Atelier adbs 27 mars 2012 présentation pmb

Atelier ADBS – 27 mars 2012

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Présentation du logiciel de gestion documentaire PMB

1. Présentation générale

Atelier du 27 mars 2012

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La société PMBServices

- Existe depuis 2004

- Comprend une vingtaine d'intervenants

- CA 2009-2010 : 1 252 KE

- Située dans la Sarthe à Château du Loir

- www.sigb.net

Plusieurs cas de figure d'implantation : - en autonomie complète – souvent avec l'aide d'un stagiaire

"geek", - en installation autonome puis assistance de PMBServices pour

aide au paramétrage, - en projet entièrement dirigé par la société PMBServices,

- avec reprise ou non d'une ancienne base, - avec hébergement ou non chez PMBServices.

PMB et le secteur juridiqueLe logiciel PMB a été implanté dans des cabinets d’avocats et

institutions suivantes : CNIL, Shearman Sterling, Alérion, PDGB, Franklin, AdDen, Bird & Bird, Proskauer, Darrois Villey Maillot Brochier, Mayer Brown, STC Partners


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Le contexte du logiciel libreLe logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition

d'une communauté qui aura pour objectif de participer à son amélioration. Le logiciel PMB est donc téléchargeable gratuitement sur Internet.

Le logiciel est certes gratuit mais le temps passé à son installation reste à la charge de l'entreprise.

Dans le cadre d'une installation via PMBServices, l'utilisateur paye du service et non des licences.

L'autre point important dans le débat libre contre propriétaire est que le logiciel libre offre d'emblée l'ensemble de ses modules, que l'on souhaite ou non les utiliser. Ainsi l'utilisateur ne paye pas plus cher pour acquérir de nouveaux modules (bulletinage, OPAC, prêt, portail – bientôt dans PMB…). Tous les modules sont installés, libre à l'utilisateur de les paramétrer, de les utiliser ou de les laisser de côté.


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Attention !

Certains départements informatiques refusent parfois de travailler avec des logiciels libres. La question de la pérennité peut se poser au tout début de l'existence du logiciel.

Mais cette question s'est aussi posée avec des logiciels propriétaires (cf. Alexandrie) : ce n'est pas parce que le logiciel est un logiciel propriétaire qu'il est "garanti à vie" !


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Dans les faits, il n'est pas évident de participer à l'amélioration d'un logiciel car tout un chacun n'est pas compétent pour programmer du code.

Néanmoins, les retours d'expérience, les mises en ligne de fiche techniques, les groupes d'utilisateurs, les signalements de bugs, l'évaluation de versions pre-release, sont considérés comme des contributions à la communauté.

Le fait qu'un client privé commande un développement ou une amélioration de PMB à PMServices, bénéficie gratuitement à l'ensemble des utilisateurs potentiels, clients ou non de PMBServices.


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2. Présentation de différents OPAC

Darrois Villey Maillot BrochierProjet développé en juillet 2008 par Carole Guelfucci

STC PartnersProjet développé en août 2011 par Katell Piboubès

Bayer BrownProjet développé en septembre 2011 par Agnès Chrissement


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Darrois Villey Maillot Brochier

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OPAC haut de page

Darrois Villey Maillot Brochier

27 mars 2012

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OPAC bas de page

STC Partners


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Mayer Brown

3. Fonctionnalités de PMB

CatalogagePMB permet de cataloguer tous types de documents papier et électroniques

• 1 notice bibliographique par document• Récupération possible de notices sur serveurs externes : BNF, Sudoc…• Paramétrage personnalisé de la grille de saisie• Exemplarisation des documents• Gestion des localisations (bibliothèque multi site), lieux de rangement, cote, statut (consultation sur place, empruntable, en reliure …)• Affichage des nouveautés sur l’OPAC


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Gestion des périodiques•Titre de périodique = 1 notice (personnalisation de la grille de saisie)

