Cas pratique GED/Archivage

Abdou Khadre Diop KANE

Senior Manager chez Maarch

Consultant GED/ Archivage

Sommaire

� Introduction

� Besoin et Étude d'opportunité

� Cadrage

� Spécifications

� Réalisation / Conception

� Déploiement

� Recette / Tests

� Transfert de compétence

� Cas pratique projet GED / Archivage

� Questions & Réponses / Echanges

IntroductionDéfinition

� ISO 10006 — Un Projet est un processus qui consiste à coordonner et maîtriser des activités planifiées dans le but d'atteindre un objectif défini et répondant à des exigences spécifiées de délais, de coûts et de ressources.

� Un projet informatique, qu'il s'agisse du développement d'un nouveau logiciel ou de l'installation d'un logiciel déjà développé est complexe par définition.

� La gestion de projet a pour objectifs d'assurer la coordination des acteurs et des tâches dans un souci d’efficience

Produit – Client – Planning – Management

Equipe – Evaluation

Quelques chiffres

� 2% des logiciels fonctionnent à la livraison

� 3% de plus fonctionneront après quelques modifications mineures

� 20% seront utilisés après des modifications majeures

�45% ne seront jamais utilisés

� 30% seront payés mais jamais livrés

Problèmes rencontrés

� Dérapage fonctionnel :� si le maître d’œuvre (prestataire) n’est pas assez à l’écoute du

maître d’ouvrage (client) sur les impératifs fonctionnels

� si le client ne s’implique pas dans la définition des fonctionnalités et de leurs applications

� Dérapage technique� Déployer une solution non maitrisée

� Dérapage du planning :� Délais trop courts

� Manque de réactivité

� Dérapage du budget� Sous estimation du budget

Besoin et étude d’opportunité� Analyse préalable

� Evaluation des bénéfices du projet et des coûts

� Identifier les risques

L’étude d’opportunité permet de valider ou non le bien fondé du projet

Ce besoin est ensuite décrit dans un document qui peut être appelé «Cahier des charges» ou « Expression des besoins »

Hypothèses erronées :

- Les besoins sont clairement exprimés

- Les besoins n'évolueront pas

Cadrage

Le cadrage se passe avant le début du développement du projet. Un bon cadrage est une condition nécessaire à la réussite du projet :� Quel est l'objet du projet ?� Quels sont les enjeux du projet ?� Quelles sont les données du problème ?� Quels est le champ d'application du projet ? Quelles en

sont les limites ?� Quels sont les budgets et délais prévisionnels du projet ?� Qui sont les acteurs ?� Quelles sont les contraintes du client ?� Comment organiser le projet et son bon déroulement ?

Spécifications� Il y a souvent confusion entre Cahier des charges et

spécifications fonctionnelles

� La phase de spécifications permet de décrire les besoins fonctionnels et techniques.

� Les spécifications fonctionnelles constituent donc le point d'articulation entre la demande et la solution

� C’est le temps fort du projet

� C’est le lieu de décrire toutes les fonctionnalités attendues. Privilégier les schémas, les croquis et les copies d’écrans qui valent mieux qu’un long discours

« Souvenez vous, les solutions les plus simples sont toujours les meilleurs »

Réalisation / Conception� Pour les logiciels à concevoir, c’est la phase de mise au

point du programme informatique (système, logiciel ou application)� Algorithmique

� Programmation

� Gestion des versions

� Tests unitaires

� Optimisation du code

� Pour les logiciels déjà développés c’est la phase d’intégration, de paramétrage et développements complémentaires suivants les spécifications validées avec le client

Déploiement� C’est la phase d’installation de la solution dans

l’environnement réel du client.

� Le livrable de cette phase est l'ensemble des fichiers mis à disposition du client : non seulement les programmes, mais le mode d'emploi et les fichiers de configuration.

Recette / Tests

� Cette phase vise à s’assurer formellement que le produit est conforme aux spécifications

� Recette fonctionnelle

� Recette technique

� Un examen approfondi, composé d'une suite de tests, est effectué en vue de vérifier l'alignement du produit avec le cahier des charges et les spécifications validées par le client

� Le cahier de recette doit préciser toutes les fiches de test passées par le prestataire, ainsi que celles à passer dans l'environnement du client

Transfert de compétence

� Une fois la recette et les tests effectués et validés, un transfert de compétences du prestataire au client est nécessaire

� La formation permet de dispenser les éléments nécessaires à la compréhension du fonctionnement des dispositifs

� La formation doit être personnalisée suivant les profils d’utilisation (formateurs, opérateurs, utilisateurs simples, administrateurs techniques et fonctionnels)

Cas d’un projet GED / Archivage

Phases Actions Livrables

Besoin et étude d’opportunité

� Analyse � Evaluation

� Expression de besoin / Cahier de charges

� Offre de solution

Cadrage� Périmètre� Acteurs� Enjeux

� Note de cadrage

Spécifications � Fonctionnalités� Spécifications fonctionnelles � Spécifications techniques

Réalisation / Conception� Développement� Intégration

� Dossier d’Architecture Technique

Déploiement � Installation� Progiciel� Manuel d’installation

Recette / Test� Recette fonctionnelle� Recette Technique

� Cahier de recette� Fiches de test

Transfert de compétence � Formations� Manuels : Users, Admins,

Exploitation

Assistance� Démarrage� Mise en exploitation� VSR/VABF

� Rapport final

Merci de votre attention

Question & Réponses

Echanges