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Pourquoi la maîtrise des licences est devenue une priorité pour les DSI ?

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Président de filière

Orateur

Sponsor

Administrateur itSMF

2Titre de la présentation

Pourquoi la maîtrise des licences est devenue une priorité pour les DSI ?

MEXON TECHNOLOGY

Nathalie GRANDVUILLEMIN

Yves ANTOINE

Benoit SAVIGNAC Bouygues Télécom

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Titre de la présentation 3

Mexon Technology

Fait partie du groupe Aexis

Bureaux en France, Belgique, Pays-Bas, et Luxembourg

Plus de 150 employés

Solutions de gestion de service IT et de parc

Partenaire exclusif de:

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Titre de la présentation 4

Licence?

Une licence, dans le droit français, est soit en droit administratif une Autorisation, soit en droit commercial, un contrat de licence.

Une licence de logiciel est un contrat par lequel le titulaire des droits d'auteur sur un programme informatique définit avec son cocontractant (exploitant ou utilisateur) les conditions dans lesquelles ce programme peut être utilisé, diffusé ou modifié.

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Titre de la présentation 5

Licence?

Un contrat se définit comme une convention formelle ou informelle, passée entre deux parties ou davantage, ayant pour objet l'établissement d'obligations à la charge ou au bénéfice de chacune de ces parties.

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Titre de la présentation 6

Gestion des licences?

Gestion des logiciels installés, utilisésQuels logiciels sont physiquement installésQuelles licences sont consomméesQuelles licences sont disponibles et achetées

En fonction des critères (métriques) éditeur (installation par poste de travail, accès simultané, type de CPU, …)

La CMDB d’un outil ITSM peut être une bonne source d’information pour cela

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Titre de la présentation 7

Gestion des licences?

Mais pas seulement…

Gestion des licences acquises:Qu’ais-je acheté?

Qu’ais-je le droit d’utiliser?

A priori pas dans la CMDB

mais provenant du service

achat ou compta

(la CMDB ne suffit pas)

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Titre de la présentation 8

Gestion des licences?

Gestion des logiciels installés, utilisés

Gestion des licences acquises

Confronter ces 2 aspects pour analyser la conformité (l’inventaire seul ne suffit pas):

Conformité des licences

= Logiciels installées // licences acquises

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Titre de la présentation

Exemple de vérification de la conformité : le train

Je vais prendre le train…

contrat de transport

Ais-je un billet valide, suis-je dans le bon train, suis-je en conformité avec la loi?

Il est mieux de connaitre la réponse avant de monter dans le train…

La vérification de la conformité est intuitive (dans ce domaine familier)

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Titre de la présentation

Exemple de vérification de la conformité : le train

Comment?

Je dois consulter mon billet

Je dois rechercher les horaires du jour

Je dois identifier le train dans lequel je suis (logiciel installé, qu’est ce que je consomme?)

Vérifier si mon billet est valide pour le trajet dans ce train (licence valide, qu’est-ce que j’ai acheté?)

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Exemple de vérification de la conformité : le train

Avec quels outils?

Internet

Tableaux d’affichage

Contrôleurs

Autres passagers

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Titre de la présentation

Où trouver l’info?

Logiciels installés (consommation):Outils de découverte

CMDB / ITSM

Licences acquises (droit à consommer):

Logiciel comptable

Commandes, factures

Fournisseurs, éditeurs

… Identifier les sources d’information sur les licences (consommées /

acquises)

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Titre de la présentation

Exemple d’une bonne source d’info : la CMDB

Inventaire automatisé du parc matériel et logiciel

Assurer une cohérence entre la réalité et la CMDB (« true source »)

Intégration à ITSM (selon le modèle Gartner)

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Gestion des Licences : connectée à l’IT (mais pas seulement)

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• Achat de licence• Transfert de licence• Cession de licence

• Arrivée• Déplacement• Départ

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Titre de la présentation

Comment utiliser l’info?

Définir les processus pour compiler ces informations (automatiques ou manuels) afin de les analyser et de les confronter

Conformité des licences

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Titre de la présentation

Solution

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Titre de la présentation

Le modèle « A »

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Gestion des Licences Bénéfices

Réduisez vos coûts en connaissant exactement l’état des lieux de vos licences.

