Formation Tévolys : Aborder SharePoint 2013

Document strictement confidentiel – Diffusion interdite sans accord préalable

L’expérience utilisateur d’une Agence et la

technicité d’une SSII

L’Agence Tévolys, la Collaboration créative

» Portails collaboratifs

» Systèmes de Gestion de contenus

» Géolocalisation et cartographie enrichie

» Applications mobiles servicielles

Ecoute & Analyse

Expertise technologique

Innovation& créativité

Accompagnement

dans la durée

Vue d’ensemble SharePoint 2013

Sommaire

WCMWeb Content Management

ECMEnterprise Content Management

Recherche

Social

Business Intelligence

Mobile

SharePoint Designer 2013 & Workflows

Plateforme SharePoint Server 2013(SP15)

Topologies & Migration

Administration Centrale

Plateforme SharePoint Server 2013

Vue d’ensemble des fonctionnalités

SP15

Vue d’ensemble des fonctionnalités (rosace 2010)

SP15

Organisation logique de SharePoint

Le modèle général est resté le même que SP2010.

Topologie Sites / Sous-sites Applications de services

SP15

SP2013 apporte de nombreuses nouvelles améliorations et capacités au niveau de la plateforme• Shredded Storage• Améliorations SQL• Request Management• Thèmes• Partage• Nouvelle topologie de recherche• Nouvelles applications de services (Service de Cache…)• Office Web Apps n’est plus une application de service ! Mais un serveur à

part entière• Web Analytics n’est plus une application de service, il est inclus dans le

service de recherche

Modifications apportées par SharePoint 2013

SP15

Nouvelles limites : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262787(v=office.15).aspx

http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262787(v=office.15).aspx


• App Management Service• Business Data Connectivity• Managed Metadata Service• Search• Secure Store Service• SharePoint Translation Services• State Service• Usage and Health Data Collection• User Profile• Word Automation Service• Access Services App databases• Work management service

Chaque application de service dispose de sa propre DB

Rappel des applications de services

New

New

New

New

SP15

• Nouvelle plateforme “Workflow Manager”, donc différence entre les workflows 2010 et 2013• Fonctionnement possible sur le Cloud

Worflows

SP15

• Quasiment identique à SP2010 (cf. Topologies & Migration)• Plus de RAM est cependant conseillé (indexation continue, etc.)• Server 2008 R2-SP1 minimum. Cependant SQL 2012 RTM apporte de

nouvelles fonctionnalités BI et surtout la fonctionnalité Haute dispo “all-ways on”.

• .NET 4.0 and 4.5

Prérequis techniques pour SharePoint 2013

SP15

• SharePoint 2013 continue d’offrir le double support “claims” et “authentification classique”

• Cependant le mode “claims” reste LE mode par défaut– Le mode d’authentification « classique » reste activable via Powershell– Sont support ne sera plus possible dans les futures versions de SP

Modes d’authentification

SP15

Nouvelle fonctionnalité de “Partage” -> simplifier le principe des droits d’accès :• Permettre aux utilisateurs de connaître les droits qu'ils ont, ce qu'ils

devraient donner à d'autres personnes • Autoriser l’attribution directe d’autorisation par les utilisateurs• Permettre de voir les situations actuelles (demandes d'accès, droits d'accès

actuel ...) • Centraliser les demandes en attente pour le propriétaire du site ...

Nouveauté au niveau de la sécurité

SP15

Web Content Management

• Les thèmes sont désormais basées sur HTML5– PowerPoint n’est plus utilisé pour créer des thèmes– Plus de souplesse que la version 2010 (standards, css…)

• Navigation basée entièrement sur le Term Store (taxonomie)• Options de redimensionnement d’image• Les outils tiers peuvent être utilisés : Dreamweaver, Microsoft

Expression Web, ou tout autre éditeur HTML• Variations & Traductions• Compatible “Search Engine Optimization”• Cross Site Publishing (partage & mutualisation de contenus)• Video & Embedding• Urls propres• Améliorations de SharePoint Designer 2013(nouvelles actions, workflows…)

Nouveautés

WCM

Retour en arrière : Personnaliser un contenu web avec SharePoint 2010…

Wireframes

CSS

HTML

Integrate Ribbon

New

Masterpages

Custom Channel Management

Custom Roll-

up control

Dreamweaver, MS Expression / etc. SharePoint Designer

Custom Nav provider

Custom

Catalog

Custom Catalog Integration

WCM

… avec SharePoint 2013

Conversion automatique

Gallerie de Snippet

Paramétrages des canaux

SharePoint

Dreamweaver, MS expression Web / etc.

