Mutualisation droit de sols

Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 1

Bureau thématiqueMutualisation - Gestion du Droit

des Sols

Jeudi 22 janvier 2015Salle du Grand Léjon – Saint-Brieuc

Agglomération


Sommaire

1– Cadre de travail : missions du service commun et cadre juridique

2 – Propositions d'organisation du service commun ADS 2 - 1 Dimensionnement et proposition organisation géographique2 - 2 Coût prévisionnel du service2 - 3 Proposition de clés de répartition2 - 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement

3 – Ressources humaines : Fiches de poste

4 – Projet de convention

5 - Aspects matériels

6 – Dialogue social


Préambule : Décisions de la Conférence des Maires du 04/12/14 et suites données

La Conférence des Maires s’est positionnée sur les points suivants :

1. Le nombre de pôles validé est de 3 basé sur les pôles existants : Plérin, Ploufragan et Saint-Brieuc.

2. La répartition géographique des communes est validée3. Le principe de tarification : maintien de l’existant pour les 3 communes

dotées d’un service droit des sols (année de référence 2014) et validation d’un nouveau tarif pour les 11 communes (année de référence 2014).

4. Le principe de répartition des coûts : Validation d’une répartition mixte : part fixe-population / part variable-actes (50% / 50%, ou 70% / 30%).

5. La position de chaque commune sur la prise en charge des CUa et DP sans création de surface : à préciser par chaque commune.

Suites à donner réalisées ou en cours : - Courrier au Pays afin de bénéficier du logiciel RADS instruction droit des

sols.- Courrier au Préfet afin de solliciter un délai supplémentaire de mise en

œuvre effective. - Définition des modalités de mise en œuvre lors de l’échange avec les DG/SG

des 14 communes :- travail avec les 3 services instructeurs existants,- travail avec les partenaires sociaux,- etc…


1 - Missions du service commun ADS

Numérotation des voies

- Réception - Enregistrement - Récépissé - Affichage - Transmission service ADS

Gestion de la demande

Projet de schéma d'instruction d'un Permis de construire

Service communcommune

AccueilRenseignements

Pré-instructionInstruction

Notification décision

Post-décision

Conformité (en option)

- Mise en signature arrêté - Rédaction courrier d'accompagnement -Notification décision au pétitionnaire - Transmission décision au Préfet + dossier (contrôle de légalité).

- Affichage

Pour mémoire : - Instruction dossier enseignes - AT sans PC

Légende :

*au cas par cas

Suivi recours*

- Consultation des personnes publiques, services ou commissions extérieures intéressés- Rédaction lettre de notification (délais, incomplets, …) + envoi Mairie-Rédaction projet de décision- Transmission projet décision- AT valant PC

- Pour tous les actes générant de la surface, transmission Etat DDTM, pour la liquidation des taxes- Mise en signature et

envoi lettre de notification

AT : Autorisation de travauxPC : Permis de construireDP : Déclaration préalable


Quelles modalités de mise en œuvre ?Article L 5211-4-2 du CGCT- Délibération du conseil d’agglomération pour créer le service

commun et autoriser le Président à signer les conventions avec les communes

- Délibérations des communes membres qui le souhaitent pour autoriser les Maires à conventionner avec la communauté afin de charger le service de l’instruction de leurs actes d’urbanisme.

- Les modalités de remboursement sont fixées par voie conventionnelle.

Situation des agents :- S’ils exercent leurs missions en totalité dans un service commun,

ils sont transférés de plein droit, après avis de la CAP ou commission consultative paritaire (pour les agents non titulaires) à la communauté. L’autorité hiérarchique est exercée par le Président de la Communauté.

- S’ils n’exercent pas la totalité de leurs missions dans un service commun, ils sont mis à la disposition de la communauté. L’autorité hiérarchique est partagée.

