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Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
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Les défis de l’archivage numériqueLes défis de l’archivage numérique
du 31 juillet au 1er juin 2012du 31 juillet au 1er juin 2012Durée : 45 minutesDurée : 45 minutes
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
Les défis de l’archivage numérique 2© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Du papier au numériqueDu papier au numérique
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier.
Les défis de l’archivage numérique 3© CABSIS Consulting Ltd - 2012
L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
Maurice à l’ère du numériqueMaurice à l’ère du numérique
À l’instar des autres pays dans le monde, Maurice évolue aujourd’hui dans l’ère du numérique et est de plus en plus enclin aux nouvelles technologies.
Les défis de l’archivage numérique 4© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Depuis plusieurs décennies, de grands projets technologiques ont été initiés par les politiques afin de stimuler le développement des compagnies du secteur BPO-TIC et des autres secteurs industriels et de favoriser les échanges internationaux.
Une ouverture vers le monde…Une ouverture vers le monde…
Les défis de l’archivage numérique 5© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o 2002Câble sous-marin SAT3/WASC/SAFE (South Africa Far-East)340 Gigabits/sec.
Quelques dates clés :
o fin 2009Câble sous-marin LION1,28 Terabits/sec.
Situation en 2012
une couverture Internet nationale…une couverture Internet nationale…
Les défis de l’archivage numérique 6© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o 2012 (projet) « Faire de l’accès à l’Internet un droit basique » (Tassarajen Pillay Chedumbrum, Ministre des TCI)
o 2014 (objectif) très haut débit pour 60 % des foyers mauriciens
Un flux d’informations quotidienUn flux d’informations quotidien
À titre personnel ou professionnel, nous reçevons, générons et diffusons au quotidien, un flux de données et d’informations qu’il convient de gérer et de conserver.
Les défis de l’archivage numérique 7© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Des informations de toute natureDes informations de toute nature
Les défis de l’archivage numérique 8© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o email ou courrier papier
o fichiers informatiques diverso films, vidéo clips
o newsletter & journaux de presse
o photoso musiques
o fax, photocopie, scan
o SMS, MMS, téléphone
Technologie & e-servicesTechnologie & e-services
Toutes ces technologies de communication et d’information ont les conséquences suivantes :
Les défis de l’archivage numérique 9© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Citoyen : accès simplifié à l’information, à la communication et à la culture grâce à Internet (e-commerce, e-banking, e-learning, réseaux sociaux, VOD, etc.)
Secteur public : création d’emplois, optimisation du fonctionnement de ses différents organes (évolution vers le e-government / e-administration) pour un meilleur service envers le citoyen
Secteur privé : amélioration de la productivité et de l’efficacité contribuant à une meilleure image et compétitivité à l’international (e-business)
Un défi pour les secteurs privé & publicUn défi pour les secteurs privé & public
Qu’il s’agisse d’informations financières, d’emails ou encore de fichiers issus de la production quotidienne, ces informations ou données numériques doivent être :
o conservées pour respecter la politique de protection des données de la compagnie et les réglementations en vigueuro disponibles à la demande pour les utilisateurs (respect des SLA*…)o accessibles sans pour autant être disponibles sur le stockage primaire
… le tout en maintenant le coût du stockage à un niveau minimum.
Les défis de l’archivage numérique 10© CABSIS Consulting Ltd - 2012
* Service Level Agreement
Explosion du volume des donnéesExplosion du volume des données
Les compagnies actuelles connaissent en revanche une croissance exponentielle de leurs données numériques.
Les défis de l’archivage numérique 11© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Gestion des données numériquesGestion des données numériques
Pour faire face à cet accroissement du volume de données, le citoyen véritable “ consommateur de technologie numérique ”, les secteurs public ou privé de plus en plus sollicités, doivent mettre en place des solutions pour conserver et préserver leur patrimoine numérique selon des critères qui leur sont propres.
Les défis de l’archivage numérique 12© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o archivage
o sauvegarde
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
Les défis de l’archivage numérique 13© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Sauvegarde : (n. f.) procédure de protection des informations contenues dans un système informatique, par copie de ces informations sur disque ou bande magnétique. (Définition du dictionnaire Larousse).
Définition de la sauvegardeDéfinition de la sauvegarde
o Quelles sont les données à sauvegarder ?
o Quand doit-on sauvegarder les données ?
o Où doit-on sauvegarder les données ?
o Combien de temps dois-je conserver une copie des données sauvegardées ?
Les défis de l’archivage numérique 14© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Une politique de sauvegarde doit tenir compte des questions suivantes :
Archivage : (n. m.) action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat (Définition du dictionnaire Larousse).
Définition de l’archivageDéfinition de l’archivage
Une politique d’archivage doit tenir compte des questions suivantes :
o Quelles sont les données à archiver ?
o Quelle organisation logique adopter ?o Qui peux accéder à quoi ?
o Comment puis-je retrouver facilement les données ?