• Bulletinage : o création d’un modèle prévisionnel de bulletinage (périodicité, exclusions de dates, numérotation…)o création d’un abonnement lié au modèle (durée abonnement, localisation, cote, statut, n° de départ, délai avant retard…)A partir des éléments entrés dans le modèle et l’abonnement, PMB génère la liste des bulletinages

• Dépouillement : création d’une notice de dépouillement Atelier du 27 mars

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Gestion des acquisitions• création de budgets

• fichier des fournisseurs

• suggestions d’acquisition – compte lecteur

• émission de bons de commande / mise à jour du budget

• gestion de la réception des documents


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Gestion des emprunts• constitution et gestion du fichier des emprunteurs : création/suppression d’un compte-lecteur

• gestion du prêt et du retour des documents : gestion par l’administrateur et/ou par le lecteur

• gestion des réservations par le compte lecteur

• gestion des rappels : par mail


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Dossiers documentairesDes dossiers documentaires peuvent être créés à partir de

notices mères / notices filles :

• notice mère : titre du dossier documentaire• notices filles : sous-parties du dossier documentaire

A chaque notice peuvent être ajoutés des documents numériques


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DSI (diffusion sélective d’information)Il s’agit de paramétrer une requête et la mise en page de celle-ci. Le

tout est envoyé à une liste d’utilisateurs définis. Dans le milieu juridique, on peut envisager une DSI thématique sur

une spécialité juridique à destination d’un groupe d’avocats ou de professionnels.

Cela sous-entend que la base soit alimentée par un grand nombre de notices en tous genres. Dans ce cas, la DSI peut être une façon de propulser un panorama de presse – sous réserve que tous les éléments du panorama soient autant de notices dans PMB.


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Chez Darrois, la DSI est contournée pour envoyer de manière automatique toutes les nouvelles notices saisies dans la base pendant une période donnée (1 mois) à l’ensemble des utilisateurs.

La DSI se présente sous forme d’e-mail où les notices sont automatiquement rangées selon un plan de classement. Dans ce cas, il s’agit d’une DSI « nouvelles acquisitions ».

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DSI

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Mailing automatique des nouvelles "acquisitions"

4. Mise en place du logiciel

Phase d'implantation • paramétrage (essentiellement à distance et lors de la formation)• conception de la charte graphique personnalisée de l’OPAC• éventuelle reprise de données ( à partir d’un fichier .xls ou d’une autre base)

Formation • 3 jours : catalogage / gestion des périodiques / OPAC, infopages• prise en charge partielle des frais par OPCA

Aspects techniques hébergement, mises à jour, assistance (hot line)

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BudgetLe budget diffère selon le mode d’implantation choisi et les services

fournis par PMBServices.

L’implantation de PMBServices est plus économique que l’implantation de logiciels propriétaires (rapports de 1 à 2 ou à 4) : pas de frais d’acquisition et des frais d’hébergement moindres

Principaux postes budgétaires : • suivi de projet, paramétrage, conception de la charte graphique• formation : elle représente la part la plus importante du budget • forfait annuel : hébergement et hot-line


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Pour la conception graphique de l'OPAC, il est possible en 2012 de faire appel à : Ida RENOULTDocumentaliste & WebmasterPMBthemes

Mail : [email protected] : 06 85 34 34 90Site : www.pmbthemes.fr

Mise en garde : ses services sont beaucoup plus limités que ceux de la société PMBServices.


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5. Evolutions

Club des utilisateurs de PMB en documentation juridiqueS’est réuni 3 fois depuis sa création en 2009.

Les comptes rendus de nos réunions se trouvent sur :http://cguelfucci.free.fr/Html/Publications.htm

Réunions informelles sous forme de retour d'expérience : présentations d'OPAC, présentations de fonctionnalités, présentations des évolutions des nouvelles versions par Eric Robert (PMBServices), échanges avec Eric Robert afin de voir avec lui quelles évolutions futures de PMB correspondent le mieux aux besoins spécifiques des documentalistes juridiques.


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Voir aussi sur le site de PMBServices :

Un wiki : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.html

Plusieurs listes de discussion en fonction du profil (développeur, traducteur…)http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/mailingliste.html


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Technology

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