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Le Centre Unesco-Icom : la documentation au service du mustologue

Ce qui frappe, dans le processus d'intégration de la muséologie dans le monde de l'ordinateur qui se crée sous nos yeux, c'est l'importance qu'y prend la documentation concernant l'objet de musée, celle relative au musée même.

I1 faut reconnaître que, pour nécessaire qu'elle fût, la documentation a rarement eu jusqu'ici la place qui devait être la sienne. Le musée a déjà deux petits siècles de respectabilité derrière lui et pourtant ! Presque toujours, on a sous-estimé dans le passé le rôle de la documentation, instrument de culture, outil de travail pour le chercheur. Elle a généralement été traitée en parente pauvre, faite avec les moyens du bord, selon les conceptions de chacun, sans guère se préoccuper de ce qui se faisait chez le voisin. Si les raisons de ce manque de coordination sont multiples, diverses, en fait, on peut les résumer dans cette constatation : on n'a jamais accordé à la documentation cette universalité que l'on reconnaît depuis longtemps à l'objet dont elle est, pourtant, le complément indispensable.

Or voilà qu'à l'heure de l'électronique, la documentation va prendre une dimension nouvelle, à peine concevable, à l'échelle des possibilités pratiquement illimitées des mémoires de l'ordinateur, de la vitesse à laquelle la machine traite les données mémorisées.

Les dif€érents articles qui composent l'essentiel de ce numéro donnent un aperp de l'énorme effort de rationalisation des techniques, de systématisation de la formula- tion, de normalisation du langage qu'imposera l'emploi de l'ordinateur. Avant de se mettre au service du muséologue, la machine exige de lui qu'il se plie à ses techniques, à ses formules, à son langage. Rappelons que lors d'une expérience, sur IOO réponses d'ordinateur, on a obtenu de 50 à IOO % de réponses pertinentes ; de o à z j yo de réponses approchées ; de o à z j :h de réponses incorrectes. Ce n'était pas le cerveau électronique qui se trompait ; c'étaient les demandeurs qui posaient leurs questions de fason trop imprécise, trop ambiguë pour être correctement traduites dans le langage de la machine. C'est dire la discipline que devront s'imposer les muséologues. Pour l'immense majorité d'entre eux, ce sont les habitudes de penser qui se trouveront bouleversées par l'exigence d'un nouveau mode d'expression. La transition sera difficile.

C'est justement à faciliter cette transition qu'œuvrent l'Icom et plus particulière- ment le Centre de documentation muséographique Unesco-Icom. Cet effort se mesure mieux en jetant un coup d'œil sur son passé et son présent.

A l'origine, c'est-à-dire en 1947, le centre a uniquement été c o n p pour doimer, à la Division des musées et monuments de l'Unesco, le service de documentation ration- nel et permanent dont elle avait besoin. Très vite la division voyait l'intérêt que pré- sentait un tel centre pour les professionnels des musées. L'année suivante, elle en confiait la gestion à l'Icom, qui se donnait pour objectif d'en faire un centre inter- national de documentation pour la muséographie et la muséologie.

La tâche n'a pas été facile. I1 n'y avait pratiquement pas de précédent dont le centre puisse tirer une expérience valable, un fonds de documents, sinon peut-être le très lointain Office international des musées. Encore n'était-il pas organisé pour fournir un matériel documentaire suffisant, et le peu qui aurait pu être utile au centre avait été dispersé par la guerre. Certes, l'Office international des musées étant un organisme de feu l'IICI, l'Unesco en était l'héritier. Mais l'héritage restait plus moral qu'effectif, plus juridique que pratique. Donc, le Centre de documentation muséographique Unesco-Icom partait de zéro et il fallut tout créer avec des moyens fort réduits puisque, durant près de vingt ans, il fonctionna avec une fonctionnaire à plein temps et trois fonctionnaires à mi-temps !

Yvonne Oddon, qui fut chargée de la création de ce centre, dut établir une classi- fication de base ... à partir de documents photographiques.

Cette classification, certes aménagée, constamment mise à jour, est l'une des réus- sites techniques du centre. Elle est inspirée, non de la Classification décimale univer-

par Paulette Olcina

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selle, trop sommaire en matière de muséologie, mais de la classification de la Biblio- thèque du Congrès américain. Les indices de celle-ci sont plus simples, susceptibles d’une extension pratiquement infinie. Enfin, ce qui prend une grande importance à l’heure de l’ordinateur, ils permettront le passage à un système électronique avec une relative facilité.