Les défis de l’archivage numérique 15© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Distincts mais complémentaires…Distincts mais complémentaires…
Les défis de l’archivage numérique 16© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La sauvegarde et l’archivage sont deux processus distincts avec des objectifs de gestion de la donnée différents. Ils doivent par conséquent être traités différemment :
o le processus de sauvegarde stocke de multiples copies de la donnée active dans le but de pouvoir les restaurer en cas de désastre. Il s’agit d’une copie distante d’une donnée, stockée sur le stockage primaire, changeant fréquemment et nécessitant au minimum une sauvegarde quotidienne.
o le processus d’archivage est au contraire à l’opposé de la sauvegarde. Le but est de disposer d’une copie unique d’une donnée jugée inactive pour préserver et conserver l’intégrité de son contenu.
Copie primaire ou secondaireCopie primaire ou secondaire
Les défis de l’archivage numérique 17© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Stockage primaireSauvegarde
Donnée dynamiqueDonnée dynamique
Copie(s) secondaire(s) de fichiers, base de données, emails, machines virtuelles…
Archivage
Donnée statiqueDonnée statique
Copie primaire de fichiers ou d’emails (dossier comptables, rapports financiers, fichiers audio & vidéo, projets achevés, etc.) avec indexation éventuelle du contenu.
Donnée de productionDonnée de production
Restauration
Création d’une copie secondaire du contenu dynamique d’une donnée
Rétention du contenu à court terme
Supports performants et réinscriptibles
Formats d’écriture propriétaires sur le support
Conformité au contexte d’origine uniquement (mémorisation des chemins et attributs)
Toutes les données sont potentiellement concernées (fichiers ou base de données)
Hétérogénéité des plateformes et applications, fenêtres de sauvegardes imparties, besoin de performance en sauvegarde et en restauration
Préservation et restitution
Création d’une copie primaire du contenu statique d’une donnée de référence
Stockage du contenu sur le long terme
Supports permanents, inaltérables
Formats d’écriture normalisés sur le support
Conformité sur le long terme (organisation logique, absence de chemin, saisie de métadonnées)
À l’issu de la préparation, seule une sélection des données est concernée
Plus faible diversité de plateformes et d’applications, absence de planification, moindre criticité des performances
Stockage planifié de donnéesStockage planifié de données
SAUVEGARDEDéplacement de données sélectionnéesDéplacement de données sélectionnées
ARCHIVAGE
Comparatif sauvegarde & archivageComparatif sauvegarde & archivage
Les défis de l’archivage numérique 18© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Conclusion : la sauvegardeConclusion : la sauvegarde
Les défis de l’archivage numérique 19© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La sauvegarde est un processus planifié de collecte, d’acheminement et de stockage sur le court terme d’un ensemble de données dynamiques en vue d’une restauration.
Conclusion : l’archivageConclusion : l’archivage
Les défis de l’archivage numérique 20© CABSIS Consulting Ltd - 2012
L’archivage est un processus ponctuel de sélection, de classification et de conservation sur le long terme d’un ensemble de données statiques en vue d’une restitution ou d’une exploitation de leur contenu.
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
Les défis de l’archivage numérique 21© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La donnée et son écosystèmeLa donnée et son écosystème
Les défis de l’archivage numérique 22© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La donnée est par conséquent au cœur des préoccupations de tout un chacun, qu’il s’agisse de préserver :
Citoyen : les photos de famille, vidéos ou musiques préférées ou encore des documents personnels
Secteur public : les données personnelles des citoyens, des différentes administrations, militaires ou encore celles issues d’un processus de dématérialisation
Secteur privé : les données stratégiques, vitales et confidentielles de la compagnie (financières, juridiques et commerciales)
Mieux connaître et maîtriser la donnéeMieux connaître et maîtriser la donnée
Les défis de l’archivage numérique 23© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Si nous savons parfaitement générer de la donnée et la diffuser grâce aux infrastructures actuelles, une gestion et une préservation de la donnée reposent sur…
o une meilleure compréhension de son cycle de vie
o une estimation de sa valeur fondée sur des critères à caractère juridique ou économique.
Ces points sont indispensables, et ce, principalement pour le secteur public et les compagnies privées.
Information Life Cycle Management (ILM)Information Life Cycle Management (ILM)
Les défis de l’archivage numérique 24© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Le cycle de vie de la donnée et la valeur économique ou juridique peuvent être appréhendés au moyen de l’ILM.
Information Lifecycle Management (ILM) : stratégie comportant un ensemble de directives, de processus, de meilleures pratiques, de technologies logicielles et matérielles destinée à pouvoir disposer d’une donnée, selon un critère économique ou juridique, depuis sa génération jusqu'à son classement final.
