Guide

d’utilisation

d’INVENIO

Support de cours pour

bibliothécaires et assimilés

Atelier de formation

Projet PADTICE UNESCO/UEMOA

Université d’Abomey-Calavi, Bénin

juin 2014

Antonin Benoît DIOUF

1

Table des matières

1. Introduction à INVENIO ............................................................................................................... 2

2. Affichage de notices .................................................................................................................... 3

3. BibEdit : Edition de notices (catalogage) ..................................................................................... 3

a. Le format MARC 21 en résumé ............................................................................................... 3

01X-04X - Zones de numéros et codes ............................................................................................ 6

05X-08X - Indices de classification et cotes ..................................................................................... 6

b. Mode opératoire du catalogage .............................................................................................. 7

4. BibEdit : Edition de notices multiples .......................................................................................... 8

5. BibEdit : Gestion de fichiers ........................................................................................................ 8

6. BibCirculation : Circulation et prêt .............................................................................................. 9

a. Gestion des utilisateurs ........................................................................................................... 9

b. Identification physique des espaces de stockage ................................................................. 10

7. Statistiques ................................................................................................................................ 10

a. Statistiques sur une notice .................................................................................................... 10

b. Statistiques générales ........................................................................................................... 11

8. WebSearch : Création de collections......................................................................................... 11

9. Recherche .................................................................................................................................. 12

Conclusion ......................................................................................................................................... 13

2

1. Introduction à INVENIO

Invenio est une suite logicielle gratuite sous LINUX qui permet de gérer sa propre bibliothèque

numérique ou des documents référencés sur le web. La technologie offerte par le logiciel couvre tous

les aspects de la gestion d’une bibliothèque numérique, de l’acquisition du document à sa diffusion

en passant par à la classification, l’indexation et la conservation. Invenio est compatible avec les

standards tel que le protocole de collecte de de métadonnées Open Archives Initiative (OAI-PMH) et

utilise MARC 21 comme format de base des données bibliographiques. La flexibilité et la

performance de Invenio en font une solution complète pour la gestion de dépôts de documents de

taille modérée ou grande (pouvant aller jusqu’à plusieurs millions d’enregistrements).

Invenio a été initialement développé au CERN pour être le serveur de documents de l’institution,

avec la gestion de plus de 1.000.000 notices bibliographiques en Physique des hautes énergies depuis

2002, couvrant articles, livres, revues, photos, vidéos, etc.. Invenio est co-développé grâce une

collaboration internationale comprenant des instituts comme le CERN, DESY, EPFL, FNAL, SLAC et est

utilisé par une trentaine d’institutions scientifiques du monde entier1.

En plus du multilinguisme (une quinzaine de langues), l’application offre plusieurs fonctionnalités

comme : la navigation par collections hiérarchisées ; un puissant moteur de recherche interne ; une

flexibilité dans l’utilisation des métadonnées ; la personnalisation possible de l’interface utilisateur et

plusieurs formats d’export.

Ce sont autant de possibilités offertes par beaucoup d’outils actuels, mais ce qui fait encore plus

l’originalité d’Invenio est qu’il remplit les fonctions d’un SIGB classique (comme la gestion des

emprunts, des statistiques, etc.) en sus de son option principale qu’est la gestion d’une bibliothèque

numérique, voire au-delà, car il est fait aussi d’archive ouverte où l’auto-archivage par l’utilisateur est

possible.

1 http://invenio-software.org/wiki/General/Demo

3

2. Affichage de notices

Notice détaillée en mode de consultation publique (figure 1)

3. BibEdit : Edition de notices (catalogage)

Création de notices dans INVENIO en utilisant la norme MARC 21. Pour cela on peut créer autant de

templates (masques ou bordereaux de saisie) qu’il y a de types de documents à gérer. Ce qui est

fondamental à ce niveau c’est la maîtrise du format MARC 21, ou du moins les éléments de

descriptions principaux (titre, auteur, éditeur, etc.) et leur zone correspondante.

a. Le format MARC 21 en résumé2

Les Formats MARC 21 constituent des normes largement utilisées pour la représentation et l'échange

de données lisibles par machine de renseignements bibliographiques, d'autorité, de fonds, de

classification et de données sur les renseignements communautaires. Ils constituent une famille de

2 Données ouvertes, Division de la gestion des conte nus, Bibliothèque et Archives Canada.- Renseignements généraux-Documentation-Format MARC 2 1. [En ligne]. URL : http://www.marc21.ca/M21/M901.html

4

cinq formats coordonnés, soit le: Format MARC 21 pour les vedettes d'autorité; Format MARC 21

pour les données bibliographiques; Format MARC 21 pour les données de classification; Format MARC

21 sur les renseignements communautaires; et le Format MARC 21 pour les données sur les fonds.

