Organisation de projet
Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet
Institut Supérieur du Management22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : 20 01 05 75 Fax : 22 47 25 51Mail :[email protected] http:sites.google.com/site/ismcons
MAE
La Gestion Du Temps
Sommaire
Généralités
Maladies du temps
Chronophages
Lois du temps
S’organiser pour être efficace
Rythmes biologiques
Outils de gestion du temps
Généralités
Enjeux
Rythme soutenu (pauses rares)
Imprécis
Brièveté (10mn)
Variété
Fragmenté (interrompu)
Réunions non programmées
10%
Appels téléphoniques
6%
Réunion programmée
59%
Travail de bureau
22%
Tournées d’installation
3%
Le manager a trop de choses à faire en trop peu de temps
Qu’est ce que le temps ?
« Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux répondre à cette demande, je l'ignore. »
Saint Augustin dans ses Confessions.
Pourquoi gérer son temps ?
Celui qui gère bien son temps, est:• Organisé • Productif • Compétent• Content (distraction) • Calme (sans stress)
Les dimensions du temps
2 dimensions
• Cyclique : jours, saisons, vie…
• Linéaire : évolution, transformation irréversible, passage de
la naissance à la mort…
Tous les peuples connaissent la linéarité du temps: hier , aujourd’hui, demain.
La valeur du temps
• Un bien précieux : les actifs
• Capital confort : les « bon vivants »
• Capital financier : les « affairés »
La valeur du temps
Le temps,
• C’est de l’argent « Time is money »
• Ne peut être stocké
• Le justicier suprême (24h/jour pour tous)
Les maladies du temps
Quels sont vos obstacles?
La ouite
La difficulté à: Refuser les urgences de dernière minute
• Refuser les échéances irréalistes• Demander de l ’aide quand on a besoin
Causes:• Manque de confiance en soi• On ne veut pas: affronter les mécontentements déplaire paraître incompétent
La chronophagie
Être constamment dérangé par:Chronophages biologiques: relations, patrons, moi..Chronophages électroniques :téléphone, fax….
Causes:RéunionniteInformationnite Mauvaise coordination des projetsPolitique de la porte ouverte
La tempsdinite
Le sentiment: de toujours manquer de temps qu’il y a trop de choses à faire que les échéances sont trop serrées
Causes: Difficulté à évaluer les délais, la durée des tâches
Difficulté à estimer la charge de travail Difficulté à mesurer l’ampleur des tâches
La lifophilie
La tendance à:Exécuter une tâche le dernier moment Faire beaucoup de choses, mais à en finaliser peuPréférer l’action à la réflexionProcrastination
Causes : S’arrêter de travailler Ne pas se concentrer sur les priorités Manquer de discipline au quotidien Ne pas penser au long terme Ne pas faire la différence entre l ’urgent et l ’important
Les voleurs de temps(chronophages)
Chronophages extérieurs
Réunions répétées, trop longues
Appels téléphoniques
Repas d’affaires
Dérangement des patrons
Politique de
Chronophages personnels
Perfectionnisme
Délégation insuffisante
Absence de plan de travail
Priorités et objectifs confus
Incapacité à s’imposer des échéances…
Les lois du Temps
La loi de LABORIT
L’homme a tendance à toujours faire:
Ce qui est facile, avant ce qui est difficile
Ce qui lui plaît, avant ce qui lui déplaît
Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps
Ce qu’il sait faire, avant ce qui est nouveau
La loi de Parkinson
Plus on a de temps pour exécuter une tâche,
plus on en prend effectivement. La tâche se dilate
pour occuper la totalité du temps disponible.
On étire le travail pour remplir le temps disponible!Temps
disponible:1heure
Temps nécessaire:30minutes
Tendance à l’auto-inflation du temps dépensé.
Cyril Northcote Parkinson
La loi d’Illich
Au – delà d’un certain seuil, le temps investi dans le travail n’est plus productif. Notre capacité de concentration décrit une sinusoïde.
Danger!
Temps
Efficacité
Quelle est votre limite?
La loi de Carlson
Un travail interrompu puis repris, à plusieurs
reprises, prendra plus de temps et le résultat ne
sera pas forcement meilleur.
Où en étais-je?
