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Président de filière

Orateur

Sponsor

Administrateur itSMF

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Gestion des Licences, Conformité et optimisation

Amettis

Vincent Douhairie

Teddy Monin i-BP

Florence Pétard ALSTOM

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i-BP : Notre mission

i-BP est en charge du développement et de l’infogérance informatique de 16 Banques Populaires régionales, 3 Crédits Maritimes Mutuels, de la Banque de Savoie, du Crédit Commercial du Sud-Ouest et de la banque Chaix.Plus de 2 600 agences bancaires sur le périmètre i-BP.

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i-BP : Notre mission dans le Groupe

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Qu’est ce que la Gestion des Licences

Logiciel : Actif de l’entreprise. Il a une valeur.Licence : Droit d’usage d’un logiciel. Le droit d’usage diffère en fonction des logiciels, des versions, des environnements d’installation.Chaque licence est liée à un contrat.

Qu’est-ce que la Gestion des licences ?• Maitriser ses besoins et ses usages. Les optimiser.• Maitriser ses achats et ses contrats. Les optimiser.• Être conforme à la réglementation.

Trois sujets majeurs pour gérer les licences : • Créer une culture.• Mettre en œuvre un processus.• Choisir et déployer un outillage.

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C’est un nouvel axe de croissance pour les éditeurs que de facturer la sur-utilisation au lieu de vendre de nouveaux produits (Conformité).

Le manque de cohérence entre le parc et les contrats (usages, besoins et achats) consomme inutilement le budget (Surcouts d’obsolescence, logiciels non utilisés, erreur de version…).

Selon BSA, il y aurait 39% de logiciels piratés dans les entreprises, 20% des logiciels inutilisés.

La législation prévoit de lourdes sanctions.

Les règles juridiques et financières ajoutent des contraintes supplémentaires liées à la traçabilité des dépenses et de la provision pour risque (Sarbane Oxley, BALE…).

Risques techniques et dégradation du service (Gestion des patch, défaut de support, incident d’exploitation…)

Nouvel axe de croissance pour les éditeurs.Risques financiers.

Contraintes légales et réglementaires

Risques Techniques

Le nouveau contexte

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Objectifs : Maîtriser la gestion de ses licences, pour :

Garantir la conformité à la réglementation

Optimiser son usage et ses coûts.

Anticiper et prévenir des pertes non prévues.

Avoir une démarche pro-active face aux éditeurs.

Maitriser ses besoins et ses négociations contractuelles.

Solution : Un processus IT, transverse et outillé.

Conçu sur les bonnes pratiques i-BP et du marché, dans un timing court.

S’appuyant sur des processus, méthodes et outils internes.

Relayé par 3 nouveaux rôles dans l’organisation.

Pouvant être étendu sur, ou interfacé avec les autres entités du Groupe.

Objectifs et solution

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1Réaliser l’analyse complète des contrats (17 indicateurs) et l’évaluation des risques financiers, juridiques et techniques pour chaque éditeur.

Prioriser le déploiement du processus par éditeur en fonction du niveau de risque et de la part du budget.

Première étape : Analyser les contrats

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3Réaliser un planning global des contrats pour la gestion et des synthèses pour le partage de la connaissance.

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Le processus • 5 étapes.• 18 Procédures.• 1 cycle

d’amélioration continue.

• 5 phases de déploiement.

• 2 ans de projet.

• 3 rôles

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Méthodologie projet

Cycles courts.On teste sur un périmètre logiciel puis on généralise.Démarche itérative et participative avec collaboration systématique de tous les acteurs de chaque procédure dans les workshops et la validation.

Tous les acteurs sont sollicités pour les ateliers et la validation des procédures

•DSA•DEL•DDI•DGAAtelier

•MOAP

•RP

Révision•DSA•DEL•DDI•DGAValidation

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Bénéfices

Prévention des pertes :Amélioration des décomptes de licencesCompréhension des contrats et des modes de licencingRecommandation d’usage des licencesGestion des entrée/sortie des logiciels du SIDétection et résolution des non-conformités

Optimisation :Soutien aux renouvellements des contrats

Maîtrise des besoinsDémarche de chasse au gaspillage

Soutien aux choix des logiciels et cotations projetSoutien aux choix d’architectures et de sourcingOptimisation du parc installé par rapport aux modes de licencing des produits et à leur évolution constante.En position pour utiliser les clauses contractuelles de fongibilité

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Conseils de mise en œuvre

Admettre que les audits n’arrivent pas qu’aux autres et qu’une non-conformité peut avoir des impacts business

Perte financière

Arrêt d’usage d’un logiciel

Considérer qu’il y a certainement un potentiel important d’optimisation.

Mettre les moyens sur la conception et la mise en œuvreLes gains du déploiement dépassent les couts dès la première année

Se faire aider pour prendre un bon départ et/ou pour le déploiement opérationnel (Pour maintenir l’effort, conduire le changement)

La création d’une culture licence est aussi importante que le déploiement du process.

Accepter de transformer ses pratiques, en particulier un décloisonnement Achats / Production

Travailler les aspects processus avant les aspects outillagePas d’outil miracle sur le marché

Se concentrer sur un outil sans anticiper le changement ne permettrait, au mieux, que d’assurer la conformité ponctuellement perte des bénéfices d’optimisation.