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Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques: regards croisés d'un knowledge manager juridique et d'un consultant
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1 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Albert Grégo - TF1 Maylis Bayvet - Cognimen
Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques :
regards croisés d’un knowledge manager juridique
et d’un consultant
Journée d’étude ADBS Recherche – In visu
Lundi 17 juin 2013
2 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013
Plan
• Pourquoi des outils collaboratifs ?
• Quels freins aux pratiques collaboratives ?
• Quels gains peut-on attendre ?
• Comment accompagner le changement ?
• Quelles nouvelles pratiques se développent ?
• Une performance améliorée ?
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Pourquoi des outils collaboratifs ?
• Accéder facilement à une masse documentaire importante : • Conserver les données juridiques internes (contrats, contentieux,
acquisitions, sociétés…) • Tracer les validations, des engagements…
• Accéder aux résultats de la veille juridique : • Suivre l’évolution réglementaire constante (législation, réglementation,
jurisprudence…) • Diffuser de façon personnalisée les informations sur les évolutions
réglementaires, législatives et jurisprudence.
• Valoriser l’expertise des juristes : • Une expertise spécifique
• Des sujets d’expertise très variés (acquisition, propriété intellectuelle, immobilier, assurances, finances…)
• Recentrer les juristes sur leur fonction et leur valeur ajoutée : • En facilitant leur travail grâce aux modèle de contrats, clausiers…
• En délégant aux opérationnels l’émission de certains contrats
• Rapprocher des directions souvent multi-sites et multinationales
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Les outils collaboratifs chez TF1
• Un intranet juridique développé sous Sharepoint 2010
• Progiciel métier full web avec des modules dédiés à la gestion des différents métiers d’une direction juridique : contentieux, engagements, modules de Knowledge management , de capitalisation et de partage de connaissance (bibliothèque de modèle de contrat, module documentation électronique).
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Les freins aux pratiques collaboratives
• Freins spécifiques aux directions juridiques : • Autonomie/indépendance des juristes : faible culture du partage et
de l’échange
• Culture papier assez à très forte/ peu enclins aux nouvelles technologies
• Confidentialité de certaines activités juridiques (acquisitions, montant contrats, contentieux…)
• Problématique de la gestion des droits d’accès
• Freins non spécifiques aux directions juridiques : • Manque de temps
• Réticence au changement
• Perte de pouvoir
• Peur de la transparence (contrôle de l’activité)
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TF1 : Exemples de freins constatés
Quelques exemples concrets de freins constatés :
• Passage d’un fonds documentaire papier à un fonds 100% numérique : l’attachement au papier (notamment dans la consultation des codes) reste encore fort dans les professions juridiques toutes générations confondues.
• Passage à une procédure dématérialisée : mise en place de circuit de visas électronique pour la validation de contrats/avenants en projet.
• Le partage d’information : blocage récurrent que l’on retrouve notamment en cabinet d’avocats mais aussi dans une direction juridique (exemple : note de synthèse, consultation d’avocats etc…..)
• La recherche d’ information : faire perdre les mauvaises habitudes des juristes qui préfèrent se fier à leurs propres sources qu’à celles sélectionnées et validées par le KM.
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Quels gains ?
• Pour les juristes : – une organisation documentaire plus rigoureuse, plus hiérarchisée – un gain de temps (recherche information, rédaction contrats, suivi des contentieux…) :
amélioration de la productivité et réduction du droit à l’erreur – des activités juridiques plus reconnues dans l’entreprise : une meilleure image des
juristes – des solutions métiers de plus en plus customisées et donc mieux utilisées
• Pour les opérationnels : – une meilleure connaissance des sujets juridiques et une meilleure culture juridique
(aspects contractuels) – des sollicitations de la direction juridique mieux cadrées – le travail des juristes mieux apprécié par les clients internes – Un accès sécurisé aux documents juridiques
• Pour l’entreprise : – des procédures internes mieux respectées – une traçabilité des validations, des engagements… plus efficace – Une sécurisation de la « mémoire » juridique
• Pour la direction générale : – une vision claire et globale de l’activité juridique (outils de reporting) – des risques juridiques mieux maîtrisés (contentieux, engagements…) – une performance accrue des directions juridiques
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Quel accompagnement du changement ?
• Une formation indispensable : – Bien positionnée dans le temps
– Renouvelée autant que de besoin
– Adaptée aux besoins des juristes
• Une grande vigilance par rapport aux outils : – Réactivité par rapport aux incidents
– Assistance permanente aux utilisateurs
– Prise en compte du feed-back des utilisateurs
• Une communication permanente : – Avant, pendant et après la mise en place de l’outil
– Valorisation des bonnes pratiques utilisateurs
– Trucs et astuces
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Les actions de la direction juridique de TF1 dans l’accompagnement du changement
• Dans la conduite du changement, le KM juridique endosse de nouvelles responsabilités :
Formateur pour aider les juristes à maitriser aux mieux les nouvelles procédures.
Hotliner sur le progiciel métier (support fonctionnel auprès des utilisateurs).
Chef de projet utilisateur (MOA) : interlocuteur direct avec le chef de projet étude informatique.
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Quelles nouvelles pratiques?
D.J traditionnelle
• Centralisation de l’activité juridique
• Veille centralisée
• Pull d’informations
• Validation par mail
• Signature physique
• Tout papier
• Individualisme
• Documentaliste juridique
D.J 3.0
• Délégation aux opérationnels
• Veille collaborative
• Push d’informations
• Validation électronique
• Signature électronique
• « Tout » numérique
• Esprit d’équipe
• Knowledge manager juridique
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Le nouveau rôle du KM dans une DJ 3.0
• Le knowledge manager juridique joue désormais:
– Un rôle de Webmaster éditorial dans la gestion
de l’intranet juridique
– Un rôle de Community manager dans l’animation de la filière juridique
– Un rôle de curateur dans le traitement des résultats de sa veille juridique : analyse, valorisation et mise en forme de l’actualité
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Pour quelle performance ?
• Gain de temps (recherche d’information, rédaction de contrats…)
• Sécurisation des données et informations juridiques
• Pertinence de l’information
• Fiabilisation
• Meilleur suivi (alertes)
• Amélioration des connaissances (veille)
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En conclusion, quelques conseils
• Inscrire la démarche dans le temps :
– Priorisation des actions
– Déployer petit à petit (la théorie de l’encerclement)
• Prendre en compte l’existant, les modes de travail, les process…
• Implication forte et motivée du directeur juridique
• Reconnaissance du chef de projet (vs stagiaire)
• Implication des juristes et des interlocuteurs Métiers
• Importance de l’accompagnement permanent : communication/formation/ écoute des utilisateurs
• Ne pas donner trop d’importance à l’outil
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Contacts :
Maylis Bayvet : [email protected]
Albert Grego : [email protected]
Merci pour votre attention…
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