Durée prévue
Interruptions( )
BilanLoi des séquences homogènes
S’organiser pour être efficace
Définir des objectifs
Un objectif doit être concret:
Énoncer clairement ce que l’on veut atteindre Mesurer les résultats à atteindre(chiffrage) Spécifier l’échéancier (date de réalisation) Désigner un responsable(dans la délégation) Préciser les contraintes (humaines…)
« Il n’est de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque
Définir des priorités
Tâche CTâche urgente, moins importante que AExécuter rapidementDéléguer rapidement
Tâche ATâche importante et urgente
A exécuter soi-même et immédiatement
Tâche DTâche inutile
Laisser tomberDéléguer
Tâche BTâche importante ,moins urgenteFixer un délai d’exécutionÉventuellement déléguer
Deg
ré d’u
rgen
ce
Degré d’importanceSecondaire Important
La matrice d’EÏSENHOWER
Définir des priorités
Démarche pour établir des priorités
Dresser une liste des activités
Formuler des objectifs vérifiables
Dresser une liste exhaustive
Déterminer les priorités de degré 1,2,3
Décider de:A-la faire B-la déléguer
C-la reporter D-la refuser
Conserver une marge de sécurité
Tenir compte des personnes dans l’exécution des activités
Fixer des objectifs pour la période
Déterminer le degré de priorité des activités
Prendre une décision pour les activités
Estimer le temps d’exécution des
activitésSpécifier la date d’échéance des
activités
Activité non planifiée
Gain de temps
Activité
Planification
Planifier les activités
Planifier ,c’est s’engager et gagner du temps
Planifier les activités
Temps consacré
Problèmes à résoudre
Résultats obtenus
80 % Problèmes secondaires 20 %
20 % Problèmes importants 80 %
Méthode ABC
Planifier les activités
Nature des tâches
% par rapport au volume total des
tâches
Valeur de ces tâches pour atteindre des
objectifs
A (importante) 15% 65%
B (moins importante) 20% 20%
C (pas importante) 65% 15%
Loi de PARETO
Planifier les activités
La démarche
Choisir une période
Fixer vos objectifs pour cette période
Établir les priorités de la période
Réserver des espaces de temps dans
l’agenda
Année Jour …
Mois Semaine
Spécifier les résultats et l’échéancier
Utiliser la liste des priorités
Tenir compte des activités planifiées antérieurement
1-
2-
3-
4-
La méthode NERAC
Les 5 étapes de la méthode:
Noter toutes les activités et tâches à exécuter
Estimer la durée de leur exécution
Réserver du temps pour exécuter ces tâches
Arbitrer par priorités(tâches A,B,C,D)
Contrôler l’exécution des tâches(réalisé/prévu)
Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour
Savoir dire NON
Décrire la situation problématique
Exprimer vos sentiments, préoccupations
Spécifier une alternative raisonnable
Conséquence: intéresser l’autre à l’alternative
La méthode DESC
Les rythmes biologiques
Les rythmes biologiques
Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes.
Faire une pause après une heure de travail
Exécuter :
-Les taches les plus importantes les 10 premières minutes
-Les tâches importantes les 30 minutes suivantes
-Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de l’heure
Concentration
Heure en minutes
6050403020100
0%
50%
100%
Pause
Le rendement de la concentration
Les rythmes biologiques
On n’est pas intellectuellement efficace à 100% à tout moment de la journée
8H- 11H :Efficacité maximum.
-Exécuter des tâches complexes
12h-15h: Baisse d’efficacité
-Effectuer des travaux de groupe
16-18: Assez d’énergie
- Exécuter des tâches répétitives
Potentiel intellectuel
Heure62420161284
-50%
100%
+50%Courbe
standard REFA
La courbe d’efficacité
Les rythmes biologiques
Charge
Décharge
Durée:23j
Cycle physique
11
23
Durée:28jCycle
émotionnel14
28
Durée:33j17
33
Cycle intellectuel
Chaque homme est traversé par de multiples
rythmes biologiques
Ces trois cycles apparaissent à la
naissance et se chevauchent tout le long
de la vie.
Il y a des jours néfastes, sans
Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER
Outils de gestion du temps
Outils de gestion du temps
Lequel me convient ?
Papier
PC
NTIC
…..
Outils de gestion du temps
Gantt
Délégation
Conduite de réunion efficace
Démarche de gestion du temps
Les étapes
1. Diagnostic
2. Objectifs
3. Stratégie et plan d’action
4. Mise en œuvre,
5. Suivi et évaluation
Le diagnostic
Analyser l’écart entre le prévu et le réalisé (sur
plusieurs jours)
Déceler les causes : chronophages….
Fixer des objectifs
Qu‘est-ce-que je désire vraiment ? …
Qu’est-ce que j’attends de ma vie professionnelle et
personnelle ? …
Élaborer une stratégie
• Se connaître et connaître l’usage qu’on fait de son
temps (forces & faiblesses)
• Planifier les objectifs à court, moyen et long terme
• Définir les tâches des objectifs et leurs durées
• Positionner les tâches dans le temps
• Déterminer les priorités des tâches
• Affecter des ressources aux tâches
Mettre en œuvre
Mettre en place le changement (Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit: savoir dire NON…
Acquérir outils de gestion du temps : agenda….
Suivre, modifier, faire le bilan
Des ouvrages pour aller plus loin
o " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000.
o " Les stratégies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique
o Selles et Jean-Pierre Testa) mai 2000. o " Le culte de l'urgence : la société malade du temps"
(Nicole Aubert ; o Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003. o " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-être
au travail" (Marc o Loriol) 2000.
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