision de l’entreprise : ‘’Meilleurs skis au meilleur prix’’
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Étape 5 : Planifier
Causes et étapes Responsable
1.Rôles des VP a. Test de personnalité Ressources humaines, Directeur b. Réunion du personnel Tous les VP, Directeur c. Embauche du VP marketing Ressources humaines
2. Règle de fonctionnement a. Guide de l'employé (politique, valeurs de l'entreprise)
Tous les employés
b. Réunions hebdomadaires lors de changements
Tous les employés
c. Rencontre de la direction (hebdomadaire)
Tous les VP, Directeur
d. Rencontre départementale (quotidienne)
Certains VP, tous les employés
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3. Révision des procédés a. Rencontre avec les départements Certains, tous les employés b. Modélisation de l'ensemble des activités
Têtes des départements, VP Fabrication, VP ingénierie
c. Choix des activités nécessaires et profitables
Directeur, VP, et VP finances
d. Révision des postes nécessaires à combler
VP, têtes des départements, VP RH
e. Évaluation des employés Ressources humaines f. Assignation des nouveaux postes et tâches
Ressources humaines, têtes des départements
g. Révision des salaires et quart de travail
Ressources humaines et Finances
h. Décision finale pour ventes d'équipement par VP Finance
VP Finances
Étape 5 : Planifier
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4. Définir l'avenir de l'entreprise a. Définir le but Tous les VP, Directeur b. Définir les objectifs de la direction Tous les VP, Directeur c. Définir les objectifs départementaux Tous les VP, Directeur, têtes des
départements d. Agenda personnel Têtes des départements, tous les
employés 5. Développement des habiletés interpersonnelles
a. Réunion d'informations et discussions Tous les employés b. Évaluation des aptitudes Tous les employés c. Séances de coaching et de développement des aptitudes
Tous les employés
d. Réévaluation des employés Tous les employés e. Rétroaction sur les performances Tous les employés
Étape 5 : Planifier
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Étape 5 : Planifier
Séances d’évaluation et de rétroaction L’échéancier
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Étape 5 : Planifier Extrait du guide de l’employé (Règles de fonctionnement)
Chapitre V et VI: Valeurs et méthodes de travail
1. Participation a. Impliquer tout le monde dans la résolution de problèmes x b. Réunion en donnant le droit de parole à tous x c. Boîte de suggestions x d. Rétroaction à 360 degrés x e. Évaluation des autres, des activités par courriel, en personne et aux rencontres x
2. Gestion des conflits** et Système de confiance a. Rétroaction x b. Mentorat x c. Séance de discussion x d. Disponibilité d'une personne ressource en RH x e. Processus de gestion des conflits x
Favorise la communica/on
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Étape 5 : Planifier
3. Motivation et esprit d'appartenance a. Programme de reconnaissance a. Ancienneté b. Leadership c. Innovation d. Employé du mois b. Activités sociales : soirées, tournois, Party de Noël, dépouillement d’arbre x c. Engagement social (bénévolat) x
4. Leadership a. Défis du mois: résoudre un problème x b. Implication de tous lors des réunions x c. Utilisation des opinions des employés pour résolution x d. Boîte de suggestion x e. Sondage x
Favorise la communica/on
Extrait du guide de l’employé (suite)
Chapitre V et VI: Valeurs et méthodes de travail
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Étape 5 : Planifier Modes futurs de communication
Liste des critères d’une bonne procédure de communication Établir le besoin Planification
Développer des aptitudes Séances
Être compréhensible Démontrer le quoi et le pourquoi
S’assurer qu’elle soit en double sens Rétroaction, gestion participative
Souvent Établir les règles de fonctionnement
Différentes méthodes Toutes les méthodes décrites
Maintenir l’effort
Nouvelle règle: Lors de nouveaux projets, changements dans un département o Communiqués et réunions o Si possible présenter les effets potentiels sur les autres département
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Étape 5 : Planifier Redéfinition des rôles des employés
Par rapport aux changements dans l’entreprise
- Système de récompenses - Sorties et engagement social - Organisation des formations du personnel - Processus d’entrevue
Il est nouveau: - Trouver des clients - Créativité et innovation - Motivation - Nouveau souffle dans la compagnie
- Directeur des opérations - Se concentrer sur le projet et son travail - Renforcir son rôle de communication - Travail en équipe
- Restructuration des finances avec l’investisseur - Établir des objectifs financier - Contrôle des entrées et sorties d’argent
- Vente des équipements - Établir les objectifs d’opération et s’assure qu’ils sont respectés - Responsable du système ISO
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Étape 5 : Planifier Le plan
Argent pour lancement du
projet
Développement des habiletés
interpersonnelles
Restructuration de la compagnie
Indices de performance
- Objectif atteint? Comparaison avec l’échéancier - Est-ce rentable? Dépenses diminuent Revenus augmentent
Employés -Absentéisme -Engagés dans leur travail (réunion, rétroaction, participation) -Plaintes
Moins de perte de temps - Quantité produite - Qualité du produit - Satisfaction des clients
Importance de la communication des résultats!
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Étape 6 : Agir
• Planifiez ▫ Objectifs ▫ Plan
• Faites ▫ Mettre en œuvre le plan ▫ MS Project
• Vérifiez ▫ Suivi des objectifs ▫ Mensuellement
• Agissez ▫ Corrigez ▫ Améliorer
Système de management ISO
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Étape 7 : Standardiser
Mise en œuvre d’un recueil de tous les procédés de l’entreprise
Répertoire Suivi et mise à jour
Établir toutes les normes nécessaires au sein de l’entreprise
Comité Analyse
Nommer un responsable ISO
Personne ressource Formation
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Étape 7 : Standardiser
• Responsable : VP Fabrication • Objectifs : ▫ Amélioration des
performances ▫ Plans de qualité ▫ Formation ▫ Management
environnemental ▫ Code pour la satisfaction des
clients ▫ Résolution de conflits
• Responsable : VP RH • Objectifs : ▫ Système de récompense
Leadership Motivation
• Ancienneté et responsabilités
• Responsable : VP RH • Objectifs : ▫ Mise à neuf de l’entreprise ▫ Gestion des conflits ▫ Règles de fonctionnement
ISO 9000 Management de la qualité
Guide l’employé
Règles – salaires
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Procédure de recrutement
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Extrait : Procédure de gestion des conflits
Conflit J’en parle avec mon collègue
J’en parle avec mon supérieur
J’en parle aux RH
Rétroaction positive
Rétroaction positive Bien choisir l’endroit.
Bien choisir le moment. Comment m’assurer que le message passe ? Je prend des notes
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• www.iso.org
• www.wikipedia.com
• http://fr.wikipedia.org/wiki/Distribution_de_Pareto
• http://www.mypersonality.info/personality-types/
• http://en.wikipedia.org/wiki/Ishikawa_diagram
• CRINE, Jean-Pierre. Gestion d’équipes dans un environnement technologique, Presse internationales polytechnique, 2ième édition, Avril 2005.
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Merci de votre attention! Avez-vous des questions?
Patrick Berzi David Deshaies
Justin Laferriere Webb Mathieu Lalonde Defilippi
Alyson Surveyer
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