Cette classification donne à l’analyste la possibilité de consigner sur un fichier unique tous les documents muséographiques par sujets, pays, musées, au total plus d’un millier de “sujets”, depuis le projet d‘architecture du musée jusqu’aux problèmes de relations extérieures en passant par la gestion, les règles administratives, le gar- diennage, la conservation, la restauration, la présentation, le rôle éducatif.. ., tous les types de musées, depuis le musée d‘entreprise jusqu’au grand musée national à départements multiples.

Les documents muséographiques, objet des analyses, sont aussi divers que nom- breux : périodiques ou publications scientifiques publiés par les musées, manuels et traités généraux de muséologie, guides permanents, catalogues d’elrpositions tem- poraires, monographies, rapports d’experts, communiqués et coupures de presse, documentation iconographique et photographique, plans, affiches.

Ainsi, grâce à un lent, obscur et minutieux travail poursuivi durant des années, le centre peut aujourd‘hui répondre pratiquement à toute demande de renseignements de tout professionnel du musée, dans quelque domaine de sa compétence que ce soit. Nous sommes heureux de pouvoir ainsi venir en aide aux muséologues qui travaillent dans des conditions particulièrement difficiles ; éviter des tâtonnements, des pertes de temps, d’argent à celui qui se débat seul, ou presque seul: conservateur isolé, pionnier appelé à créer des musées dans les pays en voie de développement.

Cette tâche justifierait déjà à elle seule la confiance que nous ont accordée l’Unesco et les membres de l’Icom, mais le centre a d’autres ambitions et s’est attelé à des œuvres de longue haleine, toutes orientées vers les mêmes buts : aider l’Icom à resserrer les liens entre professionnels des musées à l’échelle du monde ; apporter aux muséologues l’aide maximale qu’ils attendent d‘un centre international.

Pour ce faire, le centre a entrepris la constitution d’un fichier international des fournisseurs de matériel et de fournitures muséographiques. Dans un tout autre domaine, il participe à l’élaboration d’une bibliographie muséographique interna- tionale ; il établit également un répertoire intemational des musées avec le maximum de renseignements sur leurs caractéristiques principales. Ce répertoire établi sur fiches permet une visualisation immédiate de toutes les activités d’un musée ; très fréquem- ment consulté par les chercheurs qui viennent travailler sur documents au centre, il offre la possibilité de dresser les listes très nombreuses qui sont demandées par nos correspondants et concernant les collections les plus diverses.

D’autre part, conscients de l’insuffisance de l’instrument de travail que constitue une bibliographie, car la plus parfaite reste d’une manipulation délicate, ne serait-ce qu’en raison de la multiplicité des langues dans lesquelles les articles et rapports peuvent être écrits, nous avons commencé au centre l’étude du “dossier technique” que nous espérons mettre à la disposition des muséologues.

I1 s’agit d’un dossier qui traite dans toute la mesure possible, de faqon exhaus- tive, un sujet muséographique avec copie des articles les plus intéressants, documen- tation photographique, iconographique, plan de travail, description des techniques, des méthodes, en bref, l’instrument idéal du professionnel appelé à traiter de ce sujet. Actuellement, un essai est en voie de constitution. I1 concerne la présentation du costume.

Enfin, outre sa tâche de coordination dans les travaux des comités internationaux de l’Icom, le centre assure le secrétariat du Comité international de documentation qui s’est fixé pour but l’étude et l’application de normes en matière de documentation. Ce comité a créé un groupe de travail sur l’étude des diverses utilisations de l’ordina- teur dans le domaine muséographique. C‘est là, dans un effort commun de rationalisa- tion des systèmes, des techniques, que le centre œuvre à faciliter la transition de la documentation muséologique ccartisanale’y à celle de l’électronique.

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The Unesco-ICOM Centre: documentation in the service of the museologist

What is striking in the process of integration of museology into the computer world which is coming into being under our very eyes is the importance assumed by documentation on museum objects and on museums themselves.

It must be admitted that, necessary though it was, documentation has rarely before been given its rightful place. Museums already have two centuries of respectability behind them and yet, almost always in the past, the importance of documentation as a key to knowledge and a working tool for the research worker has been under- estimated. It has generally been regarded as a secondary activity, carried out with the means available, and by the light of nature, little or no attention being paid to what was being done in other museums elsewhere. While the reasons for this lack of co-ordination are many and various, they can be summed up by saying that docu- mentation has never been recognized as universal in the same way as the object, to which it forms nevertheless the indispensable pendant.

With the advent of electronics, documentation is now entering on a new, barely conceivable dimension to match the almost boundless possibilities of computer memories and the speed with which memorized data are processed mechanically.