ILM FrameworkILM Framework
Les défis de l’archivage numérique 25© CABSIS Consulting Ltd - 2012
ILMILM
ITStaff
Activité
BesoinsCompagn
Compagnieie
Définition Exigences Conformité
• Sauvegarde
• Archivage
• DRP
• Procédure & processus
• Automatisme
Applications
Gestion de l’information
Gestion de la donnée
Infrastructure
LogicielsGénère Exploite
Exigences
Clients
Fournisseurs
Extern
e
Extern
e
Réglementations
Organisme de régulation
Exigences
Conformité
ILMILM
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
Les défis de l’archivage numérique 26© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Trois motifs d’archivage des donnéesTrois motifs d’archivage des données
Les défis de l’archivage numérique 27© CABSIS Consulting Ltd - 2012
* Hiérarchical Storage Management
Compte-tenu des différentes contraintes et obligations qui pèsent sur les données, l’archivage peut être classifié comme suit :
Archivage hiérarchique
(HSM*)
Réduire les coûts de la donnée en optimisant les ressources de l’entreprise
Archivage patrimonial
Préserver, valoriser et organiser l’historique des données sur le long terme
Archivage légal
Conserver, sécuriser et garantir l’intégrité de la donnée pour se conformer aux réglementations en vigueur
Archivage hiérarchique (HSM*) Archivage hiérarchique (HSM*)
Les défis de l’archivage numérique 28© CABSIS Consulting Ltd - 2012
* Hiérarchical Storage Management
« Trouver un compromis entre les coûts d’exploitation et la performance du système d’information. »
Les défis de l’archivage hiérarchique (HSM*)Les défis de l’archivage hiérarchique (HSM*)
Les défis de l’archivage numérique 29© CABSIS Consulting Ltd - 2012
* Hiérarchical Storage Management
o La donnée (copie primaire) est migrée selon sa fréquence d’accès ou de modification sur un support secondaire ou tertiaire (Tiered Storage Management) selon des critères économiques ou de performance
o Le processus de sauvegarde est inopérant et la fenêtre de sauvegarde impartie n’est plus respectée
o La préoccupation première est la maîtrise des coûts associés à l’augmentation des volumes de données sur le stockage primaire
o Ce processus est transparent pour l’utilisateur, la donnée migrée est restituée à la demande depuis le support d’archivage
Principe et constatationPrincipe et constatation
Les défis de l’archivage numérique 30© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Face à l’accroissement des volumes de données, il devient nécessaire de trouver un compromis entre le coût d’exploitation et la performance d’accès à la donnée et son utilisation quotidienne par les utilisateurs
o L’optimisation des ressources du système d’information induite par la mise en place d’un archivage hiérarchique (ou économique) est obtenue par une analyse de la fréquence d’accès (atime) ou de modification (mtime) de la donnée sur le stockage primaire
Statique ou dynamique ?Statique ou dynamique ?
Les défis de l’archivage numérique 31© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o la taxonomie de donnée suivante peut être définie :
o Le système différencie ainsi les données rarement consultées (en lecture/écriture) de celles utilisées au quotidien, autrement dit « statiques » ou « dynamiques » respectivement
o Active consultée fréquemment dans le cadre de la production
o Récente consultée depuis peu ou régulièrement, doit être conservée en ligne
o Archive doit être conservée, mais n’est consultée qu’exceptionnellement
Cycle de vie de la donnéeCycle de vie de la donnée
Les défis de l’archivage numérique 32© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Tiered Storage ManagementTiered Storage Management
Les défis de l’archivage numérique 33© CABSIS Consulting Ltd - 2012
ARCHIVAGEARCHIVAGESAUVEGARDESAUVEGARDE
Création d’un Stub
RÉPLICATION RÉPLICATION SNAPSHOT SNAPSHOT CDP CDP
Quelques chiffres clés…Quelques chiffres clés…
Les défis de l’archivage numérique 34© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o entre 40% et 60% des données sauvegardées quotidiennement n’ont pas été consultées depuis plus de 2 années
o statistiquement les données de production, dites « actives », ne représentent qu’entre 20% et 30% du volume total sauvegardé
o les données statiques présentent sur le stockage primaire représentent entre 20% et 40% du volume total
Bénéfices de l’archivage hiérarchiqueBénéfices de l’archivage hiérarchique
Les défis de l’archivage numérique 35© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o réduction du volume de données sur le stockage primaire (données de production)
o La sauvegarde et l’archivage hiérarchique sont étroitement liés ce dernier apportant rapidement les bénéfices suivants :
o diminution du temps de sauvegarde
o réduction du volume de données sur le stockage secondaire (données sauvegardées)
ConclusionConclusion
Les défis de l’archivage numérique 36© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o L’archivage hiérarchique permet de réduire le volume de données sauvegardées quotidiennement et de diminuer le nombre de bandes
sans HSMsans HSM
Avant…Avant…
avec HSMavec HSM
Après…Après…
Archivage patrimonialArchivage patrimonial
Les défis de l’archivage numérique 37© CABSIS Consulting Ltd - 2012
« Organiser, hiérarchiser et indexer la donnée pour une meilleure valorisation de son patrimoine numérique. »
Les défis de l’archivage patrimonialLes défis de l’archivage patrimonial
Les défis de l’archivage numérique 38© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Les formats de données éligibles pour l’archivage sont hétérogènes (généralement propriétaires) et ils doivent être normalisés afin de garantir dans le temps la pérennité de restitution et de diffusion du contenu des données archivées
o L’objectif est de recenser, hiérarchiser et d’indexer, grâce à des métadonnées, un ensemble de données non structurées afin d’en préserver le contenu et la présentation pour une exploitation future
o Les formats utilisés par les solutions d’archivage doivent impérativement être ouverts pour garantir, sur le long terme, une parfaite indépendance de la donnée archivée
o Les supports destinés à l’archivage doivent être à même de suivre les évolutions technologiques les concernant
Les médias, acteurs du patrimoine numériqueLes médias, acteurs du patrimoine numérique
Les défis de l’archivage numérique 39© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La presse audio-visuelle, les journaux, la télévision, la radio sont des acteurs majeurs dans la génération de contenus multimédia pour le grand public et les compagnies privées :o reportages culturels TV et radio
o interview radio et téléviséeo revue de presse
o sondages d’opiniono retransmission d’évènements publics
Avec les artistes, les conservateurs et écrivains, ils contribuent à alimenter la principale mémoire papier et audio-visuelle d’un pays. Au même titre que le secteur public, ils sont également d’excellents candidats dans un projet d’archivage patrimonial.