• Ribbon

• Main Placeholder

• Custom Minimal Master

• It just works!

• Navigation

• Intégration de catalogue

• Content Search Webparts

• Canaux

Wireframes

CSS

HTML

Upload

WCM

Intégration de catalogue

WCM

• Identique au “Query Web Part”, mais repose sur des contenus indexés• Les contenus peuvent être Cross Site Collections• Nouveau moteur de Template

– Contenu rendu côté client– Repose sur des templates html (on oublie le xslt !)

• Ecran de paramétrage du webpart pour tester la requête en direct

Nouveau Search Web Part

WCM

• Fournit des capacités de traduction intégré sur la plateforme SharePoint• Services de traduction basés sur le Cloud• Deux modes de traduction : sync, async• Peut traduire des documents, des pages et des sites• Extensible

– API REST ou CSOM disponible– APIs pour traduire par batch ou en direct

Nouvelle application de service de traduction

WCM

Social

SP 2013 apporte une nouvelle interface « My Site » avec une page profil,type « Facebook » (nécessite la configuration de l’application de service Profil d’utilisateur) :• Micro blogging• Notations• Suivi de documents• Communautés / Groupes

Social

Social

Mobile

SP 2013 initie (timidement il est vrai) le virage mobile :

• Vue classique et contemporaine pour les navigateurs mobiles• Redirection automatique• Design adaptif selon le user agent• Office Mobile Web Apps

– Excel– PowerPoint– Word

• Notifications Push

Mobile

Mobile


• Excel BI– Analyse instantanée à travers le BI Engine– Plugin Power View

• Excel Services– Exploration de données– Nouveaux contrôles


BI

• Formulaires Excel– Formulaires simples pour collecter des données stockées dans Excel

• Excel Partout– “Injection Excel vers des tables html”

Autres fonctionnalités Excel Services ou Excel

BI

• PerformancePoint Services– Améliorations des filtres– Dashboard

• Visio Services– Données rafraîchies data depuis des sources externes (BCS and Azure SQL)– Supports des commentaires sur les dessins Visio


BI

Enterprise Content Management

Bibliothèque de documents / Listes

MétadonnéesTaxonomie / Term store

NavigationArborescence de dossiersNavigation virtuelle

ContenusTypes de contenus & Documents modèlesExtraction et ApprobationIntégration MSOfficeSuivi de versionStockage

Stratégie de rétentionApplicable par :- Type de contenu- Bibliothèque et dossiers

Synchronisation & ExportSkydrive proExcelAccess

ECM : Notions clefs

ECM

Contenus : La gestion de contenus SharePoint

Deux types de contenus principaux

• Les documents– Bibliothèque de documents– Bibliothèque d’images– Bibliothèque de formulaires– Bibliothèque Wiki (pages html)

• Les éléments– Liste d’annonces– Liste de Contacts– Liste de liens– Liste personnalisée– …

ECM

Contenus : Les types de contenus

Les types de contenus apportent une structuration centralisée des données :

• Les colonnes (métadonnées) à affecter aux éléments de ce type ;• Les modèles de documents sur lequels doivent être basés les nouveaux

éléments de ce type (types de contenu de document uniquement) ;• Les formulaires personnalisés : Nouveau, Modifier et Afficher à utiliser

avec ce type de contenu ;• Les flux de travail disponibles pour les éléments de ce type de contenu ;• Les stratégies de gestion des informations associées aux éléments de ce

type de contenu ;

ECM

Contenus : Documents, fonctionnalités principales

• Nouveautés SharePoint 2013 :– Drag/Drop de fichiers– Menu ouvrir : remplace le menu déroulant BCE

• Affiche des informations résumées• Vignette miniature si OWA est activé

– Nouveaux types de contenus/colonnes : digitaux (videos, photos…), géolocalisation (Bing)

– Support natif du PDF (plus besoin de Ifilter)– Fonctionnalités de partage et suivre– Affichage en mode fiche technique (feuille de données) -> compatibilité

améliorée (chrome, firefox…)– Recherche instantanée– Autres : Télécharger une copie, Code d’intégration HTML, Imprimer PDF

(Word)• Extraction (réservation) des documents• Mécanismes d’approbation• Vue en mode Explorateur Windows• Documents Sets (groupe de documents)

ECM

Documents : Intégration MSOffice

• Ouverture des fichiers Microsoft Office :– Directement dans le logiciel client– Dans le navigateur web (si Office Web App Server inclut dans la ferme SharePoint).SP 2013 : Serveur gratuit en mode visualisation ! Pour activer l’édition il faut disposer d’une licence type volume

