Mutualiser en Information Scientifique et technique

  • Published on
    28-Dec-2014

  • View
    21

  • Download
    0

DESCRIPTION

Professionnel de linformation, vous souhaitez engager un projet de mutualisation en information scientifique et technique (IST), afin damliorer le service aux usagers. Prenez connaissances de ces quelques lments pragmatiques.

Transcript

<ul><li> 1. Gestion de linformation&gt;Mutualiser en IST http://coop-ist.cirad.fr Public cible : professionnels de linfo 1 Mutualiser en information scientifique et technique en 7 points 1. Faites ensemble pour faire mieux..................................................................................................... 1 2. Runissez les facteurs de russite..................................................................................................... 1 3. Commencez avec les partenaires les plus motivs............................................................................ 2 4. Dfinissez les champs de la mutualisation........................................................................................ 2 5. Choisissez la forme administrative.................................................................................................... 2 6. Dmarrez avec un projet pilote ........................................................................................................ 2 7. Communiquez................................................................................................................................... 3 Professionnel de linformation, vous souhaitez engager un projet de mutualisation en information scientifique et technique (IST), afin damliorer le service aux usagers. 1. Faites ensemble pour faire mieux La mutualisation en IST, cest la mise en commun, par plusieurs partenaires, de produits, outils ou espaces, afin damliorer le service aux usagers. Grce cette mise en commun, vous amliorez votre efficacit collective et pourrez redployer les moyens humains et financiers. 2. Runissez les facteurs de russite Plusieurs facteurs prsident la russite dun projet de mutualisation. La solidarit La solidarit entre les partenaires est une composante cl de la mutualisation : chaque partenaire participe hauteur de ses moyens et de ses comptences, dans le cadre de ses missions. Le projet est fond sur l'entraide et l'change de savoirs et de savoir-faire, en dehors de toute relation hirarchique. La volont politique Chaque institution doit affirmer une volont politique forte et inscrire le projet dans ses missions. Lengagement des professionnels nest pas suffisant. La recherche de gains partags Chaque institution doit bnficier de la mutualisation, mme si les gains ne se traduisent pas de la mme faon pour chacun. Les gains peuvent tre directs nouveaux services ou produits, optimisation des moyens , ou indirects dveloppement de comptences, change dexpriences, rorganisation du temps de travail, dcisions plus efficaces car mieux prpares et construites collectivement. Une dmarche oriente vers les usagers Toutes les actions doivent concourir amliorer le service aux usagers. Cette orientation est fondamentale pour obtenir ladhsion des institutions et des utilisateurs. </li> <li> 2. Gestion de linformation&gt;Mutualiser en IST http://coop-ist.cirad.fr Public cible : professionnels de linfo 2 Le pragmatisme Il ny a pas de modle de mutualisation. Le contexte conditionne les actions court et moyen terme. Chaque partenaire sera lcoute des besoins des autres ; le groupe avancera par tape en fonction de ses objectifs et de ses moyens. Un sentiment dappartenance Un sentiment dappartenance doit tre cr sur la base de valeurs communes et des objectifs partags. Vous lentretiendrez en organisant des rencontres, en stimulant les changes, bref en animant lquipe du projet. Veillez aussi ce que l'implication des professionnels soit valorise par leur hirarchie. La visibilit Il ne suffit pas de conduire le projet de mutualisation. Il faut le faire connatre ses objectifs, ses membres, ses rsultats. La cration dun espace sur le web donne une visibilit immdiate. 