Eliminez les risques de non-conformité et de sanction

Evitez d’être sous-exposés en terme de licences

Evitez d’acquérir trop de licences

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Gestion des Licences Bénéfices

Assurez la conformité de vos licences et atténuez le risque de sanctions fournisseur et de conséquences juridiques et pénales pour infraction de conformité.

Réduisez vos coûts administratifs en éliminant des milliers d'heures-homme de suivi des erreurs d'inventaire.

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Gestion des Licences Bénéfices

Suivez et analysez les dépenses en logiciels par projet, lieu, ou tout autre critère.

Etablissez la transparence sur les prix des logiciels grâce à l'analyse comparative interne et externe, et évaluez l'impact financier des choix de logiciels à l'aide d'un assistant prix intelligent et d'autres outils d'aide à la décision.

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Gestion des Licences

Allez au-delà du simple inventaire, pour une gestion des droits de licence effectif : focus sur la nature globale des contrats, les licences et les droits, et non pas un simple inventaire physique

Tableau de bord "License Cockpit“ : contrôle accru des déploiements de logiciels, affectations, upgrades, downgrades, correctifs, transferts, acquisitions, vérifications de licence, poolings, retraits, etc.

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Caractéristiques

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Titre de la présentation

Gestion des Licences

Catalogue logiciel de 125.000 titres de plus de 450 éditeurs dans le monde, pour une identification automatisée des logiciels installés, des contrats associés et du type de licence.

Gestion de contrat temps réel pour un « inventaire des contrats » incluant contrats-cadres, additifs, propriétaires, périodes de validité, expirations, options de maintenance et de mise à niveau, objectifs du contrat, paiements, etc.

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Caractéristiques

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Titre de la présentation

Exemple de déploiement international : BMW

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EMEA:•German NL, M-GmbHCar-IT; Forschung&Technik, Eisenach•Italy (minus Rome)•Austria (Plant, NFSC)•UK•Region R2(BG,CZ, PL,RO,SL,SK, minus HU)•South Africa

Americas:•USA (minus TS)•Canada

APAC:• Malaysia• China (minus BBA)

57 entités légales dans 37 projets.

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BMW AG :

Environs 7 000 produits logiciels commerciaux de 600 fournisseurs.

Achat centralisé pour les produits logiciels dans BMW AG et contrats groupes (environs 80% du budget).

Inexistence de processus standardisés + lignes directrices pour SAM dans les activités quotidiennes avant le projet.

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Structure IT à deux niveaux au sein du groupe BMW avec une grande autonomie des entités locales.

Début de mise en place du projet avant la fin 2007.

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Titre de la présentation 26

Evaluation des outilset intégration

2008 2009

Début conception

09.10.09(Fin de vie)

10.20.09(Début)

05.18.10(Exploitation)

2010Project Stage

2

Analyseoutils du marché

update 4 u

SmartTrack

Project Stage 3

2011

12.06.10(Solution hautement sécurisée)

02.01.11(Utilisation internationnale)

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Titre de la présentation

• Pré-embarquement

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Titre de la présentation

Lignes directrices

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Les produits logiciels doivent être sélectionnés et acquis en collaboration avec les fonctions IT concernées.Chaque employé assume sa responsabilité pour les logiciels installés sur son ordinateur.Chaque employé doit réduire l’utilisation de produits logiciels sous licences au minimum.Un produit logiciel sous licence doit être désinstallé s’il n’a pas été utilisé dans une période de 60 jours.

Les directeurs doivent s’assurer que leurs employés soient sensibilisés avec le respect de la conformité logicielle et les coûts.

Des responsables opérationnels doivent être désignés pour chaque produit logiciel.Les preuves de licence doivent être disponibles et documentées de manière appropriée lors de l'acquisition des produits logiciels.Doivent permettre la vérification de l'installation et l'utilisation de produits logiciels (date de la dernière utilisation) à tout moment.Les responsables opérationnels pour un produit logiciel vérifient la conformité avec les exigences d’octroi de licence, et respectent les processus et rôles SAM.

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