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1 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Albert Grégo - TF1 Maylis Bayvet - Cognimen Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques : regards croisés d’un knowledge manager juridique et d’un consultant Journée d’étude ADBS Recherche – In visu Lundi 17 juin 2013

Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques

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Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques: regards croisés d'un knowledge manager juridique et d'un consultant

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1 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013

Albert Grégo - TF1 Maylis Bayvet - Cognimen

Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques :

regards croisés d’un knowledge manager juridique

et d’un consultant

Journée d’étude ADBS Recherche – In visu

Lundi 17 juin 2013

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Plan

• Pourquoi des outils collaboratifs ?

• Quels freins aux pratiques collaboratives ?

• Quels gains peut-on attendre ?

• Comment accompagner le changement ?

• Quelles nouvelles pratiques se développent ?

• Une performance améliorée ?

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Pourquoi des outils collaboratifs ?

• Accéder facilement à une masse documentaire importante : • Conserver les données juridiques internes (contrats, contentieux,

acquisitions, sociétés…) • Tracer les validations, des engagements…

• Accéder aux résultats de la veille juridique : • Suivre l’évolution réglementaire constante (législation, réglementation,

jurisprudence…) • Diffuser de façon personnalisée les informations sur les évolutions

réglementaires, législatives et jurisprudence.

• Valoriser l’expertise des juristes : • Une expertise spécifique

• Des sujets d’expertise très variés (acquisition, propriété intellectuelle, immobilier, assurances, finances…)

• Recentrer les juristes sur leur fonction et leur valeur ajoutée : • En facilitant leur travail grâce aux modèle de contrats, clausiers…

• En délégant aux opérationnels l’émission de certains contrats

• Rapprocher des directions souvent multi-sites et multinationales

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Les outils collaboratifs chez TF1

• Un intranet juridique développé sous Sharepoint 2010

• Progiciel métier full web avec des modules dédiés à la gestion des différents métiers d’une direction juridique : contentieux, engagements, modules de Knowledge management , de capitalisation et de partage de connaissance (bibliothèque de modèle de contrat, module documentation électronique).

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Les freins aux pratiques collaboratives

• Freins spécifiques aux directions juridiques : • Autonomie/indépendance des juristes : faible culture du partage et

de l’échange

• Culture papier assez à très forte/ peu enclins aux nouvelles technologies

• Confidentialité de certaines activités juridiques (acquisitions, montant contrats, contentieux…)

• Problématique de la gestion des droits d’accès

• Freins non spécifiques aux directions juridiques : • Manque de temps

• Réticence au changement

• Perte de pouvoir

• Peur de la transparence (contrôle de l’activité)

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TF1 : Exemples de freins constatés

Quelques exemples concrets de freins constatés :

• Passage d’un fonds documentaire papier à un fonds 100% numérique : l’attachement au papier (notamment dans la consultation des codes) reste encore fort dans les professions juridiques toutes générations confondues.

• Passage à une procédure dématérialisée : mise en place de circuit de visas électronique pour la validation de contrats/avenants en projet.

• Le partage d’information : blocage récurrent que l’on retrouve notamment en cabinet d’avocats mais aussi dans une direction juridique (exemple : note de synthèse, consultation d’avocats etc…..)

• La recherche d’ information : faire perdre les mauvaises habitudes des juristes qui préfèrent se fier à leurs propres sources qu’à celles sélectionnées et validées par le KM.

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Quels gains ?

• Pour les juristes : – une organisation documentaire plus rigoureuse, plus hiérarchisée – un gain de temps (recherche information, rédaction contrats, suivi des contentieux…) :

amélioration de la productivité et réduction du droit à l’erreur – des activités juridiques plus reconnues dans l’entreprise : une meilleure image des

juristes – des solutions métiers de plus en plus customisées et donc mieux utilisées

• Pour les opérationnels : – une meilleure connaissance des sujets juridiques et une meilleure culture juridique

(aspects contractuels) – des sollicitations de la direction juridique mieux cadrées – le travail des juristes mieux apprécié par les clients internes – Un accès sécurisé aux documents juridiques

• Pour l’entreprise : – des procédures internes mieux respectées – une traçabilité des validations, des engagements… plus efficace – Une sécurisation de la « mémoire » juridique

• Pour la direction générale : – une vision claire et globale de l’activité juridique (outils de reporting) – des risques juridiques mieux maîtrisés (contentieux, engagements…) – une performance accrue des directions juridiques

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Quel accompagnement du changement ?

• Une formation indispensable : – Bien positionnée dans le temps

– Renouvelée autant que de besoin

– Adaptée aux besoins des juristes

• Une grande vigilance par rapport aux outils : – Réactivité par rapport aux incidents

– Assistance permanente aux utilisateurs

– Prise en compte du feed-back des utilisateurs

• Une communication permanente : – Avant, pendant et après la mise en place de l’outil

– Valorisation des bonnes pratiques utilisateurs

– Trucs et astuces

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Les actions de la direction juridique de TF1 dans l’accompagnement du changement

• Dans la conduite du changement, le KM juridique endosse de nouvelles responsabilités :

Formateur pour aider les juristes à maitriser aux mieux les nouvelles procédures.

Hotliner sur le progiciel métier (support fonctionnel auprès des utilisateurs).

Chef de projet utilisateur (MOA) : interlocuteur direct avec le chef de projet étude informatique.

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Quelles nouvelles pratiques?

D.J traditionnelle

• Centralisation de l’activité juridique

• Veille centralisée

• Pull d’informations

• Validation par mail

• Signature physique

• Tout papier

• Individualisme

• Documentaliste juridique

D.J 3.0

• Délégation aux opérationnels

• Veille collaborative

• Push d’informations

• Validation électronique

• Signature électronique

• « Tout » numérique

• Esprit d’équipe

• Knowledge manager juridique

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Le nouveau rôle du KM dans une DJ 3.0

• Le knowledge manager juridique joue désormais:

– Un rôle de Webmaster éditorial dans la gestion

de l’intranet juridique

– Un rôle de Community manager dans l’animation de la filière juridique

– Un rôle de curateur dans le traitement des résultats de sa veille juridique : analyse, valorisation et mise en forme de l’actualité

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Pour quelle performance ?

• Gain de temps (recherche d’information, rédaction de contrats…)

• Sécurisation des données et informations juridiques

• Pertinence de l’information

• Fiabilisation

• Meilleur suivi (alertes)

• Amélioration des connaissances (veille)

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En conclusion, quelques conseils

• Inscrire la démarche dans le temps :

– Priorisation des actions

– Déployer petit à petit (la théorie de l’encerclement)

• Prendre en compte l’existant, les modes de travail, les process…

• Implication forte et motivée du directeur juridique

• Reconnaissance du chef de projet (vs stagiaire)

• Implication des juristes et des interlocuteurs Métiers

• Importance de l’accompagnement permanent : communication/formation/ écoute des utilisateurs

• Ne pas donner trop d’importance à l’outil

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Contacts :

Maylis Bayvet : [email protected]

Albert Grego : [email protected]

Merci pour votre attention…

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