3. Commencez avec les partenaires les plus motivs Dans un premier temps, vous identifierez les partenaires potentiels du projet institutions, services, professionnels impliquer. Choisissez des institutions dont les services dIST ont des points communs (domaines, public, outils) et qui peuvent partager des objectifs. Commencez avec les professionnels les plus motivs, les plus opinitres ; il n'est pas ncessaire d'attendre que tous les partenaires potentiels adhrent au projet pour agir. Ncartez aucun partenaire potentiel. Restez ouvert aux candidatures qui se prsenteront. En effet, les partenaires impliqus fluctueront, certains pouvant se dsengager et dautres pourront rejoindre le projet dans un second temps. 4. Dfinissez les champs de la mutualisation De nombreuses activits peuvent tre mutualises : lacquisition, le traitement documentaire, lexpertise, les outils, les produits et services. La mutualisation peut concerner la mise en commun de produits ou services existants, porter sur lacquisition ou la cration de nouveaux produits ou services. Chaque partenaire analysera ses besoins et en dgagera des objectifs. Cest sur cette base que seront dfinis les domaines de la mutualisation et les objectifs communs. Les domaines et les objectifs doivent tre clairs pour tous ds le dpart afin de susciter ladhsion des participants. Assurez-vous quils sont compris et partags. 5. Choisissez la forme administrative Vous choisirez collectivement la forme administrative qui convient aux objectifs du projet : simple charte, groupement structur, association. Quelle que soit la structure choisie, vous mettrez en place et officialiserez les instances dcisionnelles et oprationnelles. 6. Dmarrez avec un projet pilote Dmarrez avec un projet pilote. Vous pourrez ainsi, petite chelle, tester lorganisation sous tous ses aspects, humains, techniques et, le cas chant, financiers. Choisissez aussi des actions simples permettant dobtenir des rsultats rapides, afin de gagner la confiance des institutions et des usagers. Petit petit, lquipe gagnera en assurance, les actions prendront de lenvergure, le dispositif soutillera, sorganisera. la fin du projet pilote, faites le bilan pour identifier les difficults et les succs. </li> <li> 3. Gestion de linformation&gt;Mutualiser en IST http://coop-ist.cirad.fr Public cible : professionnels de linfo 3 7. Communiquez Pour obtenir la confiance des institutions et des usagers, vous communiquerez sur le projet et ses rsultats, tant au sein de lquipe et des institutions partenaires quauprs des usagers. La valeur ajoute de la mutualisation doit tre perue par tous. Au sein des institutions, vous identifierez les circuits de communication pour que linformation circule la transparence sera de rgle. Au sein du projet, vous organiserez des runions annuelles, mettrez en place une lettre dinformation priodique, un site web Veillez conserver la mmoire des dcisions et des ralisations. La communication vers les usagers est tout aussi importante. Informez-les trs tt des amliorations quapporteront les nouveaux services et produits. Vous crerez ainsi une dynamique et une attitude positive face aux changements induits par le projet. Liens utiles Conseil national de l'information gographique. 2009. Conseils pour mutualiser. Fiche du CNIG. 7p http://archives.cnig.gouv.fr/Front/docs/cms/122-conseils-pour-mutualiser- 122_jd_124785331211824400.pdf Penichon M., 2008. De la collaboration la mutualisation entre bibliothques municipales et univer- sitaires : un nouveau modle pour lavenir ? Villeurbanne (FRA) : Enssib, 81 p. Diplme de conservateur http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/ Ccile Boussou-Plissier Dlgation lInformation scientifique et technique, Cirad Juin 2014 Informations Comment citer ce document : Boussou C. 2014. Mutualiser en Information Scientifique et Technique, en 7 points. Montpellier (FRA) : CIRAD, 3 p. http://url.cirad.fr/ist/mutualiser- en-IST Cette uvre est mise disposition selon les termes de la Licence Creative Commons : Attribution - Pas dUtilisation Commerciale - Partage dans les Mmes Conditions 4.0 International, disponible en ligne.: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.fr ou par courrier postal : Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. Cette licence vous permet de remixer, arranger, et adapter cette uvre des fins non commerciales tant que vous crditez lauteur en citant son nom et que les nouvelles uvres sont diffuses selon les mmes conditions. </li> </ul>

Recommended

View more >