ORGANISATION DU SERVICE D’ACCUEIL ET D’ADMISSION (SAA) DANS LES

HOPITAUX PUBLICS SELON LE RIH 2011

Adaptée par : HADDOUGUI Driss: chef de PSI CHP Mohammedia

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CONTEXTE

Décret n° 2-06-656 du 24 rabii I 1428 du 13 avril 2007 relatif à l’organisation hospitalière

Arrêté d’application du décret d’organisation hospitalière, de la Ministre de la Santé portant règlement Intérieur des Hôpitaux,

Réforme de financement du système de Santé/couverture médicale de base

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APPORTS DU RIH Valorisation

Erigé en service, Représentation dans le comité d’établissement « Art 12 du

RIH » Représentation dans le CSE et en assure le secrétariat« Art

14 du RIH », Repositionnement du SAA

Service médico-technique rattaché au Directeur de l’hôpital, « Art 33 du RIH »

Le RIH met à la tête du SAA un médecin « Art 35 du RIH ». Définition de l’organisation en sections et formalisation des activités

du SAA; Centralisation et responsabilisation sur l’information hospitalière

( Rapports mensuels d’activités).

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ACTIVITÉS DU SAA

Selon le RIH( Art 35), le SAA est une structure chargée d’assurer 09 activités : Gérer l’accueil et l’orientation des patients ; Organiser les admissions et les sorties des

malades ainsi que la gestion des rendez vous; Gérer les effectifs des patients et leurs

mouvements à l’intérieur de l’hôpital ; Enregistrer les actes médicaux légaux et assurer

la gestion de la morgue hospitalière ; Etablir les statistiques et gérer l’information

hospitalière ;

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ACTIVITÉS DU SAA(SUITE)

Etablir la facturation des prestations et services rendus par l’hôpital;

Organiser la communication interne et externe de l’hôpital ;

Assurer l’assistance sociale aux patients ;

Organiser et gérer les archives médicales et les dossiers des patients de l’établissement.

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FONCTIONS DU SAA

Selon le Guide d’organisation des SAA, ces activités sont regroupées en six fonctions:

1. Fonction d’Accueil, information et orientation

2. Fonction de gestion des rendez-vous et des effectifs

3. Fonction de gestion des actes médico-légaux et de la morgue

4. Fonction de facturation des prestations

5. Fonction de recouvrement

6. Fonction de Gestion de l’Information Hospitalière

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DONNÉES GÉNÉRALES SUR LA NOUVELLE ORGANISATION DES BAF

En fonction de la taille de l’établissement et du volume d’activités :

03 sections et 05 sous sections pour les hôpitaux de moins 120 lits 04 sections et 04 sous sections pour les hôpitaux entre 120 et 240 lits05 sections et 04 sous sections pour les hôpitaux de plus de 240 lits

Dans tous les cas les six fonctions dévolues aux BAF doivent être assurées

Identification précises des fonctions, rôles et taches dévolus à chaque section ou sous section

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ORGANISATION GÉNÉRALERELATION SECTIONS, SOUS SECTIONS ET

FONCTIONS

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Section du recouvrement

Section d’ Accueil

Section Admissions/ Facturation et gestion des

RDV

Sous section des admissions/facturation en hospitalisation

Sous section des sces rendus à titre externe:

Sous section de l’archivage

Sous section de la statistique et de l’informatique

Section du GIH

Fonction Gestion de l’information hospitalière

Fonction recouvrement

Fonction accueil information et orientation SAA

Fonction Gestion des RDV et effectifs

Fonction admission/ facturationFonction de gestion actes médico-légaux et morgue

ORGANISATION GÉNÉRALERELATION SECTIONS, SOUS SECTIONS ET FONCTIONS

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Section du recouvrement des

créances

Section d’ Accueil, information et

orientation

Section Admissions/ Facturation et gestion des

RDV

Sous section des admissions/facturation en hospitalisation

Sous section des services rendus à titre externe

Sous section de l’archivage

Sous section de la statistique et de l’informatique

Section du GIH

SAA

ORGANISATION DU SAA

Directeur

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SAACSE

S/Accueil Informatio

nOrientatio

n

S/AdmissionFacturation

S/Recouvrement S/GIH

SECTION ACCUEIL, INFORMATION ET ORIENTATION

FONCTION

Accueil, information et orientation

ROLES Faciliter la communication interne et externe de l’hôpital

TACHES Informer sur l’organisation et le fonctionnement de l’hôpital; Distribuer les brochures et autres moyens de communication sur l’hôpital; Recueillir les plaintes et suggestions; Orienter les patients et les visiteurs; Assurer l’assistance sociale aux cas sociaux.

SUPPORTS Brochures Registre des plaintes; Poste téléphonique; Plan de l’hôpital et signalétique; Fiche de signalement des cas sociaux; Rapport mensuel plaintes; procédures d’analyse et d’évaluation des plaintes et suivi des recommandations.

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SECTION ADMISSIONS/FACTURATION

ET GESTION DES RDVFONCTION Gestion des RDV et des effectifs, gestion des

actes médicaux légaux et de la morgue et la facturation des prestations

Sous section des services rendus à titre externeRôles Gestion des services rendus à titre externe

Taches Organiser les RDV des consultations spécialisées et des demandes d’examens à titre externe; Emettre les factures; Transmettre les données à l’unité de GIH.

Supports Agenda des rendez-vous; Registre de facturation; Rapport mensuel.