1 - Le cadre juridique du service commun


2 - Dimensionnement du service commun ADS

Pour rappel : Scénarios basés sur le nombre d'actes traités en 2014, rapportés à 2013, en vue de prendre en compte le contexte actuel de la construction (soit une baisse de 12% entre les 10 premiers mois de 2014 / même période 2013)

= 2 504 actes / an (après appliquant le ratio de pondération "PAN" DDTM : nCUa x 0,2 + nCUb x 0,4 + nDP x 0,7 + nPA x 1,2 + nPC x1+ nPD x 0,8)

= 1 593 actes / an en supprimant les certificats d'urbanisme informatif (CUa) et 50% des déclaration préalables (DP) (représentant les DP sans surface), laissés à l'instruction des communes L'instruction des certificats d'urbanisme informatif (CUa) et des déclarations préalables (DP) sans surface reviendrait à la charge des services communaux = choix retenu par les 11 communes consultées mi-décembre 2014


2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS

Existant

Besoins nouvea

ux

Base calcul : 300 dossiers / agent pour les 11 communes

Nb d'actes / an

projection année 2014

(ratio DDTM)

ETP

instruction

existants

et besoins

Nb d'actes / an


moins CUa et 50% DP

(ratio DDTM)

ETP instruction

existants

et besoins

3 communes 71 427 1 138 4,05 640Ploufragan 11 234 238 0,80 156

Plérin 14 020 347 1,50 218

St-Brieuc 46 173 553 1,75 266

11 communes 43 631 1 366 4,55 953 3,18La Méaugon 1 298 34 22

Plédran 6 053 209 144

St-Donan 1 463 42 30

St-Julien 2 074 58 36

Tréméloir 761 30 22

Trémuson 1 957 64 48

Pordic 6 001 191 131

Hillion 4 063 116 79

Langueux 7 243 215 152

Trégueux 7 955 237 172

Yffiniac 4 763 170 116

TOTAL AGGLO 115 058 2 504 8,60 1 593

scénario 2 25/11/14

Proposition de scénario

(300 dossiers / agent)

Nombre

d'habitants

(population légale

INSEE au

01/01/2014)

scénario 1 25/11/14



Dimensionnement besoins nouveaux

scénario 1 (300 dossiers / agent) - 2 504 actes annuels (projection 2014 - ratio DDTM)Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif *

0,5 ETP responsable -

encadrement - coordinationcat. A/B 27 978 €

4,5 ETP instructeurs cat. B/C 180 000 €

0,45 ETP

assistance administratifcat. C 17 106 € coût estimatif / habitant population

225 084 € 5,16 € 43 631

scénario 2 (300 dossiers / agent) - 1 593 actes annuels (projection 2014 moins CUa et 50% DP)Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif *

0,4 ETP responsable -

encadrement - coordinationcat. A/B 22 382 €

3, 2 ETP instructeurs cat. B/C 128 000 €

0,3 ETP

assistance administratifcat. C 11 404 € coût estimatif / habitant population

161 786 € 3,71 € 43 631

cat. A 55 955 €

cat. B / C 40 000 €

cat. C 38 014 €

ratio retenu : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur et

1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM)

soit 0,5 ETP A encadrement (+ coordination des pôles)

pour 4 instructeurs

**coût moyen cadre FPT filières technique et

administrative (coût chargé, frais de

fonctionnement et de gestion, …)


Proposition d'organisation géographique

Dimensionnement du service conçu sur une instruction de la totalité de actes pour les 3 communes déjà instructrices (Plérin, Ploufragan et St-Brieuc) et une instruction partielle des actes (moins CUa et DP et 50% DP) pour les 11 communes = 2 091 actes

Proposition

d'organisation

géographique


Nombre d'habitants

(population légale INSEE au

01/01/2014)

Nb d'actes / an


moins CUa et 50% DP

(ratio DDTM)

ETP instruction existants

et besoins

Pôle Sud 28 779 621 2,08

St-Donan 1 463 30

Trégueux 7 955 172

Plédran 6 053 144

St-Julien 2 074 36

Ploufragan 11 234 238 0,80

Pôle Nord-Ouest 24 037 570 2,24

Plérin 14 020 347 1,50

Tréméloir 761 22

Trémuson 1 957 48

Pordic 6 001 131

La Méaugon 1 298 22

Pôle Centre-Est 62 242 900 2,91

Langueux 7 243 152

Hillion 4 063 79

Yffiniac 4 763 116

St-Brieuc 46 173 553 1,75

TOTAL AGGLO 115 058 2 091 7,23

base 300 dossiers / agent

0,74

1,16

1,28



Principaux projets économiques ou structurants (perspectives)

Moyenne annuelle actes ADS (2008-2013)

recalculés / ratio DDTM

Pôle instructeur existant

7550

12

18

10

200

73 22

175

10

57

209

15

100

x Objectif annuel logements PLH

12,75

1

X4,6

1,45 1,5

0.02

0,5

?