• Intégration forte entre Microsoft Office et SharePoint :– Document Panel– QuickPart (Word)– Co-création (Office 2010)

Remarque : les fichiers non Microsoft Office sont supportés, mais implique un fonctionnement dégradé :• Téléchargement par drag/drop ou formulaire d’envoi (type « parcourir… »)• Passer par une connexion réseau (Explorateur Windows)• Par d’intégration avec les métadonnées

ECM

Documents : Suivi de version

Suivi de version activable sur chaque élément ou document :

• Version principale• Version secondaire / brouillon• Intégré avec le mode de révision des documents Office• Nouveauté SharePoint 2013 : stockage différentiel

ECM

Documents : Stockage

/!\ Deux modes de stockage pour les documents:• Stockage binaire en base de données (par défaut)• Stockage externe

– Géré par la base de données (Remote Blob Storage)– Diminue la taille de la base SQL– Sauvegarde plus facile– /!\ :

• Tout accès doit exclusivement s’effectuer par le biais de SharePoint 2013.

• Réplication des données plus complexe (base + fichiers)

Limitations : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ff628583(v=office.15).aspx#limitations

ECM

http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ff628583(v=office.15).aspx#limitations

http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/ff628583(v=office.15).aspx#limitations

Les Métadonnées

Deux types de métadonnées :

• Métadonnées « classiques » :– Directement attribuées à une liste d’éléments ou de documents– Ajoutées via la notion de types de contenus (cf. diapo suivante)

• Métadonnées « gérées » (taxonomie) :– Gestion centralisée de termes (Term Store)– Saisie libre possible (Folksonomy)

ECM

Naviguer dans les bibliothèque de documents

Deux modes de navigation :

• Navigation « physique » :– Basée sur une structure physique de dossiers/sous-dossiers– Permet de contourner la « limite des 5000 »

• Navigation « virtuelle » :– Basée sur des colonnes de métadonnées gérées– Outrepasse la structure dossiers / sous-dossiers– Options de « filtres de touche » (filtrages rapides)

/!\ Même avec la navigation virtuelle, le dossier n’est pas mort ! :• Permet de respecter la limite des 5000 éléments requêtés/affichés• Valeurs par défaut sur les dossiers

ECM

La déclaration d’enregistrements permet de protéger des documents etparamétrer des règles de rétention et d’expiration

Nouveautés SP 2013 : Règles de rétention au niveau site– Règle de fermeture d’un site – Règle d’expiration

Stratégie de rétention & enregistrements

ECM

• Possibilité de synchroniser une bibliothèque de documents avec sonordinateur localPour utiliser cette fonctionnalité, vous devez avoir le client de synchronisation SkyDrive Pro, inclus dans Office 2013 (édition Standard ou Professionnel)

• Synchronisation Outlook

• Export Excel (actualisation automatique ou manuelle)

• Export Access (bidirectionnelle)

Synchronisation locale & Export

ECM

Recherche

• Nouveautés SP2013 : – revue et corrigée, la fonction search est maintenant conjuguée

avec la gestion analytique de SharePoint :• L’administrateur visualise de façon plus complète l’activité des

personnes sur le site, les pages et les documents consultés.• Le classement des résultats de recherche est pondéré par l’usage

qui en est fait : en tête de classement s’affichent les documents les plus consultés ou commentés.

– Indexation continue des informations• À noter l’intégration complète du moteur Fast dans SharePoint. On parle désormais d’une seule fonction de recherche et non d’outils séparés.• Résultats personnalisés selon l’historique• Affichages contextuels annexes

Recherche

RECH.

SharePoint Designer 2013 &Workflows

Les principales nouveautés de SPD2013 :• Design rapide avec l’éditeur html ou visuel

• Améliorations des workflows :– Workflows niveau SITE– Plusieurs nouvelles actions « Assigner une tâche » et « Démarrer un

processus de tâches »– Le copier-coller !– Le looping !– Les « stages » (sauts) !!