Chacun de ces Formats est publié séparément afin de fournir des descriptions détaillées des zones,

des directives pour l'application des désignations du contenu défini, (avec des exemples), et

l'identification des conventions à suivre afin d'assurer l'uniformité des entrées de données en direct.

Les versions abrégées des Formats MARC 21 fournissent, dans une seule publication, un guide de

référence rapide à la désignation du contenu défini pour chaque Format. Il fournit une description

précise de chaque zone, chaque position de caractère des éléments des zones fixes, et des

indicateurs définis dans les zones variables. La description des codes de sous-zones et des valeurs

codées est donnée seulement lorsque leurs noms ne sont pas suffisamment descriptifs. Des

exemples sont inclus pour chaque zone.

Plus d’informations sur : http://www.marc21.ca/index-f.html

i. Format MARC 21 pour les données bibliographiques

Correspondance zones ISBD et quelques zones MARC 21

ISBD MARC 21 Commentaires et/ou exemples

Zone de titre & mention

de responsabilité

245__$a Titre propre

$b Sous-titre

$c Mention de

responsabilité

245 ## $aLe fonctionnement des

économies de marché:$bMicro et

macroéconomie de l'équilibre

général/$cPhilippe Hugon.

Zone d’édition 250__$a Mention

d’édition

245 ## $a2e éd.

Zone d’adresse

bibliographique

260__$a Lieu

$b Nom éditeur

$c Date de

publication

260 ## $aMontréal:$bHarmattan,$c1966

5

Zone de description

matérielle

300__$a Importance

matérielle,

pagination

$b Illustration

$c Format

300 ## $a173 p. :$bill., 2 cartes ;$c24

cm.

Zone de collection 490__$a Nom de

collection

$v N° de collection

$x ISSN

Zone de notes 500__$a Notes

520__$a Résumé

Zone de l’ISBN 020__$a ISBN

ii. Format MARC 21 pour les Vedettes d’autorité

Zones MARC 21 Commentaires et/ou exemples

100__$a Nom de personne

110__$a Collectivité

130__$a Titre uniforme

Vedette Auteur principal

100 1# $aSenghor, Léopold Sedar

700__$a Nom de personne

710__$a Collectivité

720__$a Nom entré sans vérification (peut être

personnel, collectivité, etc.)

730__$a Titre uniforme

$e Fonction ou Relation

Vedette Auteur(s) secondaire(s)

700 ## $aKane, Cheikh Hamidou$eCollab.

6XX - Zones d'accès sujet (Vedettes matières)

600 - Vedette-matière - Nom de personne

610 - Vedette-matière - Nom de collectivité

611 - Vedette-matière - Nom de réunion

630 - Vedette-matière - Titre uniforme

648 - Vedette-matière - Terme chronologique

6

650 - Vedette-matière - Nom commun

651 - Vedette-matière - Nom géographique

653__$a Terme d'indexation - Vedette non

contrôlée (libre)

L’indicateur « 1 » indique que le terme

d'indexation est un terme principal qui couvre le

sujet mis en évidence dans le document décrit.

� 6531_$a

Etc.

6531# $aSocialisme

iii. Zones Particulières MARC 21

Libellé de zones Commentaires et/ou exemples

01X-04X - Zones de numéros et codes

001__ N° de la notice

005__ Date & heure création de la notice

020__$a ISBN

022__$a ISSN

041__$a Code de Langue

Les zones 001 et 005 font partie des zones de

contrôle, elles sont renseignées

automatiquement par le système et n’ont pas de

codes de sous-zone.

020 ## $a289489001X$c24,50$

05X-08X - Indices de classification et cotes

050 - Cote de la Library of Congress (LC)

052 - Code de classification géographique

060 - Cote de la National Library of Medicine

(NLM)

080 - Indice de la Classification décimale

universelle (CDU)

082 - Indice de la Classification décimale Dewey

(CDD)

084 - Autre indice de classification

Concernant la ZONE 084 : elle renferme un

indice de classification provenant d'un système

de classification autre que ceux qui sont

couverts par une des zones de cotes ou d'indices

de classification déjà prévues dans la

nomenclature du Marc 21.

