Soirée de lancementSoirée de lancement

5 mars 20095 mars 2009

Organisation de la soirée

18h00 – 18h20 : Présentation de l’Etat de l’Art

18h20 – 19h15 : Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

19h15-19h40 : Business Model et Road Map

19h40-20h00 : Case Story : l’Agence Régionale de Picardie

Présentation de l’Etat de l’Art

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Présentation de l’Etat de l’Art

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED1. Les principes et enjeux de la GED2. L’écosystème de la GED Open Source et Propriétaire3. Le futur de la GED

2. Présentation fonctionnelle et technique de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale de Picardie

Les principes de la GED 1/2

Mettre en place une organisation structurée du travail : Créer, stocker les documents Contrôler les accès et la restitution Mettre en place des circuits de travail collaboratif

Un traitement de l’information non-structurée Fichiers électroniques Documents scannés

Les principes de la GED 2/2

La GED s’inscrit dans différents usages : Portail d’entreprise Outil métier La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise

Les principes clés : Le profil documentaire :Méta-données & organisation du référentiel Rôles et droits Recherche et Gestion des formats Cycle de vie documentaire La collaboration

Quel retour sur un investissement ?

Présentation de l’Etat de l’Art

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED1. Les principes de la GED2. L’écosystème de la GED Open Source et Propriétaire3. Le futur de la GED

2. Présentation fonctionnelle et technique de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale de Picardie

L’écosystème de la GED 1/3

Chiffres clés : Un marché mondial de plus de 12 milliards de dollars en 2008 (service

et intégration compris) Service et Intégration représentent environ 60% du marché Répartition du marché des licences (Source Gartner):

28% IBM 22% OpenText 13% EMC 37% Autres dont Open Source

L’écosystème de la GED 2/3

Les éditeurs propriétaires Les acteurs Open Source

Alfresco, Nuxeo Knowledge Tree Maarch, Freedom

Les modes de commercialisation Open Source évoluent : Offre mixte : Souscription + Service Une gamme de licences enrichie : des versions « enterprise » aux versions

« community »

L’écosystème de la GED 3/3

Les modèles de développement Un éditeur est à l’origine de la solution La communauté développe le produit

Les plus de l’Open Source Flexibilité de l’investissement Personnalisation Maîtrise du budget Pérennité du choix Migrations libres

Les écueils de l’Open Source La difficulté du choix La maturité des solutions

Présentation de l’Etat de l’Art

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED1. Les principes de la GED2. L’écosystème de la GED Open Source et Propriétaire3. Le futur de la GED

2. Présentation fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale de Picardie

Le futur de la GED

Convergence document structuré / non structuré ? L’équivalence fonctionnelle des offres Open Source aux offres

propriétaires

Présentation fonctionnelle de Quotero

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero1. Architecture2. Fonctionnalités3. Interopérabilité et extensibilité

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Architecture 1/3

Architecture générale

WANLAN

Serveur Quotero

Référentiel de donnéesIndex

Bus de Web Services

Serveur d’application

API DotNet

WEB ClientUtilisateur Externe

API Java

Quotero adopte une architecture SOA

Architecture 2/3

Architecture Serveur

Serveur d’application de type Tomcat, JBoss, GlassFish

Hibernate pour l’abstraction de la couche d’accès au données

Lucene pour le moteur d’indexation et de recherche

Axis2 pour la couche de web services

Architecture 3/3

Environnement client

L’environnement client consomme le bus de web services

Une famille de composants Windows (framework dotNet) permettant une intégration accrue avec Windows

Un Web Client java utilisant la technologie ExtJS

Présentation fonctionnelle de Quotero

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero1. Architecture2. Fonctionnalités3. Interopérabilité et extensibilité

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Fonctionnalités 1/4

Trois profils fonctionnels

Administrateur système

Administrateur métier

Utilisateur

Fonctionnalités 2/4

Administrateur système

Définit les sources d’identification

Administre les utilisateurs et groupes

Attribut les rôles

Définit les règles

Adresse les événements du référentiel

Fonctionnalités 3/4

Administrateur métier

Définit les types de document

Gère les nourrisseurs de méta données

Administre les chaînes de validation

Fonctionnalités 4/4

Utilisateur

Consulte et enrichit le référentiel

Utilise les outils de recherche

Utilise les outils collaboratifs Suivi de version Meta données Discussion Chaînes de validation

Présentation fonctionnelle de Quotero

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero1. Architecture2. Fonctionnalités3. Interopérabilité et extensibilité

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Interopérabilité et extensibilité 1/3

