Le cycle de vie de la gestion des risques

LA COMMUNAUTÉ EN GESTION DES RISQUES

Le cycle de vie des risques de projets

Par: Agnès BédardFrédéric ChauvinVincent GuérardMarie-Pier PresséHind Belqorchi

Date: le 24 septembre 2015

Cet atelier contient des éléments et informations traduits à partir du guide PMBOK du PMI

Déroulement

1. Introduction et mise en contexte

2. Retour sur la dernière conférence

3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques

4. Atelier en équipe

5. Résultats et discussion en plénière

6. Conclusion et prochaine activité

Communauté gestion des risques

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Partagez votre expérience• apprenez de nous et des autres participants

• demandez-vous ce que vous pouvez partager

Saisissez l’opportunité de sortir des sentiers battus!• ouvrez votre esprit au changement

Merci de • ne pas utiliser vos ordinateurs

• fermer vos téléphones


Règles du jeu

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Règles de sécurité


Réunir des chargés de projets de divers domaines d’expertises

Prendre le « pouls » sur la réalité de la gestion des risques en GP

Susciter des réflexions et échanges entre les participants

Comprendre les défis et enjeux de la gestion des risques

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L’objectif est de vous permettre de mieux comprendre les bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet

Comprendre les fondements de la gestion des risques car il est essentiel d’en maîtriser son cycle de vie

Comprendre les étapes clés de la gestion des risques en lien avec les phases d’un projet


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Organisation Chargé de projets Client

• Outil de communication pour les trois parties (organisation, chargé de projets et client)

• Prioriser les projets et autres interventions corporatives

• Contrôler les budgets du portefeuille de projets (meilleure planification budgétaire)

• Se protéger de conséquences financières et légales

• Rapport vis-à-vis exécutif et actionnaires (meilleure compréhension des enjeux projets)

• Prendre des décisions éclairées• Allocation des ressources• Comprendre les liens entre les

événements & leurs impacts sur le projet

• Réputation – respect des objectifs

• Être en mesure de repérer les risques liés au projet et de ses impacts sur le projet et l’organisation

• Anticiper les problèmes• Préparer des pistes de solutions• Justifier les contingences• Sensibiliser et responsabiliser les

parties prenantes• Gérer les attentes de la direction

et du client • Identifier les opportunités• Déterminer quantitativement les

probabilités de succès • Augmenter les chances de succès

du projet

• S’assurer d’un retour sur investissement

• Avoir une meilleure compréhension des prévisions budgétaires, de l’échéancier et de la qualité

• Supporter les décisions • Optimiser l’atteinte des

objectifs/Produits livrés • Prévoir les impacts • Planifier une réponse adéquate

aux risques• Rassurant/sécuriser le client

2. Retour sur la dernière conférence


3. Cycle de vie d’un projeten fonction de

la gestion des risques

Démarrage Planification ExécutionSurveillance et maîtrise

Clôture


3. Cycle de vie d’un projet

Plan de management des risques

Identification et évaluation

Plan de maîtrise des

risques

Révision du registre des

risques

Fermeture du registre


3. Processus en gestion des risques

Plan de management des risques

Fermeture du registre

Plan de maîtrise des

risques

Révision du registre des

risques

Identification et évaluation

ClôtureExécutionSurveillance et maîtrise

Démarrage Planification


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Risques

Peu de risques

Beaucoup de risques

Les risques de projet selon le cycle de vie



Exercice – Quelle sont les rôles et responsabilités en fonction des phases ?

Durée : 20 minutes

En équipe (par table) selon le rôle remis par l’animatrice, veuillez:

1. Vous déplacer afin d’être confortable2. Tenter, en équipe, de répondre à la question3. Identifier les réponses possibles sur la feuille posée sur la table 4. Présenter les résultats (un représentant par table)

Une discussion en plénière suivra pour partager les résultatsDurée : 20 minutes

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4. Atelier en équipe


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Démarrage

Planification

Exécution

Surveillanceet maîtrise

Clôture


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Démarrage Cadre de travailIndicateurs rougePromouvoir la cultureSupporter le processusStratégie portefeuilleBesoins-Vision-Attentes

Identifier les PPDéfinir la strat. de GDR

Clarifier sa tolérance aux risquesComprendre les risquesEnjeux définition

Planification Questionner l’approche aux risquesApprobation de la planification en GDR

Organiser la GDRÉtablir les moyens de communicationsPlanifier les ateliers d’identificationEffectuer l’analyse Q&Q

Participer à l’identificationRoadmap - JalonPortéeAssurer la qualité


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Organisation Chargé de projet Client

ParticipationImplication dans lesdécisionsItérations planificationChangement


Exécution

Surveillanceet maîtrise

Supporter le projetAssurer la gouvernanceGestion des crises

Clôture

Surveiller les changementsMettre à jour le registreRéévaluer l’état des risquesAssurer l’avancement des plans de réponse

Évolution du registreÉvaluer ROI / ClientPrise de décisionRéorienter au besoinGestion des PP

Veiller à la mémoire collective

Piloter les réponses aux risquesInformer les parties prenantesRéduire les risques et leurs impacts

