Numérisation et Conservation des monographies du fonds patrimonialCahier des charges

Mai 2012

L’impact des campagnes de numérisation sur la conservation de fonds patrimoniaux n’est pas négligeable. La numérisation peut étendre de façon significative les risques de dégradation si les appareils et les processus ne sont pas adaptés à l’exigence première de la conservation.

Évaluation et traitement préalable

Les documents dont la numérisation est confiée à la société par le Service Commun de la Documentation de l'Université d'Artois auront été systématiquement examinés pièce à pièce de façon à définir les contraintes spécifiques qu’ils pourront imposer lors de leur numérisation : par exemple, la mise à plat de certains documents ou l’ouverture trop large de certains livres pourra être interdite, ou encore des consignes relatives à l’exposition à la lumière ou à la manipulation seront données.

Une fiche individuelle sera établie pour chaque document. Le prestataire se devra de se conformer absolument à ces prescriptions.

Exposition à la lumière

Les documents graphiques et photographiques sont à considérer comme faisant, dans leur grande majorité, partie des objets patrimoniaux les plus sensibles à la lumière.

• Exposition à la lumière durant la numérisation.o Les éclairages des matériels durant la numérisation (ou durant le temps d’attente

du document si celui-ci est laissé ouvert) seront munis de filtres anti-UV efficaces.

o La source lumineuse sera éteinte ou masquée lorsque la tête de numérisation est au repos, que ce soit au début ou à la fin de son parcours.

o La source lumineuse sera éteinte ou masquée lors du retour de la tête à sa position d’origine, afin d’éviter toute exposition inutile.

o La source lumineuse sera éteinte ou masquée lors de la mise en place du document.

• L’extinction des sources lumineuses entre chaque numérisation peut poser des problèmes techniques, car un temps de chauffe important peut être nécessaire à leur bon fonctionnement. Dans ce cas, un système de masquage efficace de la source doit être utilisé de façon systématique

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o La quantité de lumière exacte reçue par une surface du document (le document lui-même dans le cas d’une estampe ou d’un document en feuilles, une page ou deux pages se faisant face dans le cas d’un livre relié) sera mesurée exactement, et communiquée au Service Commun de la Documentation de l'Université d'Artois de la façon suivante : valeur donnée par le luxmètre au niveau du document, multipliée par le temps d’exposition en heures.

(exemple : temps d’exposition à 2000 lux pendant 6 minutes = 200 lux./heure

Le prestataire s’assurera que l’exposition est uniforme sur toute la surface de l’objet et, dans le cas contraire, effectuera la mesure dans la zone la plus exposée.

Dans le cas d’une exposition localisée à la lumière (scanner dont les sources lumineuses sont mobiles et balayent l’objet), l’estimation sera un peu plus difficile : il faudra réduire le temps d’exposition de manière à la faire correspondre à la durée réelle de l’exposition d’un même point du document lors du balayage. (par exemple, si un point du document reçoit 2000 lux pendant 1 minute, l’exposition correspondra à 2000 x (1/60), soit environ 33 lux./heure).

• Dose Totale d'Exposition (D.T.E.).Tout comme le rayonnement UV, le rayonnement visible, particulièrement les radiations de faible longueur d'onde (du violet au vert), représente une menace pour l'intégrité des documents.En fonction de leur classe de sensibilité, il ne faut pas dépasser les valeurs d'exposition lumineuse - appelée Dose Totale d'Exposition (DTE), données ci-dessous. La DTE correspond au produit de l'éclairement (en lux) par la durée totale d'exposition (en heures) sur une année.

Dose totale d’exposition

Classes de sensibilité Dose totale d’exposition maximale admise

insensible ---sensible 600 000 lxh/antrès sensible 150 000 lxh/anfortement sensible 84 000 lxh/antrès fortement sensible 42 000 lxh/anextrêmement sensible 12 500 lxh/an

Note : en grisé les catégories relatives aux documents graphiques et photographiques.Note 1 : l’éclairement, dont l’unité est le lux, se mesure au moyen d’un luxmètre.Note 2 : l'action de la lumière sur les matériaux étant cumulative, l'action de dégradation est la même si les documents sont exposés à un éclairement de 50 lux durant 3000 heures tous les ans ou de 150 lux durant 3000 heures une fois tous les 3 ans.

o Le prestataire s’engage à ne pas exposer inutilement le document à la lumière durant les phases de mise en place, de réglage, d’attente ou de retour de la tête de numérisation.

o La préférence sera donnée à l’utilisation d’un scanner doté de sources lumineuses mobiles éclairant le document sur une bande la plus étroite possible.

o Si un appareil à éclairage global est utilisé, le prestataire s’engage à éviter des temps longs de numérisation.

