Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au

Process Mining

Léonard Studer Ville de Lausanne

2nd eGoV Innovation Day, novembre 2014

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Office de la Police des

Constructions

Clients externes

(architectes, promoteurs)

Services cantonaux

19 services communaux

Enquête publique

(EP)

09.12.2014 2

15 gestionnaires administratifs ou techniques Produit environ 2’400 rapports par an

~ 450 dossiers par an Durée de traitement ~ 24 semaines

Une loi « centrale »: LATC vaudoise + 27 lois spécialisées

~ 50% des dossiers soumis à EP ~ 2 oppositions/interventions par EP

Le processus d’octroi des permis de construire à la commune de Lausanne

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« Pourquoi faut-il autant de temps pour traiter une demande de permis de construire? »

• Un cadre législatif compliqué

• La priorité de l’administration est la légalité et

l’égalité de traitement des dossiers alors que

la priorité d’un architecte est dans la satisfaction de son client

• Les processus administratifs sont bien connus mal connus

Ce que tout le monde sait

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Processus:

la réalité n’est pas toujours celle que l’on croît

Process Mining ?

Ensemble de techniques qui permettent d’extraire et analyser de l’information processus à partir des journaux d’événements (events logs)

Le Process Mining a été inventé vers 1998 et est mature depuis environ 2 ans

Une étude Process Mining est un complément très intéressant à l’approche classique par interviews

Le processus décrit par les collaborateurs après interviews

Base: Events log comprenant 909 dossiers traités entre 2011 et 2014

Le processus découvert par Process Mining:

Temps moyen de traitement des dossiers

Avec circulation A

Sans circulation A

Avec circulation NR

39.0 semaines 26.5 semaines

Sans circulation NR

27.6 semaines

24.6 semaines

Découverte de plusieurs

conditions qui ralentissent le

traitement

Conclusions

• Le Process Mining permet d’avoir une vue approfondie et renouvelée d’un processus administratif

• En connaissant beaucoup mieux le processus tel qu’il est vraiment, on s’offre de nouvelles possibilités – améliorations efficaces, ciblées et justifiées

– un peu de marge de manœuvre aux décideurs

– intégrer le processus dans une démarche eGov

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