Cette zone ne doit pas être utilisée pour les

indices de classification attribués par une source

pour laquelle un code de source de l'indice ne

serait pas entré dans une sous-zone $2. Exemple

084 $a 05.01.01

$2 frpaoec (source macrothésaurus OCDE)

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iv. Notice catalographique en mode Administrateur. L’image ci-dessous

montre la structure d’un template ou bordereau de saisie (livre) avec les

métadonnées descriptives en MARC 21 (figure 2)

b. Mode opératoire du catalogage

Cliquer sur l’onglet Administration � Lancer éditeur de notices � Cliquer sur l’icône New Record et

sélectionner le template adéquat (livre, article, etc.), attention ces templates doivent avoir été créés

auparavant au moment du paramétrage de l’application (solliciter l’assistance de votre informaticien

pour cette opération)3. Après avoir cliqué sur le template désiré, un formulaire de saisie de données

apparaît avec un numéro de notice automatiquement généré par le programme (Zone 001). Il suffit

ensuite de remplir tous les champs requis et cliquer enfin sur Submit pour valider la notice, après

avoir vérifié que les données saisies sont correctes et conformes aux zones de description. Cette

nouvelle notice sera visible dès la prochaine mise à jour automatique de l’application (environ toutes

les 05 minutes).

3 Si les templates n’ont pas été prédéfinis au moment du paramétrage, vous serez obligé d’ajouter les champs

de description requis au fur et à mesure que vous cataloguez le document. Bien entendu cela implique que

vous ayez une connaissance suffisante des zones, indicateurs et sous-zones de MARC 21. L’avantage de créer

des templates prédéfinis est de fixer une bonne fois pour toutes, les zones de description spécifiques à chaque

type de document et ainsi gagner un temps précieux pendant le catalogage.

8

4. BibEdit : Edition de notices multiples

Pour faire des actions spécifiques sur un groupe de notices : modifier, effacer etc. Pour cela on peut

faire une recherche par sujets, par auteur, etc., limitée ou non à un type de collection (Livres, thèses,

articles.). L’avantage est de pouvoir travailler sur un ensemble de notices au moyen d’une seule

opération.

Procédé : Cliquer sur l’onglet Administration � Lancer éditeur de notices multiples � Rechercher

un groupe de documents sur lesquels vous voulez apporter des modifications (par exemple, erreurs

sur la transcription du nom d’un auteur). Il faut donc chercher l’auteur en question pour afficher

toutes les notices sur lesquelles figure cet auteur. Ensuite cliquez sur Ajouter une action sur un

champ, remplir le champ par l’étiquette de zone (100 par exemple qui concerne l’auteur principal du

document) � Choisir l’option Mettre à jour un champ (vous voulez modifier) � Cliquer � Recliquer

sur Ajouter une action sur un sous-champ � Remplir le champ par l’étiquette de sous-zone (a par

exemple où sont saisi les Nom et Prénoms de l’auteur) � Choisir l’option Remplacer tout le

contenu�saisir la valeur de cette sous-zone qui viendra remplacer toutes données qui y ont été

saisies auparavant � Enregistrer � Appliquer les modifications.

5. BibEdit : Gestion de fichiers

Module qui permet de lier un objet numérique (texte, image fixe ou animée, son) à une notice. Après

avoir catalogué le document, noter soigneusement son numéro d’enregistrement fourni

automatiquement par le programme. Deux possibilités sont offertes pour procéder à la liaison du

document numérique à la notice.

• Cliquer sur l’onglet Administration � Lancer Gestionnaire de fichiers � Saisir le numéro de

la notice dans la boîte de dialogue qui s’affiche puis cliquer sur Editer. Il vous sera demandé

d’ajouter un fichier à partir de l’emplacement où est stocké le document à ajouter (disque

dur de votre machine ou autre clef USB par exemple) � Parcourir � Envoyer et enfin�

Appliquer les modifications. Le document sera lié à la notice dès la prochaine mise à jour

automatique de l’application (environ toutes les 05 minutes)

• Une fois la notice intégrée dans la base de données vous pouvez l’afficher en mode détaillé

(figure 1, page 03 de ce document) en faisant une recherche par auteur par exemple. Vous

pouvez lancer le gestionnaire de fichiers en cliquant sur Gérer les fichiers de cette notice en

bas à droite. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes telles que décrites dans le point

précédent.

9

NB : il est possible d’intégrer un document numérique en utilisant aussi l’option du champ FFT

directement dans MARC 21. La donnée sera dans ce cas généralement l’adresse URL d’une ressource

en texte intégral sur le Web

6. BibCirculation : Circulation et prêt

Le module circulation qui est en option permet de gérer les emprunts de documents comme dans

tout système intégré de gestion de bibliothèque.