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SECTION ADMISSIONS/FACTURATION ET GESTION DES RDV (SUITE)

Sous section des admissions en hospitalisation

ordinaire ou en urgenceROLES Gestion des admissions en hospitalisation, des actes

médicaux légaux et de la morgue

TACHES Gérer les RDV d’hospitalisation ordinaire et en urgence; Gérer les mouvements des patients; Organiser le transfert des patients; Gérer les actes médicaux légaux; Gérer l’utilisation de la morgue; Emettre les factures.

SUPPORTS Manuel des procédure;Formulaire de situation journalière des effectifs;Registre des admissions;Ordonnance d’hospitalisation;Fiche de prestation;Conventions ,etc.

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SECTION DE RECOUVREMENT DES CRÉANCES

FONCTION Assurer le recouvrement des créances hospitalières

ROLES Assurer le recouvrement

TACHES Instruction et suivi des dossiers par organismes débiteurs et par tiers; Suivi et analyse des rejets; Transmission des résultats du recouvrement au GIH.

SUPPORTS Dossiers de facturation; Registre de facturation; Conventions avec les organismes débiteurs; Registre de recouvrement; Registre des rejets par organismes débiteurs; Rapport mensuel. 14

SECTION DE LA GESTION DES INFORMATIONS HOSPITALIÈRES

FONCTION Gestion des informations hospitalières

Sous section de la Statistique et de l’Informatique

ROLES Gestion et analyse des informations hospitalières

TACHES Collecter et saisir toutes les données hospitalières;Contrôler la qualité des données;Gérer le flux de communication des données, formulaires et dossiers;Elaborer les rapports , tableaux de bord et indicateurs;Assurer le suivi du software et du réseau informatique.

SUPPORTS Voir manuel des procédures BAF

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SECTION DE LA GESTION DES INFORMATIONS HOSPITALIÈRES

(SUITE)

Sous section de l’archivageFONCTION Archivage des dossiers médicaux

TACHES Contrôler les procédures et critères d’archivageConstituer la base des données des DM

SUPPORTS Lieu d’archivageCritères d’archivage

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ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX DE MOINS DE 120 LITS

Taille Hôpital : moins de 120 lits

Sections Bureaux / Guichets / Espaces de Travail

Ressources Humaines

Accueil – Information – Orientation

X

1 1

Admission

3 6/4ETP

Facturation Recouvrement X 1 1

GIH X 1 1

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ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX DE 120 - 240 LITS

Taille Hôpital :

120-240 lits

Sections Bureaux / Guichets / Espaces de

Travail

Ressources Humaines

Accueil – Information – Orientation

X 2 2

Admission X 3 7/4ETP Facturation

Recouvrement X 1 2

GIH X 2 3

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ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX SUPÉRIEUR À 240 LITS

Taille Hôpital : > 240 lits

Sections Bureaux / Guichets / Espaces de Travail

Ressources Humaines

Accueil – Information – Orientation

X 2 3

Admission X 7 7/4ETP Facturation X

Recouvrement X 1 2 GIH X 3 4

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RELATIONS DU SAA AVEC AUTRES PÔLES ET DÉPARTEMENTS DE

L’HÔPITAL

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Accueil – InformationAdmission/facturation

(hospitalisation / CSE / facturation / actes

médico-légaux / morgue)Recouvremen

tGIH Resp

on

sab

le d

u

SA

A

Chef du Pôle des Affaires

Administratives

Chef du Pôle des Soins Infirmiers

Chef du Pôle des Affaires Médicales/Chef des services médico

techniques

Régie

Directeur de

l’Hôpital

PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT DU SAA

Consultations externes Admission

Rendez vous

Séjour

CNOPSCNSSINAYARAMED

autres débiteurs

facturationrecouvrementcontentieuxadmission

recouvrement

régie

facture

Accueil/orientation

Codification des actes

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Gestion des Informations Hospitalières

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PRODUCTION DE L’INFORMATION HOSPITALIÈRE

GIH

Information Médicale:

pathologie, code CIM10 et actes

GIH

Information administrative et

financière: facturation, profil

des patients, recouvrement, gestion des lits, listes d’attente,

CMB, …

Consultations Externes

Laboratoire

Imagerie

Hospitalisation complète et de

jour

Urgences

Bloc Opératoire

Explorations fonctionnelles

Naissances – Décès - morgue

Séances de rééducation

GESTION ET PILOTAGE DU SAA

Organisation interne du SAA/ par sections/ lieux où sont rendus les services aux patients et familles ;

Description des tâches du personnel du SAA ; Formation pratique interne/ polyvalence des agents ; Normalisation des horaires/Programme Journalier de

Travail (accueil au public, horaire de consultations externes , prestations rendus à titre externe, admissions et sorties des hospitalisations) ;

Réunions internes régulières, 1 heure chaque semaine, Coordination avec les autres services: départements de

l’hôpital, les pôles de gestion etc. …… Réunions dans le cadre de CSE ( 4 réunions par an)

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CONCLUSION

Importance du SAA comme structure d’interface (accueil, orientation, communication et gestion des RDV)

Producteur de l’information par excellence nécessaire pour la gouvernance de l’hôpital (GIH),

Amélioration de La capacité d’autofinancement de l’hôpital (facturation systématique, mise en place des supports requis pour la facturation: dossier d’hospitalisation, fiche de prestations, suivi rigoureux des recouvrements)

Service structurant de toute l’organisation hospitalière/ différentes relations du service externe et interne

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Merci de votre attention