• Intégration VISIO 2013 :– Import de diagramme– Export

Toutes les nouveautés : http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj163177(v=office.15).aspx

SharePoint Designer 2013

SPD2013 & WKF

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj163177(v=office.15).aspx

Administration centrale

Administration Centrale : vue d’ensemble

ADM.centrale

• Gestion des Applications web (IIS) : – paramètres généraux, types de fichiers bloqués, chemins d’accès gérés…

• Gestion des Collections de sites :– quotas, administrateurs de collection …

• Applications de service & Services :– Configuration des applications (selon rôle du serveur en cas de serveurs multiples)

• Bases de données :– Version de schéma, arrêt, suppression, modifier le serveur SQL (inutile avec Alias SQL)…

Admin. Centrale : Gestion des applications

ADM.centrale

• Gestion des serveurs & Services (vue globale de la ferme)

• Courrier électronique– Courrier sortant et entrant (bibliothèque de remise)

• Gestion de la batterie (Ferme SharePoint)– Mappages des accès de substitution– Déploiement de solutions

Admin. Centrale : Paramètres système

ADM.centrale

• Effectuer/Restaurer une sauvegarde. – /!\ en complément d’une sauvegarde SQL, voire Snapshot si virtualisation– L’utilisation d’un outils tiers reste conseillé (MS DPM, AvePoint…)

Admin. Centrale : Sauvegarde et restauration

ADM.centrale

• Sécurité– Groupe Admins de la batterie (Ferme)– Comptes gérés & Comptes de services

• Mise à niveau et correctifs– Vue d’ensemble des correctifs installés

Admin. Centrale : Sécurité & Mise à niveau et migration

ADM.centrale


SharePoint Online • Licence par utilisateur (prix mensuel)

On-Premises• Licence type Server/CAL (Client Access License).• Une licence SharePoint Server 2013 est requise pour chaque instance et une CAL

est nécessaire pour chaque utilisateur ou périphérique accédant au serveur SharePoint– SharePoint Standard CAL. Fonctionnalités « cœur » de SharePoint :

• Sites, Communautés, Contenu, Recherche– SharePoint Enterprise CAL. Fonctionnalités complètes :

• Sites, Communautés, Contenu, Recherche• Business Solutions (Access Services and InfoPath Services)• Business Intelligence pour tous (Power View, PerformancePoint Services,

Excel Services, et Visio Services)

Matrices fonctionnelles : http://technet.microsoft.com/en-US/library/jj819267.aspx#bkmk_FeaturesOnPremise

Licensing SharePoint 2013


http://technet.microsoft.com/en-US/library/jj819267.aspx#bkmk_FeaturesOnPremise

Les topologies SharePoint sont constituées de 3 rôles :

Rôle « Serveur Web » (ou WFE)• Héberger les pages, web services, web parts• Redirige les requêtes vers la bonne application de service

Rôle « Serveur d’application »• Dans plusieurs fermes tous les services fonctionnent sur 2 configurations

identiques (2 WFE + 1 DB)• L’affectation des services s’effectue depuis l’Administration Centrale

Rôle « Base de données »• Dans une ferme réduite, toutes les bases sont déployées sur le même

serveur. Dans des environnement plus larges, il faut grouper les bases par rôles et les distribuer sur les serveurs

Topologies SharePoint 2013


Topologies pour déploiement limité (1-2 serveurs)

Examples de topologies SharePoint 2013 n°1


Ferme 2-tiersJusqu’à 10 00 utilisateurs

Rôle Web Serveur d’application

Bases de données

Ferme 1 serveurEvaluation ou < 100 utilisateurs

Tous les rôles sur un serveur,dont SQL Server

Ferme 3 serveursLes 2 serveurs web sont prévus pour 10 000-20 000 utilisateurs.

Hôte A Hôte BRôle Web Rôle WebServeur d’applications Serveur d’applications

Serveur SQLToutes les bases de données

/!\ pour plus de 1 000 utilisateurs, 2 serveurs sont conseillés (clustering, mirroring ou AlwaysOn)

Topologies pour déploiement polyvalent (3-4 serveurs)



Ferme 3 serveursPossibilité de redonder chaque élément (2 WFE conseillés, ou bien 2 Serv. Applications selon la priorité : performance ou tolérance de panne)

Hôte A Hôte BRôle Web Serveur d’applications

Serveur SQLToutes les bases de données/!\ pour plus de 1 000 utilisateurs, 2 serveurs sont conseillés (clustering, mirroring ou AlwaysOn)

Topologies pour déploiements dédiés (3-4 serveurs)



Hôte A Hôte BRôles Web / Serv. d’applications Rôles Web / Serv. d’applications

Topologie minimum pour tolérances de pannes (4 serveurs)



Serveur SQL 1Toutes les bases de données

Serveur SQL 2Toutes les bases de données

NLB (10.0.0.100)Configuré au niveau Windows

Examples de topologies SharePoint 2013 n°4 avec NLB & SQL 2012


Hôte A (10.0.0.101) Hôte B (10.0.0.102)Rôles Web / Serv. d’applications Rôles Web / Serv. d’applications