Une fois un document catalogué, il faut nécessairement décrire le ou les exemplaires de ce

document pour pouvoir gérer les emprunts dont il fera l’objet. Ce préalable n’est pas le seul à

remplir, car il faut que les potentiels emprunteurs soient identifiés, les localisations ou espaces de

stockage définis, la durée des prêts paramétrée pour chaque type de document pouvant faire l’objet

d’un prêt à domicile.

a. Gestion des utilisateurs

Tous les utilisateurs de la bibliothèque doivent être identifiés grâce à une inscription détaillant tous

les éléments d’identification courants et de localisation géographique. Pour ce faire aller dans le

menu Administration � Cliquez sur Lancer BibCirculation � Cliquez sur Borrowers, Add New

Borrower et saisir les éléments d’identification de l’utilisateur. Certaines versions d’INVENIO ne

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prévoient pas cette possibilité de gérer des utilisateurs, néanmoins il vous est possible de les gérer

via un annuaire LDAP par exemple.

b. Identification physique des espaces de stockage

Cette étape permet de localiser la ou les bibliothèques stockant les collections (bibliothèque

principale et bibliothèques annexes si vous êtes dans une configuration ou des bibliothèques sont en

réseau). Comme pour les utilisateurs il faut aller dans le menu Administration � Cliquez sur Lancer

BibCirculation � ensuite, Cliquez sur Libraries et Add new Library et saisir les éléments

d’identification de la bibliothèque et ses différents espaces de conservation.

7. Statistiques

Les statistiques peuvent être obtenues à plusieurs niveaux selon le type de statistique que l’on veut.

a. Statistiques sur une notice

Elles permettent d’avoir un aperçu sur le nombre de téléchargements qui ont été faits sur un

document. Il suffit d’afficher la notice en mode détaillée et de cliquer sur l’onglet Statistiques

d’utilisation, un graphique s’affiche alors montrant lesdites statistiques mensuellement.

11

b. Statistiques générales

Elles sont obtenues à l’aide du bouton Statistiques du menu déroulant de l’onglet Administration.

Seul un utilisateur inscrit dans le système avec des droits d’administration peut le faire. Un large

choix de types de statistiques est offert avec divers formats de sortie et graphiques d’affichage pour

une analyse des données plus facile s’il y a lieu.

8. WebSearch : Création de collections

Les collections sont identifiées dans INVENIO comme étant les espaces virtuels organisés où sont

stockés tous les documents. Elles sont obligatoires pour notamment pouvoir afficher les notices

enregistrées dans le catalogue en ligne (OPAC). On peut en définir autant que nécessaire, par type de

documents ou même par emplacement physique au sein d’une bibliothèque ou d’un réseau de

bibliothèques. Pour créer une collection il faut suivre les étapes suivantes : cliquer sur l’onglet ou le

bouton « Administration » � Configurer WebSearch � Create New Collection � Add Collection

après avoir donné un nom à la nouvelle collection que vous êtes en train de créer � Attacher la

collection à une collection parente (si elle est principale l’attacher à la collection de base qui est par

défaut l’intitulé de votre installation Invenio, ex : « Catalogue de la bibliothèque … ») � définir le

type de relations avec cette collection parente (« Regular Narrow by » ou « Focus on »). Ce dernier

choix définira l’emplacement d’affichage de la collection. Pour illustration voir figure ci-dessous :

12

NB : pour qu’une notice soit affichée et donc visible après une recherche, il faut nécessairement

qu’elle soit intégrée dans une collection, par le biais du champ 980 de Marc 21 renseigné par le code

(Alphabétique de préférence) défini pour une collection au moment de sa création4.

9. Recherche

Un guide de recherche très détaillé est déjà proposé dans chaque installation d’INVENIO il est

accessible à partir de l’onglet Aide. Il propose une espace Conseils de recherche qui présente des

suggestions et des techniques qui permettent d'utiliser au mieux l’application installée et un Guide

de recherche complet sur comment faire des recherches sur l’installation. Cette rubrique est

accessible à tout utilisateur de l’application sur le Web.

4 Lors du processus de création de la collection il vous sera demandé à une étape précise de remplir un champ QUERY, saisir

alors 980:"CODECOLLECTION" en respectant la casse (code collection est le code que vous allez attribuer à la création par

exemple BOOK, s’il s’agit d’un livre)

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Conclusion

Invenio est l’un des nombreux outils utilisables pour gérer une bibliothèque ou centre de

documentation. Ce qui le rend unique dans la grande famille des logiciels documentaires c’est son

multifonctionnalisme qui fait qu’une fois installé, il remplit à la fois les fonctions d’un SIGB classique

avec les opérations bibliothéconomiques de base, celles d’un logiciel de bibliothèque numérique

donnant accès à une collection organisée de documents électroniques et enfin celles d’un logiciel de

gestion d’archives ouvertes avec la possibilité d’auto-archiver ses propres publications de recherche.

Imaginez que vous réunissiez par exemple, les logiciels PMB, Greenstone et Dspace dans une même

application…c’est cela INVENIO (en latin : Découvrir, Imaginer, Inventer, Trouver, etc.). Un vrai

« couteau suisse » pour la gestion de l’information documentaire.