Pour chaque type de document à numériser, le prestataire annoncera le type de matériel,

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le type d’éclairage, le temps d’éclairage et la quantité de lumière reçue par chaque page du document, qu’il propose d’utiliser.

Matériaux en contact avec le document

o Les supports destinés à présenter les documents sous le bon angle et à la bonne distance de l’appareil photo ou de la tête de numérisation ne devront en aucun cas être sales, ou abîmés, ni présenter des rayures ou des zones où le revêtement s’est écaillé, laissant à nu un matériaux oxydé ou simplement inadapté au contact d’objets patrimoniaux. Si c’était le cas, une interface adaptée serait utilisée.

o Les systèmes ne disposant pas d’un berceau ou d’un lutrin limitant l’ouverture de certains livres à 120°, seront exclus pour la numérisation des livres. Les coussins enroulables ou futons utilisés pour la consultation ne seront pas utilisés pour la numérisation, car ils ne limiteront souvent pas assez efficacement l’ouverture.

o Les scanners à plat seront exclus pour tous les documents autres que documents en feuilles, non reliés. En effet, la profondeur de champ de ces appareils est souvent limitée et se réduit considérablement lorsqu’on augmente la résolution.

o L’ensemble des matériaux qui seront mis directement en contact avec les documents confiés seront neutres et adaptés à la conservation (papier neutre sans réserve alcaline). Il sera également changé régulièrement et en tous les cas entre chaque lot de documents. Il sera impérativement changé entre les documents qui n’appartiendraient pas à la même institution (pour éviter toute contamination éventuelle de micro-organismes.

o Si des poids sont utilisés pour le maintien de l’ouverture des livres, ceux-ci seront également emballés dans du papier neutre, et celui-ci changé à chaque salissure. L’usage de tout autre matériau pour maintenir à plat les documents sera exclu (autres livres, boîtiers de CD, blocs de bois, plaques de verre ou tout autre objet). Seuls des poids composés de matériaux neutres et recouverts de papier neutre régulièrement changé seront acceptés, pourvu que leur forme, évitant toute irrégularité ou aspérité, ne puisse lors de la manipulation causer des dégradations.

Maintien

Si certains ouvrages reliés se révèlent difficiles à maintenir ouverts, en aucun cas, les dos ne seront forcés pour maintenir cette ouverture. Les matériels de numérisation sans table aspirante et sans plaque de verre seront privilégiés.En tout état de cause, le prestataire détaillera sa proposition dans ce registre, précisant par quel moyen il entend maintenir l’ouverture des livres.

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Locaux

Les locaux du prestataire peuvent être visités par les responsables des fonds confiés (locaux de numérisation, mais aussi locaux de stockage - même ponctuel- des documents avant et après la prise de vue).

• Le prestataire annonce et s’engage sur l’aspect sécurité de ses divers locaux (prise de vue, stockage avant et après numérisation) : portes fermant à clé pour les divers locaux, alarme intrusion renvoyée sur une centrale ou présence d’un gardien en dehors des heures de présence du personnel, fenêtres barreaudées ou volets roulants, etc…

• Le prestataire annonce et s’engage sur l’aspect climatique de ses divers locaux (prise de vue, stockage avant et après numérisation) : les taux de température et d’humidité dans les différents locaux seront 18° + ou – 2° et 50% + ou - 5% d’humidité relative, ou auront des valeurs proches de ces exigences.

Certains appareils dégagent, au moment de leur fonctionnement, une chaleur parfois considérable. La température de la pièce de numérisation sera donc régulièrement contrôlée, pendant et avant/après les opérations de numérisation. Les données en seront transmises à l'établissement qui confie ses collections.

• Le prestataire annonce et s’engage sur l’aspect de propreté de l’ensemble des locaux dans lesquels transiteront les documents confiés.

• Le prestataire s’engage à ne pas faire transiter les documents confiés dans des pièces à risques (avec chaudières, canalisations), mal ventilés, ou trop éclairés.

Manipulation

Le prestataire s’engage à ce que les documents patrimoniaux soient manipulés correctement (avec chariots adaptés), pendant et après la numérisation.Ils seront manipulés exclusivement avec des gants (latex ou coton), propres, régulièrement changés, et en tout état de cause changés entre lots appartenant à différents établissements.

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