Serveur SQL 1 (10.0.0.111)

Toutes les bases de données

Serveur SQL 2 (10.0.0.112)

Toutes les bases de données

Groupe Haute Dispo (10.0.0.110)Configuré au niveau SQL 2012 Enterprise

/!\ Définir Alias SQL qui sera utilisé par SP2013

Ressources nécessaires


Tableau récapitulatif des ressources nécessaires par type de serveur :

Tous les prérequis : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262485(v=office.15).aspx

TYPE MEMOIRE PROCESSEUR

Dév. / Test 8GB Ram 4 CPU

Serveur « tout en 1 » 24GB Ram 4 CPU

Web / Serv. Appli 12 GB Ram 4 CPU

Serveur DB 8/16 GB Ram 4/8 CPU


SP2007 vers SP2010 : Deux principes


Deux approches pour migrer de 2007 à 2010 :

• « IN-PLACE » /!\– Une mise à niveau sur place se déroule sur le même matériel que votre

installation de la version précédente. – Le processus met à niveau l'installation complète. – Nécessite un serveur 64bits et WS 2008 SP2 ou WS 2008 R2– Nécessite SQL Server 64bits (2005 SP3 CU3 ou 2008 SP1 CU2 ou 2008 R2)

• « DATABASE ATTACH »– Vous permet de déplacer la ferme vers un nouveau matériel ou un nouveau parc. – Durant la migration vous « détachez » toutes les bases de données pour les

« rattacher » sur une nouvelle installation de batterie de serveurs. – Lorsque vous « attachez » les bases de données à la nouvelle batterie de serveurs, le

processus de mise à niveau s'exécute et met à niveau les données sur place.

• Bonnes pratiques avant une migration :– Sauvegarde bien sûr– Mise à niveau complète (Services pack…)

Migration SP2010 -> SP2013http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262483(v=office.15).aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262483(v=office.15).aspx

SP2007 vers SP2010 : In-place


Principales étapes :

1. Lancement des vérifications « pre-upgrade » (SP2007 SP2) : STSADM.exe –o preupgradecheck – liste des serveurs et composants– url de mappages– si personnalisations (dévs)– si les BDD remplissent les conditions requises

2. Lancement du SETUP 2010 (sur le serveur avec Administration Centrale, puis sur chaque serveur de la batterie)

3. Une fois la configuration terminée, l’Administration Centrale s’ouvre et un Timer se lance pour lancer le processus de mise à niveau

4. Comme toute mise à niveau : lancement de L’Assistant de Configuration SharePoint

5. Confirmation du succès de l’opération

6. Nouveauté depuis 2010 : activation ou non de la « mise à niveau visuelle »

SP2007 vers SP2010 : Database Attach


Principales étapes :

1. Lancement des vérifications « pre-upgrade » (SP2007 SP2) : STSADM.exe –o preupgradecheck

2. Installation et configuration d’une ferme SP2010 et transfert des personnalisations (développements)– Paramétrages des urls– Création d’un site de « réception »

3. Mise en lecture seule des BDD 2007 (Arrêt des services IIS et SharePoint par exemple) et détachement de la base de contenus de l’ancien SQL

4. Déplacement de la base de contenus et rattachement au nouveau serveur SQL

5. Rattachement de la base sur le site de « récupération » (PowerShell Test-SPContentDatabase et Mount-SPContentDatabase)

6. Confirmation du succès et configuration des Applications de Service 2010 (Recherche, profils…)

7. Nouveauté depuis 2010 : activation ou non de la « mise à niveau visuelle »

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263299(v=office.14).aspx#AddOtherDBs


SP2007 vers SP2010 : Database Attach schémas


SP2010 vers SP2013 : Une seule méthode


Seule la méthode « Database Attach est possible ». Principales étapes :

1. Installation et configuration d’une ferme SP2013 (urls, NLB…)

2. Mise en lecture seule des BDD 2010 sur de l’ancien SQL et détachement des base de contenus + Applications de services (si nécessaire : recréer les sites IIS avec ports et urls identiques)

3. Installation des personnalisations et création d’un site de « réception »

4. Rattachement des bases sur le site de « récupération » ((owerShell Test-SPContentDatabase et Mount-SPContentDatabase)

5. Comme 2010 : activation ou non de la « mise à niveau visuelle »



SP2010 vers SP2013 : Database Attach schémas


Merci de votre attention

Software

Formation Tévolys : Aborder SharePoint 2013