1

1.5

1

?

?

Agents dédiés à l'ADS

Projet de pôle instruction

Pôle Sud 2.08 ETP

instruction

Pôle Nord - Ouest2.24 ETP instruction

Pôle Centre-Est 2.91 ETP

instruction

Scénario géographiquebase 2 091 actes / an

34722

48

553152

22

131

238

172

79

144

30

116

26



Pour mémoire, ratios retenus : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur et 1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM) soit 0,4 ETP A encadrement + coordination des pôles pour 3 instructeurs

Postes (création) Catégorie

Pôle Nord Ouest 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A

Plérin 0,74 ETP instructeur cat. B/C

0,1 ETP assistance secrétariat cat. C

Pôle Sud 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A

Ploufragan 1,28 ETP instructeurs cat. B/C0,1 ETP assistance secrétariat cat. C

Pôle Centre Est 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A

St-Brieuc 1,16 ETP instructeurs cat. B/C

0,1 ETP assistance secrétariat cat. C

0,4 ETP responsable -encadrant -

coordinateurcat. A

3 ETP instructeurs cat. B/C

0,3 ETP

assistance administratif cat. C

Proposition d'organisation géographique

scénario = 300 dossiers / agent - actes (projection 2014 - ratio DDTM)

moins les CU a et 50% DP

TOTAL


Calcul du coût à l’acte (base année 2014) :ETP pour 300

dossiers Catégorie Coût annuel estimatif

1ETP instructeur cat. B/C 40 000,00 €

0,1 ETP assistance -

secrétariatcat. C 3 801,43 €

0,125 ETP responsable-

encadrement -

coordination

cat. A/B 6 994,38 €

TOTAL 50 795,81 €

Soit pour 1 dossier 169,50 €

Ratio de pondération Coût / acte

CUa 0,2 33,90 €

CUb 0,4 67,80 €

DP 0,7 118,65 €

PA 1,2 203,40 €

PD 0,8 135,60 €

PC 1 169,50 €

2 - 2 – Coût prévisionnel du service commun ADS


2 – 3 Clés de répartition - Coût prévisionnel du service

Proposition de Clé de répartition (retenue en conférence des Maires)

Basée sur le coût actuel des 3 communes instructrices (Plérin, Ploufragan et Saint-Brieuc)restant à leur charge + le coût estimé pour les 11 communes qui est réparti entre elles. La simulation comprend une part fixe liée à la population et une part variable liée à l’acte.

Pour les 3 communes instructrices :

le coût appliqué pour chacune est le coût actuel (valeur 2014), pour l’instruction de leurs propres dossiers

Par contre pour l’instruction des dossiers des 11 communes, application du nouveau tarif commun calculé sur la base de la clé de répartition validée.

Mais à priori, pas de temps d’instruction dégagé par les 3 communes.


Répartition 2 bis

base 1 593 actes

Répartition

estimative

Proposition de

scénario


Nb d'actes / an

projection année

2014

moins CUa et

50% DP

(ratio DDTM)

coût annuel /

commune

(base : 1,85€ /

habitant)

50% population

coût annuel /

commune

(base : 84,88€/ nb.

d'actes annuels)

50 % nb. actes

coût annuel /

commune

total

coût annuel /

commune

(base : 2,6 € /

habitant)

70% population

coût annuel /

commune

(base : 50,93 €/ nb.

d'actes annuels)