The various articles which take up the greater part of this issue give some idea of the tremendous effort which will have to be made to rationalize techniques, syste- matize formulation and standardize language, as a result of the use of the computer. If the machine is to serve the museologist, he must conform to its techniques, its methods, its language. Let us remember that in one experiment, out of every IOO replies from a computer, from 50 to IOO pertinent replies were obtained, from o to z j approximate replies and from o to z j incorrect replies. It was not the electronic brain which was at fault: the questions were framed too inaccurately, too ambi- guously, to be correctly translated into machine language. This bespeaks the disci- pline which museologists will have to impose on themselves. The mental habits of the vast majority of them will be turned upside down by the need for a new form of expression. The transition will be difficult.

To facilitate this transition is precisely what ICOM, and the Unesco-ICOM Museum Documentation Centre in particular, are trying to do. The magnitude of the effort required can be appreciated more fully if we take a look at the past and the present situation.

To begin with, that is in 1947, the centre was designed solely to give Unesco's Museums and Monuments Division the rational, continuing documentation service it required. The division very quickly recognized the value of such a centre for museum people in general. The following year it was handed over to ICOM, whose objective was to make it an international documentation centre for museography and museology.

The task was not easy. There was practically no forerunner on whose experience the centre might draw, no collection of documents, nothing but the rather remote International Museums Office, which was in any case in no position to provide an adequate stock of documentary material, the little which might have been of use to the centre having been dispersed by the war. As the International Museums Office came under the old League of Nations, Unesco did of course fall heir to it, but the inheritance was more symbolic than of practical value. So the Unesco-ICOM Museum Documentation Centre had to start from scratch. Everythmg had to be done with very reduced means: for nearly twenty years it was run with one full-time and three haK-time officials.

Yvonne Oddon, who was responsible for setting up the centre, had to draw up the basic classification . . . from photographic documents.

This classification, which has of course been adapted and constantly kept up to date, is one of the technical achievements of the centre. It is based, not on the Universal

by' Paulette Olcina

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Decimal Classification, which is too summary in respect of museology, but on the United States Library of Congress system. The headings used in this system are sim- pler and lend themselves to practically unlimited extension. Lastly, and this is of great importance in our computer era, they will make it relatively easy to go over to an electronic system.

This classification enables the analyst to put all museographical documents in a single index, arranged by subject, by country and by museum, there being altogether over a thousand C‘subjectsyy, from museum design to public relations, including management, rules and regulations, custodianship, conservation, restoration, arrangement, educational activities, etc., and all types of museum, from the museum run by a private firm to the great national museum with many departments.

The museographical documents analysed are both varied and numerous: periodi- cals or scientific publications issued by museums, handbooks and general treatises on museology, permanent guide-books, catalogues of temporary exhibitions, mono- graphs, experts’ reports, press cuttings and comizzmiqzds, iconographic and photo- graphic documentation, plans, posters.

Thanks to years of slow, painstaking work behind the scenes, the centre can now meet almost any request for information from museum workers in every branch. It is gratifying for us to be able in this way to help museologists working in parti- cularly difficult conditjons, to save those who are struggling alone or almost alone- curators, working in isolation or responsible for setting up new museums in develop- ing countries-from the waste of time and money involved in groping in the dark.

This task alone would warrant the trust placed in us by Unesco and the members of ICOM, but the centre has other ambitions. It has addressed itself to long-term projects all directed towards the same goals: to help ICOM tighten the bonds between museum workers all over the world, and to bring museologists all the assis- tance which they expect from an international centre.

For this purpose we have started an international index of suppliers of museo- graphic equipment and supplies. In quite another field we are taking part in the compilation of an international museographic bibliography. We are also preparing an international directory of museums with as much information as possible on their main characteristics. By means of this directory, which is on cards, all the activities of a museum can be seen at a glance. It is very frequently consulted by the research workers who come to work on the centre’s documents and it enables us to draw up the very many lists requested by our correspondents in connexion with all manner of collections.

Furthermore, mindful of the inadequacy of a bibliography as a working tool, even the most perfect being difficult to handle, if only owing to the fact that articles and reports can be written in so many different languages, the centre has begun working on establishment of “technical files” which we hope to make available to museolo- gists.

Each of these files will deal as exhaustively as possible with a particular museo- graphical subject. It will include copies of the most interesting articles, photographic and iconographic documentation, work plans, descriptions of techniques and methods. In short, it will be the ideal tool for the museum worker who has to deal with that subject. A trial issue is in course of preparation, devoted to the display of costume.

Finally, in addition to its co-ordination work in ICOM’s international committees, the centre provides the secretariat for the International Documentation Centre, whose aim it is to draw up and apply standards in regard to documentation. This committee has set up a working group to study the various uses of the computer in museography. It is in this field, in a joint effort to rationalize systems and tech- niques, that the centre is endeavouring to facilitate the passage of museological documentation from old-fashioned, “pre-industrial” ways into the electronic age.

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