Quotero Development Suite – Programmation côté client

3 API entièrement documentées pour consommer le bus de web services Java DotNet PHP

Développement d’extensions pour des applications tierces parties

Utilisation de Quotero comme référentiel documentaire unique

Utilisation de Quotero comme service d’identification / authentification

Interopérabilité et extensibilité 2/3

Quotero Framework – Programmation côté serveur

Agrégation des sources d’identifications par l’utilisation d’interfaces standards (LDAP, Active Directory, Custom SQL, CAS)

Connexion à des sources de données externes hétérogènes (Meta Feed)

Interopérabilité et extensibilité 3/3

Quotero Event Model – Programmation évènementielle

Gestionnaire d’événements avancé : plus de 20 événements adressables

Définition de règles : Auto-pilotage du référentiel Extension des outils collaboratifs Extension des règles de sécurité

Business Model et Road Map

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map1. Business Model

2. RoadMap 2009

4. Case Story : l’Agence Régionale de Picardie

Business Model

Process de développement ouvert Documentation, API disponibles Licence Open Source GNU / GPL Offres payantes pour :

les plugin MSOffice Le client Quotero Explorer

Offres de support et de formation Programmes de partenariats technologiques et intégrateurs

Business Model et Road Map

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map1. Business Model2. Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie

Road Map

2009 API JSR 283 Bus de web services CMIS (Content Management Interoperability

Standard) compliant RM : Record Management Outils de supervision Implémentation des protocoles FTP, CIFS, WebDAV Moteur d’indexation avancée des emails Gestion de vues

Road Map

2010 Clustering de référentiels Serveur de cache Clients riches Quotero pour Linux Moteur de prévisualisation

Case Story : l’ARH de Picardie

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie1. Existant

2. Problématique rencontrée

3. Démarche mise en place

4. Accompagnement à la conduite du changement

Case Story : l’ARH de Picardie

L’existant

L’ARH est une agence régionale du Ministère de la Santé. Ses missions: Définir et mettre en œuvre la politique régionale de l’offre de soins hospitaliers Analyser et coordonnées l’activité des établissements de santé publics et privés Assurer la campagne budgétaire et le suivi de son exécution

Une organisation au centre de la politique de santé avec une importante activité de suivi et de production documentaire (~50 000 documents par an)

Un système de fichiers traditionnel pour stocker et gérer l’ensemble des documents de l’Agence

Case Story : l’ARH de Picardie

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie1. Existant

2. Problématique rencontrée

3. Démarche mise en place

4. Accompagnement à la conduite du changement

Case Story : l’ARH de Picardie

Problématique rencontrée

Les carences d’un simple système de fichiers handicape l’activité : Nombreux doublons Les outils collaboratifs se limitent à l’utilisation de la messagerie Temps de recherche trop importants Diffusion externe impossible

Le nouveau système de GED devra reprendre l’ensemble des documents présents dans le système de fichiers

2 types d’utilisateurs pour la future GED : Utilisateurs distants, client web Utilisateurs interne, client riche, intégration bureautique

Case Story : l’ARH de Picardie

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie1. Existant

2. Problématique rencontrée

3. Démarche mise en place

4. Accompagnement à la conduite du changement

Démarche mise en place

Expression du besoin Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence Identifier les différents profils d’utilisateur Identifier les chaînes de publication Analyser les besoins d’outils collaboratifs

Auditer, analyser l’existant Identifier des doublons avant la reprise Extraire les politiques de sécurité existantes Développer un pilote spécifique de reprise des données depuis le système de fichiers

Définir la structure du nouveau référentiel L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de

document et les méta données qui s’y rattachent La reprise de l’existant doit permettre de définir une première version du plan de classement

Case Story : l’ARH de Picardie

Case Story : l’ARH de Picardie

1. Présentation de l’Etat de l’Art de la GED

2. Présentation technique et fonctionnelle de Quotero

3. Business Model et Road Map

4. Case Story : l’Agence Régionale d’Hospitalisation de Picardie1. Existant

2. Problématique rencontrée

3. Démarche mise en place

4. Accompagnement à la conduite du changement

Case Story : L’ARH de Picardie

Accompagnement à la conduite du changement

Convaincre l’utilisateur Associer les utilisateurs aux concepts de la GED Apporter des éléments d’adhésion (ROI, diminution des temps de recherche, etc) Orienter la formation par pôle fonctionnel : administrateur système, métier, utilisateur

Sensibilisation aux enjeux de sécurité La GED introduit une gestion de droit plus fine et plus contraignante Accompagner l’administrateur métier dans la définition des règles de sécurité

Développer les réflexes collaboratifs Utilisation des chaînes de validation plutôt que de l’envoi d’email pour approbation Gestion des versions pour suivre le cycle de vie de chaque document Forums autour des documents …