Patrimoine numérique du citoyen (1/2)Patrimoine numérique du citoyen (1/2)
Les défis de l’archivage numérique 40© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Une réelle stratégie de sauvegarde est complexe à mettre en œuvre et onéreuse par rapport à la valeur « réelle » des données
o Une copie des données jugées utiles est réalisée ponctuellement sur un support amovible bon marché (clé ou disque USB)
o Aucune distinction entre un processus de sauvegarde et d’archivage
o Il n’y a aucune gestion des versions de fichier : la dernière version du fichier remplace « généralement » la précédente
Patrimoine numérique du citoyen (2/2)Patrimoine numérique du citoyen (2/2)
Les défis de l’archivage numérique 41© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Le patrimoine numérique « maison » est constitué majoritairement de fichiers multimédia (titres musicaux, photo et vidéo) et de fichiers bureautiques pour la correspondance
o appareil photo numérique, caméra vidéoo numérisation de CD audio (ou téléchargement iTunes)o problèmes liés aux formats propriétaires compressés ou non
o La préservation des emails reste un « casse-tête » :o utilisation de webmails (pas forcément de copie locale)o exotisme des formats de stockage des messages
Patrimoine numérique dans une SMB* (1/2)Patrimoine numérique dans une SMB* (1/2)
Les défis de l’archivage numérique 42© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Aucune politique d’archivage : les données statiques coexistent avec les données dynamiques de production (longues sauvegardes)
o Utilisation de logiciels avec des formats propriétaires et non documentés de type Microsoft pour les bases de données (MS SQL Server), les applications (MS Exchange) et de suite bureautique (MS Office)
o Une politique de sauvegarde élémentaire est opérationnelleo Les données de production s’accumulent sur le stockage primaire, même en fin de vie :
o Aucune gestion du cycle de vie des données : « On garde tout ! »
* Small Medium Business
Patrimoine numérique dans une SMB* (2/2)Patrimoine numérique dans une SMB* (2/2)
Les défis de l’archivage numérique 43© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Il est possible de définir des métadonnées correspondant à l’activité de la compagnie pour chaque application métier
o Une copie papier est conservée « en lieu sûr » par chaque service pour les documents les plus importants ou sur un support amovible (ex. clé ou disque USB)
o Les formats de données sont migrés à chaque changement de version majeure (par ex. fin de support de la suite bureautique)
o Les données sont regroupées sur un ou plusieurs serveurs de fichiers. Chaque service ou utilisateur possède sa méthode de classement (création en règle générale d’une arborescence de fichiers constitués de répertoires)
* Small Medium Business
Problèmes humains et techniques (1/2)Problèmes humains et techniques (1/2)
Les défis de l’archivage numérique 44© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Réticences concernant l’adhésion à la politique d’archivage : o définition de règles strictes bouleversant les habitudes
des utilisateurso absence de décision de la part des personnes concernées
(utilisateurs et/ou décideurs)
o Absence d’outil standard pour classer et indexer les documents (ajout de métadonnées)
o Nécessité de convertir les documents éligibles, utilisant des formats propriétaires, dans un format documenté et sans restriction d’utilisation (PDF/A, TIFF, XML, Texte)
Problèmes humains et techniques (2/2)Problèmes humains et techniques (2/2)
Les défis de l’archivage numérique 45© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Définition de règles conditionnant l’archivage d’un document (déclencheur)
o Désuétude des supports secondaires de données archivées, nécessitant une recopie des données pour suivre leur évolution (absence parfois de compatibilité ascendante)
o Nécessité de sélectionner, d’exporter les données destinées à l’archivage d’une base de données et de les stocker dans un format structuré (type XML)
Solutions apportées aux formatsSolutions apportées aux formats
Les défis de l’archivage numérique 46© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Des formats de fichiers destinés à la diffusion et à l’archivage ont été élaborés conformément à des normes internationales (ISO)
o De la même manière, le format d’écriture sur le support d’archivage doit être indépendant et normalisé
L’utilisation de formats propriétaires, au niveau de la donnée de production, compromet la pérennité de son exploitation sur le long terme.