Informer et se tenir informerSuivi livrablesValidationItération

Confirmer la clôture des risquesAccepter le transf de la resp.Leçons apprise

Enregistrer les leçons apprisesVérifier la clôture des risques


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Démarrage Planification ExécutionSurveillance et maîtrise

Clôture

Organisation ClientChargé de projets


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… ça dépend de :• l’entreprise,• du projet,• du client,• du chargé de projet

6. Conclusion


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Indicateurs en gestion des risques

Date: Février 2016

6. Prochaine activité

https://www.linkedin.com/grp/home?gid=6664211


MERCI DE

VOTRE

PARTICIPATION

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Annexes

Idées recueillies pendant l’événement

Rôle : Client

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Démarrage• Définir les besoins et la tolérance• Informer (expliquer) sur le contexte

Planification• Identifier les jalons et la portée incluant les ressources• Identifier les implications dans les différentes phases• S’assurer de la qualité

Exécution• Rôle consultatif• Dans certains domaines : Tests (TI)

Surveillance et maîtrise• Faire le suivi sur les livrables selon les besoins identifiés

Clôture• Être formé• Participer aux leçons apprises• Participer à la conformité• Célébrer !

Rôle : Client

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Démarrage• Analyse des leçons apprises pour les projets similaires antérieurs• Définition des besoins qualitatifs et quantitatifs le plus clair possible

Planification• Justification => Business Case• Implication (ex. ressources)• Plan de mitigation des risques

Exécution• Participation active• Prise de décision• Itérations plan• S’assurer que le plan de mitigation est suivi

Surveillance et maîtrise• Contrôle de qualité des livrables incluant le risque

Clôture• Respect des besoins identifiés au démarrage• Leçons apprises

Rôle : Client

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Démarrage• Définition des contraintes / tolérances• Définition des hypothèses

Planification• Roadmap : Milestones, types d’information

Exécution• Changements et vérifications

Surveillance et maîtrise• Suivi• Validations (Testing & Commisionning)• Itérations

Clôture• Documentations (manuel d’opérations)• Clôture du contrat

Rôle : Chargé de projet

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Démarrage• Charte (contraintes, hypothèses, risques à haut niveau, limites)• Manque d’informations, déresponsabilisation

Planification• Plan de gestion des risques• Identifier nos risques => registre• Évaluation qualitative / quantitative• Évaluation : réserve de gestion / contingence

Exécution• Domaine, organisation, séquence• Acception, intégrité (sociaux dynamiques, politiques), décision

Surveillance et maîtrise• Sensibilisation des responsables• Mesures de mitigations respectées• Menaces pour le projet• Suivi de contingences

Clôture• Leçons apprises (roulement)


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Démarrage• Risques à très haut niveau identifiés

(organisationnel, business, projet)

Planification• Identification et évaluation• Risques (ressources et client, co. Dir.)• Plan de mitigation, Ident. de la contingence• Stratégie de gestion des risques

Exécution• Suit l’exécution du plan de mitigation

Surveillance et maîtrise• Réévaluation des risques (2 sem.)

Clôture• Réévaluation finale, remise de contingence• Leçons apprises, Fermeture du registre• Éventuel transfert à l’organisation

• Démarrage• 0 à quelques risques Org/Bus apparaissent

pour le PM. Contingence déjà établie.• S’obstiner à identifier de l’argent des risques

• Démarrage• Ateliers / Ressources• Rapport au CoDir, Plan d’actions PM• DDC $ et temps

• Démarrage• Certaines activités sont réalisées, d’autres

sont reportées dans le temps• Démarrage• Quand j’ai le temps

• Démarrage

• 1 mois après la livraison

Théorie Pratique


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Démarrage• Identifier les risques macros avec les PP• Évaluation macro de la contingence

Planification• Détailler les risques (registre)• Identifier et mettre en place les solutions• Mettre en place le plan de gestion des risques

Exécution• Mise à jour du registre des risques + plan de

management des risques

Surveillance et maîtrise• Rencontres périodiques avec parties prenantes• Revue des tableaux de bord

Clôture• Vérifier les risques (fermés, réels, non répondus)• Mise à jour des leçons apprises

• Démarrage• Non participation des parties prenantes• Contingence non adéquate

• Démarrage• Pas de formalisation détaillée• Pas de réponses définies (risques en suspens)

• Démarrage• Manque de temps de suivi• Négligence des parties prenantes

• Démarrage• Manque de temps et d’intérêt

• Démarrage

• Passer au projet suivant ☺

Théorie Pratique

Rôle : Organisation

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Démarrage• Stratégique / portefeuille + Déclarer attentes + Besoin / Vision / Attentes• Indicateurs à rouge – Tableau de bord• Définition équipe + responsable de la gestion des risques

Planification• Approbation de la planification en gestion des risques

Exécution• Gestion des crises (risques concrétisés)

Surveillance et maîtrise• Surveiller l’évolution du registre• Évaluer le « ROI » vs. investissement / satisfaction du client• Prise de décision GO / NO GO + Réorienter au besoin• Communication et gestion des parties prenantes à haut niveau• Négociation des ressources + Signatures

Clôture• Reconnaissance du bon travail• Leçons apprises +/- et améliorations futures• Communiquer la réussite aux parties prenantes

Education

Le cycle de vie de la gestion des risques