30 % nb. actes

coût annuel /

commune

total

3 communes 640 101 195 € 101 195 €

Ploufragan 156 15 952 € 15 952 €

Plérin 218 19 908 € 19 908 €

St-Brieuc 266 65 566 € 65 566 €

11 communes 953 80 717 € 80 894 € 161 786 € 113 441 € 48 538 € 161 786 €

La Méaugon 22 2 401 € 1 867 € 4 269 € 3 375 € 1 120 € 4 495 €

Plédran 144 11 198 € 12 250 € 23 448 € 15 738 € 7 350 € 23 088 €

St-Donan 30 2 707 € 2 540 € 5 246 € 3 804 € 1 524 € 5 328 €

St-Julien 36 3 837 € 3 062 € 6 899 € 5 392 € 1 838 € 7 230 €

Tréméloir 22 1 408 € 1 867 € 3 275 € 1 979 € 1 120 € 3 099 €

Trémuson 48 3 620 € 4 033 € 7 654 € 5 088 € 2 420 € 7 508 €

Pordic 131 11 102 € 11 129 € 22 231 € 15 603 € 6 678 € 22 281 €

Hillion 79 7 517 € 6 722 € 14 239 € 10 564 € 4 034 € 14 597 €

Langueux 152 13 400 € 12 922 € 26 322 € 18 832 € 7 754 € 26 585 €

Trégueux 172 14 717 € 14 640 € 29 357 € 20 683 € 8 784 € 29 467 €

Yffiniac 116 8 812 € 9 860 € 18 671 € 12 384 € 5 916 € 18 300 €

TOTAL AGGLO 1 593 80 717 € 80 894 € 263 038 € 113 441 € 48 538 € 263 405 €

simulation 1 : coût annuel / commune

base mixte 50 % population - 50 % actes

1 593 actes

simulation 2 : coût annuel / commune

base mixte 70 % population - 30 % actes

1 593 actes

2.3 – Simulation financière retenue


3 communes de Quintin Communauté seront concernées par l'instruction des ADS à partir du 1er juillet 2015 (Quintin, St-Brandan et Plaine Haute) et seraient intéressées pour bénéficier du service commun de Saint-Brieuc Agglomération (prestation de services). Une réunion de présentation a été organisée le 15 janvier 2015 à Quintin Communauté, élargie aux communes de Centre Armor Puissance 4.

2 – 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement

Par ailleurs, 5 communes de la Communauté de Communes du Pays de Montcontour concernées également par l'instruction des ADS à partir du 1er juillet 2015 (Hénon, Quessoy, St-Carreuc, Plémy et Trédaniel).Ces 5 communes sont en train de se positionner sur le choix de l'EPCI avec lequel chacune conventionnerait pour l'instruction de leurs actes : délibérations attendues pour début février. A ce jour, St-Carreuc a retenu le service commun de Saint-Brieuc Agglomération.


- Projet de fiche de poste Instructeur ADS

- Projet de fiche de poste Responsable – coordinateur

3 - Ressources humaines

Missions proposées Temps de travail projeté

1. Mise en place, gestion administrative et financière du service commun

0.44 ETP2 . Coordination et suivi des 3 pôles d'instruction des autorisations d'occupation des sols

3. Encadrement du service

4. Veille juridique

5. Planification (suivi PLU, SCOT, …)dont 0.1 ETP assistance technique à l'élaboration, modification et révision des documents d'urbanisme

0.36 ETP

6. Urbanisme opérationnel (suivi opérations avec participation Agglo : AEU, …)

0.2 ETP


Projet de convention Agglo - commune, reposant sur un tableau des missions relevant des communes et du service instructeur

4 - Convention


Conditions matérielles souhaitées auprès des 3 communes d’accueil :

- locaux adaptés• pour le personnel nouvellement recruté• pour l’archivage (50 mètres linéaires ?)

- mobilier adapté• meubles de bureaux • meuble d’instruction• rayonnages pour les archives à récupérer auprès de la DDTM 22 une fois le service ADS arrêté.

- mise à disposition de véhicule

- mise à disposition du matériel informatique

NB : Les ratios de coûts moyens utilisés pour le dimensionnement financer du service commun (40 000 € pour un instructeur de catégorie B/C, filière technique ou administrative,) intègrent les frais d’équipements, matériels et locaux supportés par la collectivité hébergeant, représentant 5% du coût chargé (ces 5 %, soit 2 000€, étant refacturés à Saint-Brieuc Agglomération par la commune d'accueil du pôle).