Tous les formats de fichier et d’écriture doivent être parfaitement documentés et accessibles à tous !
Formats d’écritureFormats d’écriture
Les défis de l’archivage numérique 47© CABSIS Consulting Ltd - 2012
La solution visant à archiver les données, sous forme d’assemblage de fichiers, sur un support de type bande physique doit utiliser les formats d’écriture suivants :
o SIDF
Standardisé par la norme ECMA-208, puis ISO/IEC 14863:1996 Information technology -- System-Independent Data Format (SIDF)
o tar ou cpio*
Standardisé par les normes POSIX 1-1988 puis POSIX 1-2001
* abandonné par des versions ultérieures de la norme à partir de POSIX.1-2001,
en raison de sa limitation aux fichiers de 8 Go
Formats destinés à l’archivage / à la diffusionFormats destinés à l’archivage / à la diffusion
Les défis de l’archivage numérique 48© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Le document papier est fixé au terme de sa production et ne change plus pour toutes les autres étapes de son cycle d’utilisation.
A contrario, le document électronique issu de la production (format généralement propriétaire) se voit converti en un format de fichier différent pour :
o la diffusion (web, consultation à l’écran, impression papier)o l’archivage (préservation et conservation)
Etapes Production, Diffusion et ArchivageEtapes Production, Diffusion et Archivage
Les défis de l’archivage numérique 49© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Un document peut être archivé ou diffusé dans deux situations distinctes, selon le support de production à disposition (la source) :
o document numérique exclusivement
o document papier exclusivement
Dans un projet de numérisation, incluant un processus de conservation à long terme, doit prévoir la génération de ces deux jeux de données. Chaque document « post-production » peut être enrichi et indexé grâce à des métadonnées pour une exploitation future (e-discovery).
Numérisation rétrospective : papierNumérisation rétrospective : papier
Les défis de l’archivage numérique 50© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Quand la source est un support papier, livres anciens ou manuscrits par exemple, ils doivent être numérisés (scannés sans OCR*) pour pouvoir être diffusés et/ou archivés.
* Optical Character Recognition
Fichier format
TIFF
Numérisation
Archivage long terme
Manuscrit papier
ImageConversion
Diffusion
Métadonnées + Structuré XML
Consultation, recherche…
Numérisation rétrospective : numériqueNumérisation rétrospective : numérique
Les défis de l’archivage numérique 51© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Quand la source est un support numérique, fichier Word produit par un utilisateur par exemple, ils doivent être convertis pour pouvoir être diffusés et/ou archivés.
Fichier format
TIFF
Conversion
Archivage long terme
Fichier numériqu
e
TexteConversion
Diffusion
Métadonnées + Structuré XML
Consultation, recherche « Full- Text »…
Formats d’archivage : imageFormats d’archivage : image
Les défis de l’archivage numérique 52© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Format TIFF_6 (Tagged Image File Format, révision 6)
Développé par Aldus (puis racheté par adobe et Microsoft) Standard ISO/IEC 12639:2004
Permet la création d’images de grande taille, sans perte de qualité, indépendamment des plateformes et des périphériques, documentation des images (tag)
o idéal pour de l’archivage à long termeo pleinement documentéo gestion de couleur étendue (RVB et quadrichromie)o couramment utilisé dans les imprimerieso consultable par le web sous certaines réserves
Formats d’archivage : audioFormats d’archivage : audio
Les défis de l’archivage numérique 53© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Format WAVE (Broadcast Wave Format BWAV)Développé par l’European Broadcasting Union depuis le format WAVE de Microsoft, s’appuyant sur les spécifications génériques du Resource Interchange File Format (RIFF) développé par Microsoft et IBM. Recommandé par l’IASA (International Association of Sound and Audiovisual archives)
Permet la création de fichiers son de grande taille et est adapté à la diffusion indépendamment du périphérique utilisé
o pleinement documentéo qualité sonore de type CDo largement répandu dans le secteur public et privé
Formats d’archivage : vidéoFormats d’archivage : vidéo
Les défis de l’archivage numérique 54© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Format MPEG-4_FF_2 (version 2)Développé par Motion Picture Experts Group Standard ISO/IEC 14496-14:2003
Permet la création de vidéo de grande taille, sans perte de qualité et est adapté à la diffusion indépendamment du périphérique utilisé
o pleinement documentéo bonne qualité de l’image et du son (dépend cependant du processus d’encodage)o largement répandu dans le secteur public et privé
Formats d’archivage : texteFormats d’archivage : texte
Les défis de l’archivage numérique 55© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Format PDF/A (PDF Archive)
Développé par un comité technique ISO/IEC JTC, en collaboration avec l’Union internationale des TélécommunicationsStandard ISO 19005-1:2005
Permet de générer un fichier assurant la conservation à long terme des fichiers PDF, il s’appuie sur la version PDF 1.4. Il est employé dans d'archivage électronique des documents et la constitution de bibliothèques numériques.