5 - Aspects matériels


-18/12/14 : Réunion avec le Pays sur les modalités techniques du logiciel RADS

- 08/01/2015 : consultation des communes par mail sur la base d'un tableau récapitulant les pré-requis et les principales étapes de mise en œuvre du logiciel réponse souhaitée pour le 30/01/2015

- autres points sur l'organisation et les éléments de paramétrage du logiciel = groupe de travail restreint mututualisation ADS

-12 et 13/01/2015 : formation sur l’utilisation du logiciel (référent par pôle en charge de l’instruction des nouveaux agents)

- 22 janvier 2015 : réunion de présentation du logiciel (formation "allégée" pour les communes en charge de la pré-instruction)

5 - Aspects matériel : informatique/ logiciel


Modalités retenues en réunion des DG/SG du 14/01/2015 :

1) Rencontre avec les agents des communes (fin janvier 2015) - 1er temps : rencontre avec les agents de l’ensemble des communes pour présenter l’état d’avancement de la mise en place du service commun et les interactions avec les communes (concernées / phases d’accueil, pré-instruction et instruction CUa et DP notamment).- 2ème temps : échanges avec les agents des 3 communes pôles d’instruction sur les situations de mise à disposition et de transfert (selon les temps de travail dédiés au service commun) à SBA. Ce temps d’échanges collectif pourra être poursuivi de rencontres individuelles avec la Direction des Ressources humaines de SBA (en collaboration avec les DRH des 3 communes).

2) 1ère rencontre avec les représentants des organisations syndicales des 14 communes et de Saint-Brieuc Agglomération (représentants des CTP au niveau communal et départemental) (fin janvier – début février 2015) : Il est demandé à chaque Maire de convier ses représentants syndicaux à cette réunion. Cette rencontre a pour objectif de leur présenter l’état d’avancement de la mise en place du service commun et de l’organisation travaillée + d’avoir un 1er temps de débat (qui sera poursuivi lors de la 2ème rencontre). 3) 2ème rencontre avec les partenaires sociaux permettant de répondre à l’ensemble des questions (fin février 2015).

6 - Dialogue social


7 – Calendrier prévisionnel

Janvier 2015 - Février 2015

- 22/01 : Bureau communautaire élargi aux Maires - Dialogue social avec les organisations syndicales (de janvier à juin 2015 à définir avec les collectivités)- Rédaction des conventions de mises à disposition et des délibérations- 10/02 : réunion des DG/SG

Mars 2015 – Juin 2015- Début mars : Comité Technique SBA- 12/03/15 : passage en conseil d’agglomération (date prévisionnelle)- Passage en conseil municipal des communes - Parution des offres et recrutement(s) - Organisation d’une CAP (au niveau de SBA)

Juillet 2015 : - 01/07/15 : Mise en œuvre prévisionnelle


ÉCHANGES


ANNEXES

Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit des Sols"(ADS) des 3 communes instructrices


Contexte actuel de l'instruction ADS : - DDTM - Mission territoriale Unité ADS = 3,5 ETP dont 3,3 ETP "instruction" pour 11 communes – mais 1 poste vacant 4,3 ETP "instruction" - 1 553 actes annuels (ratio DDTM) base Ministère : 400 dossiers / agent / an selon le ratio de pondération, revu récemment à 300 + une dizaine d'agents dans les communes (cf. diapo ultérieurement) assurant la mission accueil – renseignement, consultation, conformité, … complétant aujourd'hui l'action de la DDTM, et sur lesquels pourront s'appuyer les futurs pôles instructeurs.

Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit des Sols" (ADS) des communes de St-Brieuc

Agglomération

- 3 communes -"autonomes" :

*dont 64 % de CUa à St-Brieuc** dont beaucoup de "gros" dossiers liés à l'activité tertiaire à Plérin

Composition services Ploufragan St-Brieuc Plérin TOTAL

responsable - encadrement 0,1 cat. A 0,05 cat. A 0,05 cat. A0,2 ETP responsable -

encadrement

instructeurs + missions

administratives liées à

l'instruction

0,8 cat . C

1,05 cat. B

0,3 cat. C

+ 0,4 cat. C

1,50 cat. B

(dont 0,20

encadrant)

4,05 ETP instructeurs (dont

1 encadrant)

TOTAL (ETP) 0,9 1,8 1,55 4,25

Nombre moyen d'actes / an 470 1572* 760** 2 802

Nombre moyen d'actes / an

(ratio pondération DDTM)270 628* 395** 1 293

dossiers / instructeur/ an

(selon ratio DDTM)338 359 263 320

population 11 234 46 173 14 020 71 427

nb. d'ETP pour 1000

habitants0,08 0,04 0,11 0,06

Environment

Mutualisation droit de sols