Formats d’archivageFormats d’archivage
Les défis de l’archivage numérique 56© CABSIS Consulting Ltd - 2012
Format PDF/A (PDF Archive)
Ce format possède quelques contraintes :o interdiction d’avoir un contenu audio/vidéoo utilisation obligatoire de métadonnées standardisées
o fichiers exécutables et Javascript déconseillés
o nécessité d’encapsuler les polices de caractères afin d’obtenir un rendu universel
Bénéfices de l’archivage patrimonialBénéfices de l’archivage patrimonial
Les défis de l’archivage numérique 57© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o création d’une médiathèque offrant un accès à la culture à chaque citoyen et étudiant, possédant un rayonnement international grâce à l’Internet
L’archivage patrimonial permet de valoriser et d’enrichir le contenu d’une donnée dans le but de le restituer à l’identique. Il permet de préserver un contenu de données multimédia (audio et vidéo) et texte. Il ouvre les perspectives suivantes :
o consultation d’anciens journaux, articles de presse et reportages téléviséso immortalisation d’une partie du patrimoine national culturel
Archivage légalArchivage légal
Les défis de l’archivage numérique 58© CABSIS Consulting Ltd - 2012
« Préserver, sécuriser et garantir l’intégrité de la donnée pour se conformer aux réglementations en vigueur. »
Les défis de l’archivage légal (1/2)Les défis de l’archivage légal (1/2)
Les défis de l’archivage numérique 59© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o Les formats de données éligibles pour l’archivage sont hétérogènes et l’on est souvent confronté à des documents papiers manuscrits, notamment dans les différentes administrations du gouvernement (informations sur l’état civil, informations cadastrales, actes notariés, etc.).
o L’objectif est de recenser et de conserver électroniquement un document dématérialisé, afin d’en garantir la pérennité, la sécurité, l’intégrité et la non-répudiation pour une restitution à l’identique.
Les défis de l’archivage légal (2/2)Les défis de l’archivage légal (2/2)
Les défis de l’archivage numérique 60© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o La probité d’un document archivé repose sur son intégrité au moyen d’une signature électronique, incontestable par le législateur, permettant d’identifier son auteur et de protéger le contenu.
o Les formats utilisés par les solutions d’archivage doivent impérativement être ouverts pour garantir, sur le long terme, une parfaite indépendance de la donnée archivée
o L’accès au document archivé doit être restreint pour en garantir sa sécurité.
ContrefaçonContrefaçon
Les défis de l’archivage numérique 61© CABSIS Consulting Ltd - 2012
o vous devez par conséquence vous défendre face à la justice afin de prouver votre bonne foie.o le juge peut demander une expertise en écriture afin de viser l’authenticité du document en question.
Chaque citoyen signant un document papier peut se voir confronté au problème de la contrefaçon. Une personne mal intentionnée peut tenter d’imiter votre signature ou pire votre écriture et l’apposer sur un autre document pour vous accuser.
Les résultats ne sont pas toujours probants et l’expert doit observer une indépendance absolue.
citoyen
faussaire
Chiffrage d’un documentChiffrage d’un document
Les défis de l’archivage numérique 62© CABSIS Consulting Ltd - 2012
D’un point de vue numérique, il est possible de chiffrer un document, afin que son contenu ne soit exploitable (lisible) que par la (les) personne(s) possédant la clé.
originaldocument
chiffré
chiffrage
La clé de chiffrage est communément appelée « clé publique » (Whitfield Diffie et Martin Hellman, 1976).
propriétaire
Format PDF/A
Déchiffrage d’un documentDéchiffrage d’un document
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Lors du chiffrage, le propriétaire du document s’est vu remette une clé, différente de celle ayant permis de chiffrer l’original. Cette clé est communément appelée « clé privée ».
originaldocument
chiffré
déchiffrage
La clé de déchiffrage peut être distribuée à plusieurs personnes de confiance et conservée en lieu sûr.
propriétaire
personne de confiance
Autorité de certificationAutorité de certification
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L’Autorité de certification (Certificat Autority - CA) est une instance ayant pour mission de signer, d’émettre et de maintenir à jour :
Le CA recense les clés publiques associées et leurs propriétaires légitimes pour garantir une communication en toute confiance. D’un point de vue organisationnel, à Maurice, le candidat éligible, pourrait être :
o ICTA (Information and Communication Technologies Authority)
CA
o les listes de révocation (CRL : Certificate Revocation List)
o les certificats (CSR : Certificate Signing Request)
OrganisationOrganisation
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original
propriétaire
CA
Demande de Certification du document
Génération clés
publiques / privées(s)
distribution
Enregistrement des CSR
chiffrage
document chiffré
personne de confiance
distribution faussaire
DématérialisationDématérialisation
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o citoyen : achat par Internet avec facture à l’appui (e-commerce), accès à des services publics (déclaration d’impôts, vote, etc.)
La dématérialisation permet de transformer des documents papier en documents électroniques. En s’appuyant sur un principe de chiffrement, les applications sont multiples :
o service public : recentrage des fonctionnaires sur leur activité principale, le service au citoyen
o service privé : e-business, échange de données électroniques
Principales réglementations en vigueurPrincipales réglementations en vigueur
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Finance Government HealthcareLife Sciences
Distribution Industrial
Basel II DOD 5015.2 HIPAA UCC net Tread Act
Patriot Act UK-Pro FDA 21 CFR 11 RFID SecurityStandards
Anti-Money Gov. PaperworkElimination Act
FDA Drug Barcoderegulation
Bar-codemodification
Motor Vehicle Block
Exemption Act
Laundering GCI (GlobalCommerce Init)
Gramm-Leach-Bliley Act
Chip and Pin
SEC 17-a-4
Sarbanes-Oxley
International Accounting standards
Data Protection Act
Freedom of Information Act
ISO 17799 Information Security Standards
California State Bill – SB 1386
Several Privacy regulations
Pénalités en cas de non conformitéPénalités en cas de non conformité
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Selon les réglementations en vigueur, tout contrevenant (personne ou compagnie) s’expose à :
o une responsabilité pénale civile (en cas de négligence) ou criminelle (en cas de fraude) avec de fortes amendeso une perte de réputation et de crédibilité
o une perte de confiance des principaux intéressés (clients, fournisseurs, citoyens)
Data Protection Act 2004Data Protection Act 2004
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Toutes les compagnies incorporées à Maurice et manipulant des données informatiques tierces sont soumises aux règles du DPA.
o Les compagnies s’engagent à n’exploiter à titre commercial aucunes données personnelles ou professionnelles sous quelle que forme que ce soit
o Aucune information ne stipule, à l’heure actuelle, les obligations de conservation dans le temps des données à caractère légal traitées par les compagnies
Bénéfices de l’archivage légalBénéfices de l’archivage légal
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o Les données susceptibles d’être auditées peuvent en revanche constituer des preuves à charge à l’encontre des compagnies privées (email litigieux).
La mise en place d’une politique d’archivage légal consiste principalement à se prémunir des fortes amendes susceptibles d’être appliquées aux compagnies ne respectant pas les réglementations locales et internationales (en vertu de l’application de l’extraterritorialité).
o Cet outil peut s’avérer utile pour tous les organes visant à lutter contre la corruption (ICAC)
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
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Choix du support d’archivageChoix du support d’archivage
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Chaque support d’archivage, numérique ou non, possède des avantages et des inconvénients. Il convient de se poser les questions suivantes.
o À quel usage est destiné le support ?
o Quelle est la nature de la donnée : économique, patrimoniale ou légale ?
o Quelle est sa durée de vie, dans quelles conditions ?
Autres facteurs importantsAutres facteurs importants
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o valeur probante du support (d’un point de vue légal)
o risques humains et environnementaux liés à sa destruction ou un endommagement physique support (inondation, incendie, manipulation, virus, malveillance…)
o Quelle est le coût lié au support :
o achat
o conservation et manipulation dans des conditions idéales, dans le temps conformément aux spécifications du constructeur
o maintenance logicielle & matérielle éventuelle
Perte de données : causes principalesPerte de données : causes principales
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Source: Dr. David M Smith, Pepperdine University, 2003
Durée de vie par support*Durée de vie par support*
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* Sous réserve d’être manipulé et conservé dans des conditions optimales
50 ans 200 ans
30 ans
10 ans 100 ans 500 ans
5 ans 15 ans
papiermicrofilmbande magnétique
disque dur
disque optique
75 ans
Durée de vie & compatibilité ascendanteDurée de vie & compatibilité ascendante
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10 ans
LTO Gen 5 (WORM+AES-GCM 256)
2010
LTO Gen 3
2004
LTO Gen 2
2002
LTO Gen 1
2000 2020 2030
30 ans
Compatibilité ascendante (2 générations)
Technologie de bandes
magnétiques
durée de vie du support
LTO Gen 4
2006
(WORM)
Archivage sur disqueArchivage sur disque
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Les deux supports prédominants utilisés pour l’archivage restent le disque et la bande magnétique.
o Avantages : grande capacité d’extension, redondance pour une plus grande sécurité, grande rapidité d’accès, possibilité de répliquer les données, déduplication
o Inconvénients : coût, consommation énergétique élevée, non transportable (externalisation), faible durée de vie comparée à la bande magnétique (MTBF*), assujetti aux virus
* Mean Time Between Failure
Archivage sur bande magnétiqueArchivage sur bande magnétique
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Les deux supports prédominants utilisés pour l’archivage restent le disque et la bande magnétique.
o Avantages : fiabilité, faible consommation énergétique, encryptage, probité du support (fonctionnalité WORM*), transportable sous condition, non affecté par les virus, meilleures performances de restauration pour les fichiers volumineuxo Inconvénients : lenteur d’accès comparé au disque, fragilité, sensible aux conditions climatiques, capacité fixe
* Write Once Read Many
Archive as a Service (AaaS - Archive as a Service (AaaS - CloudCloud))
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Les restrictions budgétaires mettent de plus en plus de pression sur les services IT. Certaines compagnies, parfois d’envergure internationale, ont déjà pris la peine d’externaliser leur service IT ou une partie de celui-ci, associée à un centre de coût, jugé trop onéreux.
Certains prestataires du marché proposent désormais d’archiver vos données sur le Cloud.
Définition du Définition du CloudCloud
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Cloud : « modèle pratique, à la demande, pour établir un accès par le réseau à un réservoir partagé de ressources informatiques configurables (réseau, serveur, stockage, applications et services), pouvant être rapidement mobilisées et mises à disposition, en minimisant les efforts de gestion ou les contacts avec le fournisseur de service. »
(Définition du National Institute of Standards and Technology)
Les bonnes questions à se poserLes bonnes questions à se poser
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En externalisant une partie de vos données archivées et en déléguant leur gestion, vous confiez probablement au prestataire ce qu’il y a de plus important et de plus coûteux en cas de désastre : la donnée ou « votre patrimoine numérique ». Les questions suivantes ne sont pas exhaustives, mais il est vital de se les poser.
o Quelle est la nature des données stockées ?
o Quelle est la localisation géographique des données ?o S’agit-il de données personnelles non chiffrées ?
o Qui aura accès aux données ?o L’accès aux données est-il audité ?o Quelle est la garantie de service fournie (SLA) ?o Dans quel format les données sont-elles restituées ?
Le Le CloudCloud publicpublic… pour qui et pour quoi ?… pour qui et pour quoi ?
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o citoyen : la donnée archivée sur le Cloud possède ici la « valeur du cœur »
Le Cloud public implique une mutualisation des données chez le fournisseur de service et les réponses découlant des questions précédentes, d’une manière générale :
o secteur public : l’emploi d’un Cloud public est extrêmement périlleux. Les données publiques étant stockées sur des équipements privés appartenant au fournisseur de service.
o secteur privé : l’éligibilité des données doit se faire en toute connaissance de cause (exclusion des données sensibles).
Et le Et le CloudCloud privéprivé…?…?
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Autre alternative, le Cloud privé :
o interne : le client conserve la maîtrise de son infrastructure et des services et applications associés , car il en reste propriétaire, tout en profitant de la souplesse d’un approvisionnement de ressources automatisé.
o externe : les ressources physiques (infrastructure) ne sont pas mutualisées avec celles des autres clients, les services et applications associés restent à la charge du fournisseur.
Logiciel d’archivageLogiciel d’archivage
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L’archivage est un processus complexe quelle que soit sa forme (économique, patrimoniale ou légale) impliquant de se doter d’un logiciel performant et répondant à ces défis :
o format d’archivage indépendant du logiciel
o injection automatique des métadonnées pour (archivage audio-vidéo)o gestion centralisée des droits d’accès aux archiveso organisation logique des archiveso moteur de recherche full text (e-discovery)o destination d’archives multiples
o création de stub (HSM)
o support multiplateforme, multi support
o Introductiono Concepts de baseo Cycle de vie de la donnéeo Les différentes formes d’archivageo Les solutions disponibleso Conclusion
Présentation Atempo Live Backup ™
AgendaAgenda
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Anecdote (1/2)Anecdote (1/2)
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Le 27 juillet 2001, l’agence Reuters rapporta le fait suivant concernant le cas du neurobiologiste de l’Université de Californie du Sud, Joseph Miller…
Celui-ci avait demandé à la NASA de pouvoir consulter certaines données anciennes que les sondes Viking avaient envoyées de Mars au milieu des années 1970. L’Agence spatiale américaine sortit des bandes magnétiques pour ordinateur vieilles de 25 ans qui étaient dans un format illisible.
Anecdote (2/2)Anecdote (2/2)
Les défis de l’archivage numérique 87© CABSIS Consulting Ltd - 2012
« La NASA avait oublié depuis longtemps ce logiciel ou, selon les mots de M. Miller, « les programmeurs qui le connaissaient étaient morts ».
Joseph Miller cherchait dans ces données des preuves de vie microbienne sur Mars, traces qui avaient été classées à l’origine comme signes d’« activité chimique sans intérêt ». Il dut finalement se contenter des documents imprimés que l’équipe de la NASA de l’époque avait sauvés et qui ne contenaient qu’un tiers des données numériques d’origine.
Les défis de l’archivage numérique 88© CABSIS Consulting Ltd - 2012
« Préserver les données sur le long terme n’est pas une mince affaire… »
Pour conclurePour conclure
Les défis de l’archivage numérique 89© CABSIS Consulting Ltd - 2012
… il est indispensable que les techniques et politiques spécifiques d’archivage numérique soient élaborées, testées et éprouvées, …
Terminons sur une note d’humour Terminons sur une note d’humour
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… sous peine de voir disparaître un pan entier de notre patrimoine culturel que l’on croyait préservé grâce à la technologie… »
Plug and Pray!Plug and Pray!
Questions / réponses
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